S’inspirer des entreprises sans bureau pour adapter le fonctionnement de son équipe contrainte de rester chez elle

Aujourd’hui, nous avons franchi le cap des 3 milliards de personnes à être confinées pour ralentir la diffusion du COVID-19, l’occasion pour certains d’entre nous, de découvrir, le travail à distance. Nous voilà sortis de nos habitudes, loin des collègues et de la machine à café, confrontés à un mode de travail totalement différent. Essayons d’identifier quelques bonnes pratiques venant des entreprises qui fonctionnent en mode distribué depuis leur création.

Prenons Buffer, Hubstaff ou Exo Plateform, ces entreprises “sans bureau” ont fait le choix de constituer des équipes uniquement à distance partout dans le monde et limitent les rencontres physiques lors d’évènements exceptionnels de team building. Quels sont leurs secrets pour travailler efficacement sans se rencontrer?

Bonne pratique #1: Faire simple et s’entraider

Est-ce que ces sociétés forment leurs collaborateurs aux outils de travail à distance ? Non.

Ils choisissent des outils simples et répondant parfaitement à leurs besoins

• Ils mettent en place des communautés d’entraide
• Ils s’appuient sur les supports d’aide des éditeurs.

Bonne pratique #2 : Fixer des conventions d’usage

Avec 0365 ou Gsuite, il est notamment possible de travailler à plusieurs sur un document comme si chacun était cote à cote. Avant de vous lancer, veillez à vous mettre d’accord à l’oral et/ou à l’écrit sur la façon de vous organiser pour travailler au même moment sur un même document. Par exemple : répartition des pages, code de couleur, ajout de commentaires par les contributeurs…

Bonne pratique n°3: Créer un Flux Kanban

Vous aurez besoin de visualiser l’action collective de l’équipe afin de maintenir un travail en flux tendu et rendre chacun autonome. Chacun doit avoir des objectifs et des missions à plus ou moins long terme avec des points de vérification réguliers sur l’avancée des travaux. Appuyez-vous sur une feuille de route sous forme de kanban comme proposé par Trello ou Planner par exemple.

Bonne pratique n°4 : Renforcer la communication dans la transparence

Adoptez le principe du “Working out loud“ (dire ce que l’on fait). Pour fluidifier le travail à distance, l’ensemble des membres de l‘équipe doit prendre le réflexe d’informer sur ses activités en cours dans un climat de confiance.

Bonne pratique n°5 : Organiser un Daily

Pour imprimer un rythme de travail efficace, instaurez un rituel avec une réunion à distance tous les jours pour faire état des actions en cours et des difficultés rencontrées.

Bonne pratique n°6: Se rendre disponible sur un Chat d’équipe

La messagerie instantanée doit permettre de recréer les conversations physiques informelles pour permettre à vos équipes de réagir de façon spontanée à n’importe quel moment de la journée. Chacun doit être réactif sur cet espace contrairement au mail qui ne doit pas être considéré comme un moyen de communication synchrone.

Bonne pratique n°7 : Laisser libre court aux échanges informels

Pour maintenir un esprit d’équipe positif, prenez des moments pour discuter comme lorsque vous vous croisez à la machine à café dans vos bureaux. Certaines entreprises programment régulièrement de réunions à distance aléatoires entre les membres de l’équipe pour simplement papoter et préserver les liens sociaux.

Notre dernier conseil : Essayez de percevoir ces changements comme une belle opportunité pour faire le point sur vos processus et structurer les méthodes de travail de l’équipe !

Vous voulez plus d’infos sur les outils collaboratifs du marché et les bonnes pratiques à mettre en place ? Découvrez notre dernière étude ici