S’appuyer sur la messagerie d’équipe pour devenir Agile au quotidien

Si l’idée d’être agile séduit, la démarche associée est floue pour beaucoup. L’agilité s’applique à tout type d’activité, c’est une autre manière de piloter les activités, faire face aux challenges Métiers, traiter les problématiques rencontrées et bien sûr gérer les projets. Elle ne s’applique pas à tous les contextes mais apporte un levier indispensable aux entreprises en transformation. Les messageries d’équipes (comme Slack ou Teams) offrent l’opportunité d’intégrer l’agilité dans ses routines quotidiennes.

L’agilité au quotidien se distingue sur différents aspects organisationnels et méthodologiques :

• La démarche pour atteindre l’objectif ne va pas être prédéfinie. Les étapes orchestrées sont remplacées par des itérations. À chaque itération, les enseignements des actions réalisées permettent d’ajuster le contenu de l’itération suivante.
• Les points d’équipes ne visent pas à suivre l’avancement, gérer les retards ou les dérives par rapport au plan initial, mais à évaluer l’impact du résultat obtenu avec l’itération, et à préparer la suivante. C’est aussi l’occasion de questionner la manière de travailler ensemble pour améliorer la collaboration.
• Le « Faire » prend le dessus sur le « Définir ». Les échanges continus entre les acteurs permettent de faire progresser l’objectif commun sans recourir à un niveau de formalisation qui tend vers la contractualisation et le contrôle.
• L’organisation divisée entre ceux qui font la « demande » et ceux qui « réalisent » est remplacée par une équipe pluridisciplinaire engagée sur un objectif commun. La connaissance du champ des possibles par ceux qui explorent de nouvelles pistes éclairent les orientations à donner à la solution pour atteindre l’objectif. Les solutions proviennent de la combinaison de savoir-faire existants et de l’exploration des situations méconnues.

Approche conventionnelle versus Agile

Cette distinction avec les approches conventionnelles orchestrées se traduit directement dans la manière d’interagir dans un espace de travail :

• Les temps d’échanges sont continus, spontanés et se déroulent dans un climat de confiance. Tout le monde est dans le même bateau. Le message instantané au sein de l’équipe remplace les mails. La co-edition et la conversation au sein du document remplacent la transmission de fichiers et la gestion documentaire.
• Le CR et le planning sont remplacés par un flux de kanban (par exemple en répartissant les tâches selon le principe « A faire, En cours, Terminé »)

La messagerie d’équipe est taillée pour les approches Agiles ; elle facilite son apprentissage par la mise en pratique. À contrario, l’utiliser avec l’orthodoxie de la gestion en cycle V dont nous sommes imprégnés, conduit à reproduire les limitations rencontrées avec les espaces de partage classiques et l’email.

Mieux travailler avec le digital implique de questionner ses pratiques de travail et d’explorer de nouvelles approches. Un sujet largement développé dans notre état de l’art de la transformation interne, 240 pages, partagé gratuitement : www.lecko.fr.