Nous avons récemment rencontré Jalios, pour la présentation de la nouvelle version de leur outil. L’occasion pour nous de faire un focus sur 4 nouveautés du produit qui ont particulièrement attiré notre attention.
La gestion des notifications et des alertes.
Jalios ne se contente pas de donner la possibilité à ses utilisateurs de choisir s’ils veulent être informés par mail ou par notifications sur le site d’une modification sur leurs espaces de travail. En effet JCMS va plus loin en permettant à l’utilisateur de configurer ses notifications beaucoup plus finement que dans d’autres solutions. Celui-ci peut choisir d’être notifié sur des modifications ayant lieu sur un espace, sur un thème, sur un type de contenu et quel type d’action doit entrainer la notification, par exemple une création ou modification mineure sur l’objet ou bien une modification majeure seulement.
Dans la même lignée que les notifications une nouveauté intéressante est mise en place : les alertes. Ces alertes peuvent concerner des sujets différents sélectionnables par l’utilisateur selon son profil, il peut également se créer des règles de diffusion d’alertes personnalisées. Un bon moyen de veiller certains sujets dans son organisation, de manière maitrisée et intelligente.
Trois types d’alertes existent : l’alerte à caractère informatif, celle qui appelle à l’action et enfin celle qui signale une situation d’urgence au destinataire, sur un tâche dépassée par exemple.
Pour chaque typologie d’alertes l’utilisateur choisit le moyen par lequel il veut être prévenu parmi le mail, le site, la messagerie instantanée (XMPP) et le smartphone (via le service Pushover).
L’utilisateur peut également choisir plusieurs types canaux pour chaque type d’alerte.
Avec cette gestion des alertes et des notifications Jalios permet à l’utilisateur de gérer assez finement les informations qu’il ne veut pas manquer, cela se rapprocherait presque dans l’esprit d’une gestion de flux rss ou de suivi de tags favoris avec le choix des catégories dans sa configuration des notifications par exemple. Les alertes peuvent également être envoyées entre utilisateurs si un collègue veut recommander un contenu ou affecter une tâche à un collègue sur un document, l’émetteur de l’alerte pourra alors qualifier celle-ci (information/action/alerte) et le destinataire la recevra via le canal qu’il aura déterminé préalablement dans sa gestion des alertes. Cela permet au destinataire d’être informé de la manière la plus adaptée à ses habitudes de consultations et de percevoir très rapidement ce qui est attendu de lui grâce à la typologie de l’alerte.
Module Google Docs
Ce module, pratique et preuve d’une intelligente intégration à la suite Google, permet d’éditer des documents présents dans Google Docs à partir de JCMS avec l’éditeur Google.
L’utilisateur peut également créer dans JCMS un Google Doc en se basant sur des modèles de documents qui seraient présents dans son espace JCMS. Pour ce qui est des droits d’édition sur le document ils restent définis par l’auteur avec la possibilité de lui demander des droits de modification.
Avec ce module les utilisateurs disposent également d’un portlet Google Docs qui leur permet pour chacun de leur espace d’avoir la liste de tous les documents Google Docs associés. Proposant déjà une intégration poussée avec Microsoft Office, Jalios fournit ici une liaison aussi fine avec Google docs et évite à l’utilisateur de jongler entre ses onglets.
Module Crocodoc
Il est maintenant possible d’annoter directement des PDF en plus des formats classiques bureautiques (MS Office, MS PowerPoint) dans l’interface JCMS grâce au module Crocodoc. Le créateur du document déclenche le module Crocodoc et choisi les collègues auprès desquels il souhaite recueillir les annotations, ce qui entraîne de leurs côtés la réception d’une alerte d’action. Il peut suivre de manière pratique les annotations et voir quels sont les relecteurs qui ont terminé et ceux qu’il faut relancer. Un PDF finalisé à part du document annoté contenant toutes les annotations historiées peut être généré, une fonction qui peut être utile pour rapidement voir les retours qui ont été faits par relecteurs.
Après une présentation succincte de ces deux nouveaux modules plutôt orientés gestion documentaire notre dernier focus sera fait sur une fonctionnalité présente dans la précédente version mais amélioré dans JCMS 8, nous voulons parler d’une fonctionnalité touchant plus à la gestion de projet…. La gestion des tâches.
Bonne surprise, la gestion des tâches dans JCMS s’est améliorée puisque désormais les tâches peuvent être déléguées à des collègues. Le responsable de la tâche peut donc avoir une vision claire des actions qui lui ont été affectées avec des dates d’échéances, des niveaux de priorité et des alertes.
Des sous-tâches peuvent être créées et rattachées directement lors de leur création à des tâches principales. Enfin, le responsable de la tâche n’est pas habilité à la supprimer, ce qui permet à celui qui l’a affectée de suivre sa réalisation et d’être par contre averti lorsque la tâche est terminée et donc fermée par le responsable.
Bien d’autres nouveautés ont été ajoutés à JCMS 8 tant du côté interaction sociale que du côté recherche et statistiques.
Pour conclure Jalios poursuit son chemin en travaillant sur des points cruciaux dans les outils de portail collaboratif « généralistes », à savoir l’accès à l’information, le travail autour des documents et l’intégration avec Google qui se répand de plus en plus en entreprise. De belles avancées qui permettent à Jalios de conserver une avance technologique forte sur ses concurrents, pour les curieux nous vous invitons à lire la présentation complète de Jalios, cliquez !
Arnaud Rayrole
Grégoire Lerouge
Kamran Banan