Bureautique en ligne : simple évolution ou véritable révolution ?

La démocratisation de la bureautique 100% en ligne constitue après la migration des fichiers dans les Drive, la 2ème vague de virtualisation de notre environnement de travail. A premier abord il ne s’agit que d’une évolution technologique de nos logiciels Word, Excel, PowerPoint, etc. Pourtant elle signe la fin du fichier et introduit un changement radical dans la manière dont nous gérons les contenus que nous (co)produisons. De manière moins tapageuse que d’autres nouveautés du marché, elle soutient la révolution des pratiques de travail collaboratives. Cela n’en reste pas moins un casse tête pour les entreprises.

Beaucoup restent au milieu du gué

Lorsque la Direction des Systèmes d’Information choisit de migrer vers Office 365 ou Google Gsuite (les deux principales solutions du marché dont Lecko présentera un état détaillé le 11 octobre https://www.eventbrite.fr/e/billets-environnements-de-travail-numeriques-tendances-nouveautes-enseignements-49995034494?aff=ebdssbdestsearch ), elle recherche une diminution des coûts et une amélioration de son offre de services à destination de ses clients internes.

Ce bénéfice escompté devient effectif à partir du moment où les collaborateurs repensent leur façon de travailler, faute de quoi les licences bureautiques traditionnelles restent nécessaires, la saturation mentale dûe à l’overdose d’informations à traiter continue de pénaliser la productivité et l’entreprise modernise ses outils sans se transformer.

La bureautique en ligne est souvent comprise comme une évolution technique. Cela s’explique en partie par la manière dont elle a été introduite sur le marché : Elle a souvent été d’abord proposée gratuitement en complément des outils traditionnels, pour travailler à distance. Cela lui a donné une image de solution allégée aux fonctionnalités limitées. La bureautique en ligne émergent depuis 10 ans dans notre paysage, sans qu’on y fasse plus aujourd’hui attention. Pourtant elle offre un potentiel de transformation important.

Une évolution technique qui masque une nouvelle conception du document

D’abord papier, puis fichier, il devient un contenu. Les outils bureautiques ont pris le relais des machines à écrire. Au départ la finalité de l’édition informatique était d’imprimer le document créé. Aujourd’hui le fichier Word, support numérique, a détrôné le support papier. Si le fichier peut se dupliquer à l’infini, le contenu est accessible à tous instantanément.

Jusqu’à présent nous pouvions définir un document par son support (papier ou fichier). Cela matérialisait bien notre possession. Notre rapport avec nos documents de travail change significativement.

(…) une autre façon de travailler soi-même : de la prise de note rapide à l’élaboration du document

La première action consiste à écrire l’esprit libre. On ne se préoccupe plus de donner un nom à son fichier, de l’enregistrer quelque part. Conceptuellement on commence par noter quelque chose pour ensuite construire un document. La notion de mise en page en vue de l’impression a disparue. Les fonctionnalités de mise en forme sont réduites à l’essentiel et l’affichage de la feuille de papier avec ses marges a disparu pour laisser place à une page sans fin. L’édition en ligne traduit un changement de finalité : le document édité n’a plus vocation ni à prendre corps au format papier ou fichier, ni à être conservé par chacun.

(…) une autre façon de travailler avec les autres : vers la production continue à plusieurs mains

Plutôt que de discuter par mail avec un document attaché, la discussion a lieu dans le document, sur l’expression ou le paragraphe concerné. Chacun peut prendre la main sur l’édition. Chaque modification est enregistrée dans un historique.

La gestion de l’information partagée est elle aussi en rupture avec l’approche traditionnelle. Si un livre est conservé dans un rayon d’étagère, un fichier dans un répertoire, l’information peut être associée à un dossier virtuel propre à chacun. Chaque participant peut organiser son information comme il l’entend (ou presque).

L’édition en ligne de contenu offre d’autres opportunités d’usages, comme par exemple :

• Editer ou co-éditer en séance un relevé de décisions
• Créer des mini référentiels d’informations que chacun pourra facilement modifier
• Dématérialiser des tableaux, formulaires papiers pour une édition sur smartphone, tablette

La modernisation de l’outil sans changement d’usage associé crée de la frustration.

Adopter ces nouvelles pratiques au quotidien relève d’un cheminement individuel et collectif. Se déshabituer de PowerPoint, Word et Excel nécessite d’être motivé par l’idée de « travailler autrement » avec la bureautique.

Certaines entreprises minimisent l’impact et assimile cela à un changement de version. C’est non seulement une erreur d’appréciation mais aggravé par la motivation économique sous jacente, cela revient à dire aux collaborateurs qu’on leur donne un outil de travail au rabais. Alors qu’il offre au contraire de nouvelles possibilités à ceux qui feront l’effort de s’essayer à travailler différemment.

Dans la pratique, les usages intermédiaires sont déceptifs :

• Editer son document en ligne pour l’exporter en word et le transmettre par mail ne fait pas gagner de temps, au contraire.
• Editer en ligne pour en faire une copie et le partager aux autres (souvent par peur qu’ils modifient son travail), ne facilite pas la coproduction.
• Editer en ligne et envoyer un lien par mail à chacun avec un commentaire complique les échanges alors que la discussion pourrait avoir lieu dans son contexte.
• Utiliser les clients de messagerie installés sur les postes n’amène pas l’utilisateur dans sa Digital Workplace en ligne.

Mieux vaut assumer la transformation dès le départ et stimuler le changement

L’entreprise doit accompagner ce changement culturel, sans se tromper d’approche. Il faut faire confiance au savoir-faire des éditeurs pour produire des solutions ergonomiques et autoguidées. Il faut également faire confiance à la capacité des collaborateurs à s’approprier les outils et aider ceux qui veulent aller plus loin ou la minorité qui est en difficulté. Impulser un changement de pratiques dans un contexte conservateur est complexe. L’entreprise doit surtout faire confiance à ceux qui veulent faire bouger les lignes et entraîner leurs collègues vers un « travailler autrement » ; il faut les soutenir et les aider à réussir. Ils sont méritants.