Votre Teams n’est pas assez utilisé, vous avez du mal à donner du sens aux nouvelles pratiques collaboratives que vous avez à disposition et à embarquer votre équipe. Ces difficultés ne tiennent souvent qu’à une série de petites erreurs qui rendent vos efforts infructueux.
Alors comment organiser au mieux votre Teams pour embarquer votre équipe ?
1) Créez des canaux par projet
Oubliez les canaux par micro-sujet ou par tâche. Une organisation avec une granularité trop fine risque de nuire à l’adoption de votre équipe.
Chaque canal a sa propre organisation (messages, fichiers, notes, plans, etc.), ne les multipliez pas inutilement. Il ne faut pas que votre équipe ait à jongler d’un répertoire à l’autre pour trouver un ensemble de fichiers et de messages utile à une tâche.
Ajouter un canal dans une équipe Teams
Nous vous conseillons de créer des canaux par projet. Les contenus (documents et messages) utiles à tous les projets, à toute l’équipe, doivent être partagés dans le canal général. Et les contenus spécifiques à chaque projet, doivent être partagés dans les canaux respectifs. Ainsi les “cloisons” que vous créez entre les canaux deviennent des repères structurant pour les groupes de collaborateurs qui travaillent sur les différents projets. Et pour autant, vous minimisez le besoin de jongler d’un canal à l’autre.
2) Intégrez un Planner général pour piloter les tâches
Ajouter un onglet Planner dans un canal Teams
Dans le canal général, intégrez un Planner pour le pilotage de toute votre équipe. À moins de travailler avec des collaborateurs avertis et experts des outils de pilotage de tâches type post-it ou kanban, inutile de créer d’autres Planner, ils ne seront pas utilisés.
Votre Planner général doit servir à piloter l’ensemble des projets avec des macro tâches ou actions. L’objectif est d’impliquer vos collaborateurs dans la gestion globale, leur donner de la visibilité sur l’avancement, les sensibiliser sur les objectifs communs de votre équipe, et leur permettre de participer activement à la gestion.
3) Supprimez les onglets inutiles
Supprimer un onglet
L’onglet Wiki ne sert à rien ? Supprimez le ! Plus l’organisation de votre Teams sera simple, plus l’adoption de votre équipe sera forte. Allez à l’essentiel, dissociez le prioritaire et le structurant du gadget. La valeur générée dans votre Teams réside avant tout dans la richesse des échanges et des partages de tous les acteurs. La qualité d’expérience de votre équipe doit être la première priorité.
Pour aller plus loin, porter le changement est un challenge passionnant. Retrouvez les clés de réussites adoptées par les Enchanteurs, ceux qui vous embarquent dans une aventure qui a du sens. Et aidez vos collègues à embarquer dans Office 365 avec Pick’n’Start.
Arnaud Rayrole
Grégoire Lerouge
Kamran Banan