5 pratiques contre-productives avec G Suite ou Office 365

Moderniser les outils sans faire évoluer les pratiques crée des désillusions dans bon nombre d’entreprises. Il suffit de regarder autour de soi pour constater que les vieilles habitudes ont la peau dure. Cumulés ces gestes du passé dégradent notre efficacité collective.

1. Renommer un document pour le versionner

Considérer les Drives comme des espaces de stockage accessibles de partout est juste, mais ils sont également accessible de tous. Plus besoin de déplacer les documents. Il suffit de donner les droits a ses interlocuteurs pour leur permettre de consulter et d’éditer sans avoir à le recopier sur son poste de travail. Le document conserve son nom, il est unique, mais chaque modification est consignée dans l’historique.

2. Envoyer un mail pour signaler avoir partagé un document

La guerre de l’attention et la surinformation expliquent qu’on se sent devoir envoyer un mail juste pour signaler ce qu’on a fait dans un espace commun. Pourtant les Drives, Teams, G+, Yammer permettent à chacun de voir les dernières activités. Chacun est également en mesure de paramétrer ses règles de notifications. Alors pourquoi aggraver la saturation de la boîte de réception de ses collègues.

3. Créer un espace de partage en l’imposant à ses collègues

L’enfer est pavé de bonnes intentions. Conforté par le sentiment de légitimité donné a ceux qui utilisent les nouveaux outils, certains invitent dans Teams, Yammer, Hangout Chat pour partager un document sans se préoccuper de la manière dont c’est reçu. Bizarre de commencer une collaboration par une action unilatérale autoritaire sur les autres. Quel mode de collaboration attendent les parties prenantes ? Se comporter aujourd’hui comme s’il existait des conventions établies dans la manière de travailler ensemble est une erreur. Il est d’autant plus important de parler avec les autres du « comment » on travaille ensemble et de ne pas imposer un modèle aux autres.

4. Utiliser Skype ou Hangout à la place de l’email devenu saturé

Nos boîtes mails sont saturées et regorgent de messages de provenances, de natures et d’importances diverses. De plus en plus, les collaborateurs lâchent prise à juste titre et ne traitent pas tous leurs mails. Malheureusement ce flot de sollicitations se déporte dans la messagerie instantanée. Cela concerne certes des cercles plus fermés mais le caractère quasi-synchrone rend le canal très intrusif. Ce mode devrait être réservé aux demandes brèves.

5. Se croire multi-tâches et pourvu du don d’ubiquité en réunion

Nous sommes trop en réunion et n’avons plus le temps de travailler à tête reposée. A défaut de pouvoir traiter le mal à la racine, nous poursuivons nos travaux en réunion et écoutons d’une oreille. Plus difficile mais plus efficace, il faut augmenter l’efficacité des réunions en les préparant mieux : l’information est partagée préalablement et seuls les points importants sont discutés.

Et l’erreur suprême est d’espérer que la formation à la bonne utilisation des outils va résoudre cela. L’outil ne suffit pas à stimuler le changement. Et la grande majorité des collaborateurs apprend leur fonctionnement par elle-même. En revanche, savoir impulser le changement n’est pas à la portée de tous. Changer commence par se prendre en mains soi-même.

Le principal vecteur pour modeler les comportements est le leadership de ceux qui veulent introduire ces nouvelles pratiques dans leur contexte. Partant de ce constat, il faut :

1. Acculturer pour donner du sens au changement, créer la nécessité de travailler autrement et légitimer les porteurs d’initiatives concrètes.
2. Accompagner ces porteurs d’initiatives qui seront en mesure d’être des leaders de nouvelles pratiques. Il faut les aider à convaincre autour d’eux, à fédérer un premier cercle d’acteurs, obtenir des petites réussites rapidement.
3. Piloter pour regarder avec objectivité qu’utiliser ne signifie pas nécessairement « bien utiliser ». Mesurer de manière factuelle les réussites de vos porteurs d’initiatives pour prouver la progression des usages et continuer à convaincre.