Le blog des consultants Lecko

Une boussole du Management Visuel

Chaque semaine, Lecko revient sur son Etat de l’art de la transformation interne des organisations, publié en janvier 2021. Un coup de projecteur est donné sur un sujet phare de l’étude. Pour télécharger la version complète de l’étude, visionner le replay, s’inscrire aux ateliers thématiques avec un expert de Lecko… Une seule adresse :  referentiel.lecko.fr

Le management visuel vient du lean manufacturing, où il répondait à un besoin de rendre visible une situation, un état, pour aligner l’ensemble des acteurs d’un processus sur les actions à engager et les mobiliser dans la réussite de l’objectif. Avec le temps il est sorti des usines pour exister dans tous les domaines, notamment ceux de la connaissance.

Qu’est ce que le management visuel ?

Comme souvent avec le Lean, l’enjeu est de maximiser le bénéfice pour une équipe, ici nous parlerons d’efficacité, tout en minimisant l’effort nécessaire, il s’agit de rendre l’information utile, simple et accessible à tous, en s’appuyant sur le langage visuel.

Si dans une usine, le management visuel se traduit par des éléments visuels donnant par exemple l’état d’un stock, dans les domaines de la connaissance nous pouvons citer également un tableau de bord avec des indicateurs de suivi, un flux de kanban voire même un support d’atelier de brainstorming comme le business model canvas. 

Avec le recul, le terme en lui-même peut prêter à confusion. Nous y voyons tout autant un outil de collaboration efficace qu’un outil de management. Ces outils permettent aisément au sein d’une équipe de gagner en créativité, de garantir l’inclusion, de développer l’agilité, en un mot de maintenir l’engagement.

Les outils de Management Visuel

Deux critères principaux permettent d’analyser et de comprendre les bénéfices apportés par les différents outils présents sur le marché :

Le niveau de structuration 

La capacité des outils à visualiser et représenter une information ou un processus est un élément fondamental dans le choix d’un outil. Le niveau de structuration pour modéliser un processus ou des informations en fonction du besoin et de la méthode va donc différencier les outils de management visuel. Cela va d’une variété de templates ou de vues proposés par l’outil, jusqu’à la possibilité d’automatiser des workflows, cette richesse fonctionnelle mesure son niveau d’adaptabilité à un besoin donné.

Le niveau de collaboration

Dans un premier temps, la représentation d’une information ou d’un processus est utile pour communiquer et informer sur son avancement. Elle donne un rendu concret et compréhensible pour faciliter la prise de décision et la gestion. Certains outils vont au delà, et permettent à l’équipe de coconstruire et d’organiser leur travail voire de collaborer en mode asynchrone. Des usages de collaboration prennent alors place dans l’outil, notamment dans sa capacité à échanger sur le contenu produit via des commentaires ou des sondages, ou dans l’intégration offerte avec les outils de travail des utilisateurs.


Ces deux axes laissent apparaître quatre catégories d’outils qui proposent en fait chacune une orientation spécifique pour le management visuel

L’orientation Data visualisation 

Les outils orientés data visualisation proposent une communication visuelle et pertinente des informations utiles (data brute ou travaillée) pour donner de la visibilité sur des indicateurs aidant à comprendre le fonctionnement ou la situation d’un processus, d’un projet, d’une organisation, etc. L’information y est donc structurée pour être lisible et compréhensible rapidement.

L’orientation Processus 

Les outils orientés Processus facilitent la coordination des parties prenantes d’un projet autour des différentes tâches/étapes.  Ils permettent aux équipes de s’organiser librement, de modéliser leur flux d’activité, de rendre visible les règles de fonctionnement, priorisation de tâches, le découpage de projets en micro-projets avec des mécanismes de synchro, la gestion de statuts d’avancement, etc.

L’orientation Board

Les tableaux blancs numériques remplacent les murs du bureau et se mettent au service des équipes distribuées. Les possibilités offertes par un tableau numérique vont même au delà en enrichissant la collaboration d’équipe en présentiel ou à distance : animation via des outils dédiés (sondages, votes, templates…), ajout de contenus pertinents (documents, médias…), archivage et l’enregistrement des contenus (collaboration libre).

L’orientation Animation de réunion 

Les outils pensés pour les réunions ou les ateliers permettent à l’animateur d’enrichir le contenu partagé et de le rendre plus interactif. Moins portés sur la collaboration que les outils orientés Board, la notion d’animateur / participants y est essentielle, l’un étant en charge du partage de l’information, les autres étant souvent invités à réagir à des moments bien identifiés. Les usages concernés peuvent être variés : des formations à distance, des ateliers de brainstorming à distance, des réunions de prise de décision, etc.


Choisir le bon outil de Management Visuel

A chaque équipe et à chaque usage peut correspondre un outil particulier. Voici les éléments de réflexion à avoir avec votre équipe avant choisir la solution de Management Visuel à mettre en place dans votre cas.

1 – L’usage cible prioritaire

Pour choisir le bon outil, le premier élément différenciant à étudier est le type d’usage à couvrir par l’outil. Le traitement des datas, la gestion de projet, la collaboration autour de documents, l’expression d’idées ou l’animation de réunions sont autant d’usages couverts par des outils souvent spécifiques.

Il existe aussi des suites généralistes, notamment iObeya, agrégeant tous les usages, elles se positionnent toutefois plutôt comme plateforme d’entreprise que comme outil collaboratif pour une équipe.

2 – Les niveaux de structuration et de collaboration souhaités

La question du niveau d’implication de l’équipe et des parties prenantes doit être posée afin d’apporter un outil pertinent, permettant d’enrichir une information descendante ou d’outiller des interactions entre utilisateurs.

Par exemple, concernant l’animation d’un événement, un outil de formation ou d’animation d’événements (Wisembly, Beekast, etc.) ne proposera pas le même niveau de collaboration et de droits que les tableaux blancs collaboratifs (Miro, Mural, Klaxoon) qui permettent d’impliquer tous les participants.

De la même façon, la liberté laissée aux utilisateurs dans la création et la gestion de leur espace sur un outil de management visuel peut être discriminante dans le choix des outils. Un tableau blanc numérique, comme Yellow ou Miro, permettra par exemple de dessiner et modéliser son processus, aussi spécifique soit il. Des outils plus structurés comme Kantree ou Jira demanderont plus d’efforts pour modéliser un processus atypique, mais gagneront en efficacité de traitement de l’information produite, par exemple grâce à des workflows automatisés.

3 – La fréquence de consultation

La fréquence de consultation des informations est également un critère important dans le choix du meilleur outil pour les besoins des équipes, certaines y collaboreront tous les jours d’autres s’en serviront ponctuellement. Il s’agit là d’une différence semblable à celle entre un support de présentation PowerPoint, à l’utilisation unique, et un tableau de bord de suivi d’indicateurs qui évoluent dans le temps.


Pour aller plus loin

Pour télécharger gratuitement notre étude complète, visionner le replay, consulter des fiches outils complètes… Une seule adresse : referentiel.lecko.fr

Grégoire Lerouge

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