Sharepoint, une solution puissante, valorisable par des entreprises matures

Comme je l’avais évoqué dans un article précédent sur SharePoint, ce qui représente à la fois le point positif de la plateforme et son point négatif, c’est sa capacité à pouvoir proposer une large palette de fonctionnalités et d’options de paramétrage. Un manager souhaitant lancer sa communauté peut donner libre court à son imagination en piochant parmi toutes les possibilités qui s’offrent à lui. Il peut jusqu’à un certain point approcher du sur-mesure, ce qui au final peut revenir parfois à faire n’importe quoi.

Ecueil n°1 – Construire des barricades

Dans certains des accompagnements que je mène, je regrette parfois que SharePoint permette autant de possibilités, surtout en termes de gestion des habilitations. Vous n’imaginez pas le nombre d’idées farfelues que peuvent avoir certains utilisateurs dès qu’il s’agit de toucher à ce domaine.

Ainsi j’ai déjà pu avoir des situations où une première communauté privée et restreinte pouvait elle-même contenir des sous-communautés elles aussi restreintes par rapport à la première communauté. Un jeu de poupées russes pouvant atteindre dans certains cas 3 ou 4 niveaux, et cela y compris avec un nombre de membres assez faible et pouvant parfois faire partie de la même équipe.

Cette architecture est souvent justifiée par des craintes parfois discutables, surtout lorsqu’on sait que la plupart du temps les informations stockées ne sont pas critiques :

• “N’importe quel membre pourra modifier un document sur lequel il n’est pas censé travailler !”
• “Cette information ne leur est pas destinée, pourquoi devraient-ils la voir ?”
• “Je ne veux pas que la communauté soit utilisée de façon détournée !”

Les managers oublient trop vite que les collaborateurs vont rarement s’amuser à ouvrir un document qui ne les concernent pas, et encore moins à le modifier. Ils ont déjà un travail qui les occupe. Et même si la situation devait se présenter, SharePoint propose des garde-fous (notamment grâce à la gestion des versions).

On retrouve également cette obsession de la gestion des habilitations pour les espaces de discussion. Certains managers voudront par exemple que les forums soient réservés à une population très restreinte (toujours la peur du dérapage !) ou bien que les membres demandent l’autorisation avant de poster. Dans ce genre de configuration la participation sur le forum est souvent nulle.

Avec SharePoint, les utilisateurs vont même réussir à créer un cloisonnement encore plus rigide que celui défini par l’organisation de l’entreprise. Ainsi, SharePoint un outil qui a davantage vocation à décentraliser les échanges va au contraire contribuer à créer davantage de frontières entre les équipes et voire entre certains membres d’une même équipe.

Ecueil n°2 – Construire une usine à gaz

La palette très large de fonctionnalités proposées par SharePoint amène les managers à devenir très exigeant vis-à-vis de l’outil et à imaginer des développements de leur communauté auxquels ils n’auraient pas pensé auparavant.

Des communautés initialement destinées à du partage de documents vont pouvoir se complexifier en combinant des fonctionnalités de type liste (sorte de fichier Excel partagé) avec des fonctionnalités destinées au partage de documents ou à la conversation.

Pour donner un exemple : on peut avoir un document dont les propriétés vont pouvoir s’alimenter de listes elles-mêmes alimentées d’autres listes.

En terme d’adoption, cela revient tout simplement à doubler la marche à franchir pour les collaborateurs. Au final le résultat ne sera jamais aussi bon que celui obtenu par une application développée sur mesure.

Les possibilités offertes par SharePoint vont également amener certains managers à tenter de transformer leur communauté en intranet. Une telle orientation crée davantage d’incompréhension, aussi bien pour les managers qui se voient limités dans les possibilités d’édition de leurs pages, que pour les utilisateurs qui ne savent plus où il se trouvent et ce que l’on attend d’eux.

Un “sur-mesure” attractif mais synonyme d’explosion des charges

Une complexification des communautés aussi bien sur le plan des habilitations que sur le plan des fonctionnalités se traduit immédiatement par une explosion des charges de gestion.

Le manager va perdre du temps dès qu’il souhaitera faire évoluer sa communauté. Il devra repenser l’architecture des habilitations, tordre le coup aux fonctionnalités par défaut pour cadrer avec son besoin et imaginer des solutions pour égayer sa communauté au cas où il voudrait qu’elle devienne un intranet.

L’utilisateur va perdre du temps pour s’approprier la communauté, ce temps sera d’autant plus long si les fonctionnalités par défaut sont détournées.

Initier un travail de réflexion en amont

Pour éviter aux managers de tomber dans les écueils mentionnés précédemment, il est nécessaire d’initier au préalable un travail de réflexion sur le positionnement de SharePoint au sein du SI.

Ce premier travail doit permettre de dégager une liste de recommandations à adresser aux managers lorsqu’un besoin en terme de partage émerge. Ces recommandations devraient les aider à choisir le bon outil.

Un deuxième travail peut être initié pour définir des modèles de communautés. Plusieurs modèles pourront être imaginés en fonction des différentes typologies d’utilisation de SharePoint rencontrées au sein de l’entreprise.

Ces modèles doivent être conçus pour faciliter l’adoption des usages, mais aussi pour proposer des pistes d’évolution de communauté sans que ces dernières ne visent à les complexifier et à surcharger le travail futur des managers.

Sensibiliser et informer les managers

Sur le plan opérationnel, un accompagnement peut également être mis en place pour les communautés importantes ou complexes.

Dans ce cas, le rôle de l’accompagnateur ne doit pas se limiter à aider le manager à paramétrer sa communauté de manière qu’elle cadre précisément au besoin (y compris si ce dernier est tordu). Il doit veiller à ce que les personnalisations demandées par le manager ne visent pas à menacer l’adoption des usages et ne se traduisent par une explosion des charges par la suite.

Conclusion

Si SharePoint 2010 peut ouvrir la voie à un Réseau Social d’Entreprise, il peut surtout la fermer avec ces possibilités de paramétrage. Non accompagnées, les communautés SharePoint donnent la possibilité aux utilisateurs de s’abandonner aux instincts primitifs de “contrôle” de l’information et par la même d’aller à contre-courant d’une approche collective plus mature en management de l’information.