Dans un article précédent, je présentais l’analyse sémantique de façon générale, en m’interrogeant sur les gains et les transformations une fois que la technologie serait arrivée à maturité.

La sémantique même si elle n’existe pas encore sous sa forme la plus aboutie, à savoir je pose une question et l’outil me fournit une réponse précise, permet déjà aujourd’hui  en entreprise de dégager des gains de productivité intéressants.

Une des solutions permettant d’illustrer ces gains, notamment au travers de l’enrichissement de contenu, est Luxid. Cette dernière, éditée par Temis, s’intègre sur des solutions comme Alfresco ou SharePoint.

Ajouter des métadonnées à ces documents. Une tâche qui demande du temps et une organisation.

Si l’on prend l’exemple de SharePoint, ce dernier facilite au maximum la saisie de métadonnées. Dans une bibliothèque de documents il est possible de prédéfinir différentes listes de métadonnées ou bien d’utiliser des magasins de mots clés.

Pour l’utilisateur les opérations sont assez simples à réaliser : j’ajoute un document puis je renseigne un formulaire au travers duquel je vais saisir et/ou sélectionner des métadonnées.

Un fonctionnement encore aujourd’hui innovant pour les personnes toujours habituées au système d’indexation par dossiers, mais qui peut être largement perfectible au vue des questions suivantes :

• Impartialité du jugement. les métadonnées que je renseigne ne seront pas forcément les mêmes que celles qui auraient été renseignées par mes collègues.
• Evolutivité. Que faire si mon référentiel de mots clés change ? Dois-je recommencer le tagging de tous les documents existants ?
• Si je taggue avec le mot automobile, que se passe-t-il si j’effectue ultérieurement une recherche à l’aide du mot voiture ? Est-ce que je dois renseigner systématiquement tous les synonymes possibles ?

Un fonctionnement qui demande aussi du temps :

• Pour tagguer un document je dois d’abord le lire
• Je dois définir un référentiel commun de mots clés
• Si ce référentiel est important, il me faudra d’autant plus de temps pour le parcourir lorsque je vais tagguer mon document.

Si l’on prend l’exemple d’un import massif de plusieurs centaines de documents, je vous laisse imaginer la charge de travail que cela peut représenter.

Automatisation et souplesse grâce à Luxid

La solution éditée par Temis dans le cadre d’une intégration avec SharePoint ou bien à Alfresco permet de répondre en partie à ces contraintes.

1. Tagging automatique des documents :

Lorsque vous importez un document, Luxid balaye le contenu en s’appuyant sur une taxonomie d’entreprise ou des ontologies.  L’article est taggué selon une ou plusieurs catégories (par exemple : les organisations citées, les technologies, etc.). 

2. Paramétrage de workflows :

La solution permet entre autres l’envoi d’alertes personnalisées en fonction des métadonnées qui sont ajoutées aux documents.

3. Règles de gestions :

L’outil permet la mise en place de règles de gestion. La taxonomie à appliquer au document est décidée en fonction du dossier dans lequel on a chargé le document. Par exemple si j’ajoute un document dans le dossier « construction automobile », ce dernier sera automatiquement taggué avec le vocabulaire relatif au domaine automobile.

4. Evolution des métadonnées :

Si la taxonomie d’entreprise évolue, il suffit simplement de relancer le programme de tagging automatique sur l’ensemble des documents.

5. Correction des métadonnées :

La solution permet de la souplesse. Il est toujours possible de contrôler et de corriger les métadonnées renseignées par l’outil. Les informations saisies par l’utilisateur sont sauvegardées. Si demain on relance le programme de tagging automatique sur l’ensemble des documents, on peut toujours récupérer les métadonnées préalablement saisies à la main.

6. Intégration avec le moteur de recherche :

Luxid améliore également les possibilités du moteur de recherche natif. Une navigation par facette qui s’appuie sur les métadonnées permet entre autres à l’utilisateur de retrouver plus rapidement le bon document dans l’interface de recherche.

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Des interrogations en termes de mise en œuvre

Si le gain en termes de productivité semble immédiat pour l’utilisateur. Qu’en est-il si l’on considère les aspects techniques ? Quelle charge faut-il allouer à la définition d’une taxonomie d’entreprise ? Quelles ressources doivent être dédiées à sa maintenance ? (sans oublier que pour cela il faut à la fois des connaissances techniques et des connaissances métiers).

Nul doute que ce type de projet représente un certain coût, pour moi la rentabilité est essentiellement conditionnée par deux éléments : le nombre de documents que l’on projette d’indexer et la taille de la ou des taxonomies que l’on souhaite mettre en place. Plus ces éléments seront importants et plus l’introduction de la sémantique sera justifiée.

Et vous, avez-vous déjà mis en place ce type de solution ? Quel bilan en tirez-vous ?