Mon fichier, je te le partage par Outlook, Teams, Yammer ou OneDrive ?

Vous voilà confronté à un problème de taille. Vous vous apprêtiez à partager à votre collègue un fichier par mail lorsque vous vous êtes souvenu qu’il existait d’autres moyens dans Office 365. Vous avez en tête le réseau social Yammer et ses communautés, les espaces d’équipes Teams ou encore votre espace documentaire OneDrive. Dans un soucis de respect de la boite mail de votre collègue, (que vous savez déjà bien remplie pour l’avoir entendu s’en plaindre maintes et maintes fois), vous lui posez la question :

“Mon fichier, je te le partage comment, Outlook, Teams, Yammer ou OneDrive ?”

Pourquoi un outil serait-il plus approprié qu’un autre pour partager un document ?

Force est de constater, qu’en 2018, les outils numériques sont conçus pour répondre à des contextes d’utilisation de plus en plus variés et précis. Le marché se spécialise, en témoigne la diversité applicative présente, notamment dans Office 365. Chaque besoin de productivité peut être couvert par un outil de prédilection qui surpassera les autres.

3 questions à se poser pour bien choisir

Question 1 : Quelle est l’intention du partage ?

Quelle intention collaborative se cache derrière ce partage documentaire ? Informer ? Co-construire ? Obtenir des retours ? Valider ? Inspirer ?

Pour co-construire, solliciter des retours, organiser : +1 Teams

Pour officialiser, valider : +1 Outlook

Pour aider, inspirer, rassembler : +1 Yammer

Pour montrer, informer : +1 OneDrive

Question 2 : Quelle est l’audience du partage ?

A qui partager ce document ? L’audience du partage est un élément de décision clé dans le choix de l’outil.

Un cercle de confiance : +1 Teams

Une audience large aux pourtours non définis : +1 Yammer

Un seul collègue à la fois : +1 OneDrive

Des acteurs tiers : +1 Outlook

Question 3 : Quelle est la temporalité du partage recherchée ?

Mon partage est-il ponctuel ? Ephémère ? Dans la recherche de continuité ? De viralité ?

Partage pour travailler en continu dans la durée : +1 Teams

Partage pour acter dans le temps : +1 Outlook

Partage pour obtenir de la viralité : +1 Yammer

Partage ponctuel, éphémère : +1 OneDrive

Vous pouvez également vous inspirer des situations suivantes

Votre fichier est un document de travail personnel que vous voulez juste montrer à votre collègue : +3 pour OneDrive !

Votre fichier est un document de travail destiné à votre équipe en plus de votre collègue : +3 pour Teams !

Votre fichier est un document de référence qui ne concerne pas uniquement votre collègue mais une audience aux pourtours non définis : +3 pour Yammer !

Votre fichier est un document officiel qui requiert une validation ponctuelle d’acteurs tiers : +3 pour Outlook !

Pour aller plus loin, retrouvez dans Pick’n’Start toutes les clefs pour converger vers le bon usage d’Office 365.