La folksonomie, au service des Intranet

Le manque d’accessibilité à l’information et la surcharge d’information sont devenus des problématiques clés des Intranet.
Qui n’a jamais entendu dire que l’information diffusée sur l’intranet n’est pas assez pertinente ou encore que l’intranet n’est pas assez intuitif et qu’on ne retrouve jamais l’information que l’on souhaite. Alors, comment organiser efficacement la masse d’information dans le but de retrouver facilement l’information ?

Une des méthodes…

Le balisage sociale, basée sur un système de « classification collaborative à l’aide de simple balise »  permettant de chercher, d’organiser, de stocker, de gérer du contenu en fonction des métadonnées. Ces derniers sont des mots-clés librement choisi par les internautes dans l’optique d’offrir une meilleure gestion de l’information.

On retrouve cette approche sur plusieurs sites publics (Flickr, Del.icio.us). D’après Daniela Barbosa ( consultante chez  Dow Jones Client Solutions) trois éléments sont à considérer dans cette approche :

• Affectation libre de métadonnées, ou « balises », à des pages et à des objets afin de les récupérer personnellement,
• Création de balises dans un environnement social, ouvert partagé parmi d’autres,
• Les balises sont réalisées par les créateurs et les consommateurs du contenu eux-mêmes.

En quoi le balisage social peut être bénéfique pour l’entreprise …

Lors d’un projet, les équipes partagent un certain nombre de contenus. Ces derniers sont soumis à la dure épreuve de la classification. Chaque personne affecte librement des mots-clés aux divers contenus dans le but de partager non seulement leurs impressions sur un sujet, mais  aussi la connaissance et leur expertise.

C’est le cas de Connectbeam ou encore IBM dogear (sorte de del.icio.us et LinkedIn) combinés pour l’entreprise. Ils fournissent des outils d’analyse sur les flux d’information et de collaboration. Cet outil invite les utilisateurs à partager leurs liens et leurs bookmarks dans le but de faciliter les échanges, le partage et la collaboration.

Au vu des multiples mots-clés affectés aux contenus « un feedback en boucle se forme naturellement entre ceux qui créent les balises et ceux qui consomment les balises. Parallèlement à la balise en elle-même, l’acte de création de balise permet de fournir des informations sur le contenu auquel la balise a été appliquée et sur les utilisateurs qui l’ont balisé. Sur del.icio.us, par exemple, les utilisateurs peuvent voir combien de fois un contenu  a été balisé (ce qui, au demeurant, peut dénoter l’importance relative de cette référence au sein de la communauté) et qui l’a balisé (en y incluant éventuellement des commentaires sur la raison ayant motivé cette création de balise) ». Cette dimension sociale permet d’identifier aussi bien les centres d’intérêts des communautés ou des collaborateurs que les experts dans tel ou tel domaine.

Les folksonomies appliquées à l’environnement de l’entreprise, dans le cadre d’équipes spécifiques ou de projets spécifiques permettent une meilleure accessibilité à la formation, une meilleure pertinence des contenus car, les balises utilisées sont issues de personnes appartenant aux même directions, services et partagent le même vocabulaire et les mêmes besoins.

Toutefois, bien que cette méthode présente des avantages et soit un gain de temps pour la gestion de contenus, il est important de mesurer l’impact social et technique. Les nouveaux usages que génèrent les folksonomies amène à se poser des questions : Ne risque t-on pas une info-pollution ? « Une sorte de babel sémantique qui va aboutir à rendre les moteurs de recherches inopérants à cause de l’utilisation de nombreux mots-clés non pertinents ?

Avant de mettre en place cette méthode de classification via les outils (connectbeam, Dogear, Scuttle) il est nécessaire de bien identifier son besoin.  Après identification, choisissez l’outil qui répondra au mieux à vos attentes et qui pourra s’implémenter sans trop de difficultés dans le système de l’entreprise. Garder à l’esprit qu’ancrer un nouvel outil au sein de l’organisation, vous demandera de susciter l’intérêt des collaborateurs, de les accompagner, de les former afin qu’ils se sentent à l’aise avec l’outil.