La boite mail, horizon indépassable de la Digital Workplace ?

Dans cet article, nous discutons du statut de la Digital Workplace (DWP), vis à vis du mail qui semble souvent l’outil n°1 du collaborateur. Nous proposons une DWP qui soit une réelle alternative au mail, permettant au collaborateur de reprendre le contrôle sur son flux de travail !

Nous avons parfois tendance à changer les dénominations afin de donner une impression de nouveauté, pour finalement désigner des choses qui, elles, ne changent pas fondamentalement. “Intranet, portail intranet, portail collaboratif, environnement numérique de travail, digital workplace” : est-ce la même chose ?

Comme le soulignait à l’époque Dion Hinchcliffe dans cet article, on observe différentes approches vers la Digital Workplace. Chacune a sa logique mais chacune est partielle.

Chez Lecko, nous travaillons avec nos clients sur différents types de projets ou d’outils, chacun pouvant être vu comme une composante de la digital workplace :

• Intranets collaboratifs et Intranets de communication
• Messageries d’équipe (ex : Teams ou Slack comme pierre angulaire intégrants différents outils de travail)
• Suites collaboratives
• Développement rapide de services (approches low code), 
• urbanisation Intranet et services Intranets mobiles

Comment combiner et unifier ces approches afin d’en faire un réel projet de Digital Workplace ? Et surtout, quelle est la vraie DWP si l’on considère que beaucoup d’entre nous passons 95% du temps entre mails et réunions en visio ?

Tout d’abord qu’entend t’on réellement par Digital Workplace (DWP) ? Une définition & un schéma !

La Digital Workplace offre une vision unifiée de l’environnement numérique de travail d’aujourd’hui et de demain pour le collaborateur d’une organisation.

L’environnement numérique de travail est l’ensemble des informations, applications, outils, espaces de travail, projets, communautés nécessaires à mon travail quotidien. Il est personnalisé, adapté à mes missions, sécurisé, et facilement accessible où que je sois.

Ce schéma tente de mettre en scène non pas la DWP elle-même mais l’objectif poursuivi : la qualité et la continuité de l’expérience utilisateur.

Quid de l’omniprésence du mail ?

La DWP est donc l’endroit où l’on travaille.  Pour beaucoup, d’entre nous, l’outil de travail principal reste le mail, la DWP c’est donc outlook !

Le problème de cette situation tient aux limites du mail. Avec la généralisation du mail et l’effet rebond (cf étude Lecko 2020), ce qui était un avantage (un moyen universel de communiquer avec un boite mail unique) devient un inconvénient majeur : un flux unique, incontrôlable, qui ne s’arrête jamais et qui mélange tout, quelque soit le sujet, le projet, l’interlocuteur, le niveau d’importance et d’urgence. On a beau mettre des règles et de l’intelligence artificielle, la boite mail n’est pas faite pour être mon DWP !

Ce qui doit changer : reprendre la main sur mon flux de travail

En tant que “knowledge worker” il n’est pas souhaitable que mon flux de travail soit dicté par l’arbitraire de l’arrivée des mails. Je dois donc reprendre la main, redevenir maître de mon flux de travail. Mieux hiérarchiser l’information et juger des sollicitations.

Comment faire ? Une DWP qui devient le réel pivot de mon activité

A moi de décider sur quoi je vais travailler et quand.

La DWP doit donc me fournir une aide à la décision, une sorte de dashboard décisionnel de ma propre activité qui me permette de juger des urgences et de statuer sur l’allocation de mon temps. Le DWP me donne une vision 360 de mes projets, mon équipe, mes processus, mes documents, mes tâches, mes sollicitations. En privilégiant une organisation par thématique, par équipe, ou par projet, avec lorsque c’est approprié des flux de kanban adaptés, je me repérerai mieux dans mes travaux en cours et la manière dont ils s’insèrent dans un flux de collaboration collectif.

La fin du DWP unique pour toute l’organisation ?

En conséquence, le DWP est très spécifique à l’individu et au métier. Personnaliser les contenus n’est pas suffisant.

Entre un acheteur, un juriste, un employé dans un call center, dans un entrepôt, un monteur sur chaîne de production, un chargé de communication et un chef de projet informatique, le DWP peut être complètement différent ! 

Pourquoi donc ne pas concevoir des mini-projets de DWP pour chaque métier en lieu et place d’une approche monolithique pour toute l’organisation ?

Suite collab, messagerie d’équipe, orchestrateurs, approche low code : les ingrédients sont là, à nous d’inventer la recette !