IBM Smartcloud Docs un an après.

IBM lançait en décembre 2012 son offre d’édition et de collaboration en ligne de documents, en compétition directe avec Office et Google Docs.

IBM offre un service plutôt complet permettant de créer/modifier/partager des présentations, documents et feuilles de calculs en ligne sur le cloud public ou sur un cloud privé. Le partage avec les autres membres de son organisation se fait simplement en envoyant une invitation vers le document avec soit des droits de consultation soit des droits d’édition. Le propriétaire du document peut également inviter des membres externes à son entreprise à intervenir dessus, de la même manière que nous pouvons le faire dans Google Docs.

(Fenêtre de partage de documents)

Les fonctions collaboratives sont bien présentes, avec la possibilité de coéditer et de commenter en instantané le document en ligne pour partager ses remarques avec les membres, qui sont connectés sur le document au même moment.

Une des fonctionnalités intéressantes que nous relevons en particulier est la possibilité de commenter sur une partie du document, puis de mentionner via le @ dans la section commentaires un autre contributeur. Cela permet au contributeur interpellé d’être emmené directement à l’endroit du document où il doit intervenir en cliquant sur le commentaire. Chaque contributeur peut filtrer dans les commentaires ceux qui lui sont adressés, cela rend très pratique la coédition surtout lorsque l’on est plus de deux à se partager le document.

(Recherche de commentaires m’étant adressés)

Le versionning et l’organisation des fichiers sont également bien traités : lorsque la coédition d’un document créé en ligne est terminée, les contributeurs utilisent la fonction « publier » pour figer le document et rendre cette version téléchargeable au format Office ou PDF. Cela n’empêche pas le document d’être modifié par la suite s’il n’a pas été verrouillé, mais sous une autre version.

Pour ce qui est de l’organisation des fichiers l’utilisateur dispose de sa propre bibliothèque de fichier mais également d’un répertoire partagé avec toute l’entreprise. Lors de la création d’un document on peut donc choisir de le mettre à disposition de tous les membres de son organisation ou bien de le garder dans ses dossiers et de ne le partager qu’avec des personnes précises.

(Répertoires à disposition dans IBM Docs)

Le répertoire commun à tous les membres de l’entreprise a entre autre l’intérêt de pouvoir contenir des modèles de documents pour que tous puissent uniformiser leurs présentations ou gagner du temps lors de création de nouveaux fichiers. Cela pallie également au fait qu’il n’y ait pas une grande variété de thèmes proposés pour les diapositives.

Enfin de la même manière que le propose aussi Google Docs, l’utilisateur a la possibilité d’uploader des fichiers présents sur son bureau au format Office ou Open Office dans la bibliothèque IBM Smartcloud pour ensuite les éditer avec Smartcloud Docs et les partager avec ses collègues.

L’offre d’IBM se présente donc depuis un an comme un véritable compétiteur pour Office et la suite Google, cependant elle ne semble pas bénéficier de la même notoriété. En particulier auprès des écoles et par conséquent des étudiants qui sont les futurs utilisateurs en entreprises de ces outils bureautiques et qui ont été plus sensibilisé par les deux autres offres du marché plus présentes sur ce terrain.

La brique Smartcloud Docs utilisée seule offre des fonctionnalités de bons niveaux et rend l’offre globale Smartcloud particulièrement intéressante, car elle complète l’éventail de fonctionnalités proposées et permet à l’utilisateur de pratiquement réaliser toute ses tâches bureautiques, aussi bien personnelles  que celles qui requièrent de la collaboration, dans une même interface.

Pour en savoir plus et essayer IBM Smartcloud cliquez ici. Pour pouvoir essayer le module Docs vous devez vous enregistrez en choisissant l’anglais comme langue principale.

Note : IE8 n’est pas supporté par IBM Smartcloud docs tout comme il ne l’est pas par Google Docs.