Construire son RSE avec SharePoint 2013 – Les communautés

Construire son RSE avec SharePoint 2013 – les communautés

Ce billet est le deuxième d’une série en cours sur les nouveautés apportées par SharePoint 2013 dans le cadre de la construction d’un RSE. Cet article traite exclusivement des communautés et plus précisément des fonctionnalités sociales.

Première nouveauté : le fil de discussion

Enfin, un fil de discussion ! Il aura fallu attendre la version 2013, pour voir SharePoint apporter un peu de conversationnel à l’intérieur des communautés. Pas d’innovation en la matière par rapport à ce qui existe à droite et à gauche. L’utilisateur peut poster un message auquel d’autres utilisateurs pourront répondre ou donner une évaluation (au travers de la fonctionnalité « J’aime »).

On regrettera la simplicité de la fonctionnalité qui ne prévoit pas de cas d’utilisation plus avancés et pourtant assez courants (partage de sondages, d’enquêtes).

Le partage de documents n’est pas facilité (même si celui-ci est possible). L’utilisateur a simplement la possibilité de publier un lien vers un document et non d’enregistrer directement un document. La subtilité risque malheureusement de ne pas être évidente pour tout le monde. En ce qui concerne les liens vers les documents et les contenus, ceux-ci sont par ailleurs davantage mis en évidence dans les résultats du moteur de recherche.

Option intéressante : la possibilité de publier depuis son profil sur le fil de discussion d’une communauté.

Deuxième nouveauté : les fonctionnalités de site communautaire

SharePoint propose parmi ses modèles de site, un modèle nommé « Communauté ». Ce modèle embarque des fonctionnalités sociales qu’il est par ailleurs possible d’activer a posteriori pour n’importe quelle autre communauté (via les fonctionnalités de la collection de sites).

L’ensemble de ces fonctionnalités gravite autour d’un espace de discussion évolué (j’entends par rapport au forum SharePoint 2010, qui existe toujours sur le 2013). Cet espace de discussion permet une classification des discussions par catégories avec une interface nettement plus sympa que le forum version 2010.

L’utilisateur par l’intermédiaire de ces catégories a soit la possibilité de lancer une discussion, soit de poser une question et le cas échéant d’indiquer quelle est la meilleure réponse donnée à sa question.

Une liste de membres se génère automatiquement à partir des contributeurs. Cette liste donne des informations sur le niveau d’activités des membres. Ce qui est particulier avec cette liste, c’est que Microsoft introduit la notion de membre en tant que personne qui participe à la vie de la communauté (et non en tant que personne habilitée à la communauté). Cette liste est donc différente de celle de la liste des personnes habilitées sur la communauté. Une notion subtile et peu évidente à comprendre pour tous les utilisateurs qui s’attendent à trouver là, l’ensemble des personnes habilitées à minima dans le groupe de sécurité « Membres ».

La notion de badge est également introduite dans la nouvelle version, l’animateur de la communauté peut administrer une liste de badges et décider de les accorder à certain des membres de la communauté. Ces derniers verront le badge affiché à coté de chacune de leur contribution dans les espaces de discussions. Ces badges sont uniquement visibles sur la communauté, il n’est pas possible de les afficher en parallèle de contributions réalisées sur le fil de discussion ou sur un document.

Un système de niveaux d’expérience similaire à ceux existants dans les forums de discussion Internet est présent. Plus vous contribuez dans les espaces de discussion et plus votre statut évolue. Par exemple, avant d’atteindre ma dixième contribution je suis considéré comme « novice », entre ma onzième contribution et ma trentième je suis considéré comme « apprenti », etc. Ces niveaux sont entièrement paramétrables.

Globalement l’ensemble de ces fonctionnalités communautaires sont intéressantes et apportent quelque chose de nouveau par rapport à SharePoint 2010. Il est cependant dommage que ces fonctionnalités ne soient qu’au service des espaces de discussion et non de la totalité de la communauté.

Je m’explique :

·         Vous postez un document, vous avez contribué, mais vous n’apparaissez pas pour autant dans la liste des membres.

·         Vous contribuez sur le fil de discussion (évoqué) plus haut, mais votre badge n’apparaît pas à côté de votre contribution (celui-ci ne sera visible que sur les espaces de discussions)

·         Vous postez un document, vous avez contribué, mais votre contribution n’est pas comptabilisée, ne fait ni évoluer votre niveau d’expérience, ni votre barre de progression

Des limites, parfois gênantes, et qui peuvent compliquer la compréhension des utilisateurs.

La grosse déception : l’absence d’un fil d’actualités

SharePoint 2013 ne permet toujours pas d’afficher sur la page d’accueil d’une communauté un flux qui agrège à la fois les discussions et les contributions réalisées sur la communauté. Il n’est par ailleurs pas possible de donner de commentaires aux différentes contributions.

Des solutions bricolées (grâce à la Content search WebPart, voir article précédent) permettent tout de même d’avoir un aperçu des derniers documents ajoutés ou modifiés, en parallèle du fil de discussion. Le résultat reste très loin des solutions proposées par d’autres éditeurs.

Ce manque est complémentaire d’un autre, c’est-à-dire l’impossibilité de pouvoir s’abonner aux actualités de la communauté. Aucun changement depuis la version 2010. L’utilisateur doit s’abonner à chacune des listes ou bibliothèques de la communauté et ne bénéficie toujours pas d’une fonctionnalité clé en main lui permettant de recevoir un récapitulatif des mises à jour…

En conclusion

La partie communauté a légèrement évoluée depuis SharePoint 2010. Outre le fil de discussion on retiendra aussi l’introduction des fonctionnalités communautaires qui malheureusement étant uniquement centrées sur les espaces de discussions peuvent aussi complexifier la compréhension des utilisateurs.

On peut aussi noter quelques évolutions positives comme la possibilité d’ajouter un document par du glisser/déposer ou la simplification de l’accès à la gestion des habilitations. Du côté de la mise en avant du contenu, la content search web part apporte un véritable plus mais on  déplorera surtout l’absence d’un fil d’actualités avec la possibilité pour les membres de venir commenter et donner des « j’aime ».

Quant au positionnement des communautés au sein du RSE (du point de vue de la mise en valeur, et de la remontée dans les fil d’actualités), il y a beaucoup de choses à dire, mais ces points seront traités dans un prochain article.