Comment gagner en efficacité avec les messageries d’équipe comme Slack ou Teams ?

La messagerie d’équipe (Slack, Teams) doit faire plus qu’être notre nouvelle boîte mail pour apporter l’efficacité attendue par chacun. Son atout : contextualiser les conversations et soutenir les approches Agiles de pilotage. Il est alors possible de converser autour d’un document, d’une partie de celui-ci ou encore de lier un message à une tâche, une note ou un évènement.

La messagerie d’équipe permet de contextualiser les conversations

Utiliser ces messageries d’équipes (Slack, Teams ou d’autres) pour réduire les emails et gagner en efficacité révèlent parfois quelques déceptions :

• la multiplication des messages peut aggraver un sentiment de saturation
• l’espace ne joue parfois pas son rôle de lieu unique d’échange et accentue à l’inverse l’éparpillement de l’information.

Le miracle technologique n’existe pas, la promesse de gain d’efficacité nécessite d’évoluer dans ses pratiques collectives.

Commençons par clarifier la finalité et l’usage des messageries d’équipe : Elles visent à contextualiser nos conversations.

Le principe est simple et puissant. il s’agit par exemple d’éviter à avoir à expliquer dans un mail qu’on souhaite modifier le paragraphe au milieu de la page 7 du document joint, ou de situer son propos sur le rejet de la facture n* xxx de tel client, etc.

Toutes les applications que nous utilisons deviennent conversationnelles : elles permettent de converser directement autour des contenus qu’elles gèrent (des factures, des inscriptions, des leads commerciaux, des demandes d’interventions, etc). Le rôle de la messagerie d’équipe est de faire remonter ces conversations dans un canal et de permettre d’y répondre directement sans avoir besoin d’aller dans l’application Source. Les messageries d’équipes ont été créées par des équipes baignant dans une culture Agile et cela est venu marquer l’ADN de ces outils. L’équipe pluridisciplinaire s’attache à communiquer autant que nécessaire pour « faire » plutôt que pour « définir » ; c’est le passage d’une culture de l’écrit à une culture orale, privilégiant la confiance et l’engagement solidaire à la contractualisation des attentes et engagements des parties.

La messagerie d’équipe propose une conversation informelle et engagée : pas d’objet ou de distinction entre destinataire principal et en copie (ni copie cachée), la possibilité de partager son humeur comme si on travaillait face à face.

Pour tirer profit de votre messagerie d’équipe, essayez autant que possible de respecter ces 3 clefs :

• Créer des espaces d’échange en suivant des cercles de confiance : On doit pouvoir s’exprimer librement sans que sa parole soit reprise contre soi parce que le propos est mal dit, la pensée trop réductrice ou simplement parce qu’on dit une bêtise. Chacun doit respecter ce principe. Réunir des personnes dans une messagerie d’équipe ne suffit pas à générer la confiance et la bienveillance, l’évolution doit se produire dans l’ordre l’inverse.
• Intégrer les flux d’activité au sein des canaux pour converser autour. Il est recommandé de configurer dans vos espaces les flux kanban (grâce à Planner ou Trello) et converser autour des tâches. Pour cela, il faut utiliser les connecteurs ou les orchestrateurs disponibles comme nous le présentons dans cet exemple : https://www.youtube.com/watch?v=WP4i8uBHhS4. Ceci permettra à chacun de gagner en lisibilité sur l’activité de l’équipe, les actions attendues et les points de discussion du moment.
• Maîtriser sa surface d’interaction. Éviter la tentation d’être membre de toutes les équipes pour « suivre ». Dans la pratique, vous vous retrouvez noyé de notifications, vous ne pouvez pas tout suivre et vous n’êtes pas mieux informé. Choisissez d’être membres dans les équipes dont vous êtes une partie prenante active et mettez en place d’autres mécanismes de remontée d’information adaptés à votre rôle de décideur ou expert intervenant ponctuellement.

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