SharePoint : Online, On-Premise, On fait quoi ?

Au moment d’initier un projet de Réseau Social d’Entreprise, ou d’espaces collaboratifs, se pose la question de l’infrastructure d’hébergement, donc notamment du choix entre des solutions Online, dites « SaaS » (Software as a Service : hébergée chez un éditeur) et une infrastructure gérée en interne.
Microsoft, avec sa solution SharePoint, est un acteur incontournable du secteur et propose les deux formats.
Fin 2012, une faible minorité de décideurs se projetait sur une version Online (8% d’après une étude Forrester basée sur un sondage à l’été 2012). Depuis, la firme de Redmond a axé sa stratégie et sa communication sur Office 365, avec SharePoint Online et notamment l’exclusivité de l’intégration de Yammer dans cette dernière.

Entre l’un ou l’autre, on fait quoi? Voici quelques éléments pour orienter votre choix avec le match On-Premise vs Online.

Adaptation à l’écosystème : On-Premise 1 – 0 Online

Avec l’arrivée de SharePoint 2013, la solution Online devient véritablement une solution prête à l’emploi, ne nécessitant pas de développement lourd ou de complément. C’est finalement un changement important par rapport aux précédentes versions qui pouvaient être perçues comme une pierre brute aux côtés de ses concurrents en SaaS. Le périmètre fonctionnel est riche sur le collaboratif et le social (voir l’analyse DOTU en question) et permettra de répondre aux besoins généralistes.

Les manques des précédentes versions de l’outil ont permis le développement d’un important écosystème autour de la solution SharePoint. Cette expertise technique de l’écosystème n’est pas aussi importante dans la version Online que On-Premise, et les difficultés d’intégration de développements sont réelles dans la version Online qui semble bridée en comparaison aux possibilités offertes et « historiques » de la version On-Premise.

Si vous avez besoin d’une personnalisation avancée et de développements spécifiques à votre activité, c’est donc vers une version On-Premise qu’il faudra se tourner. Si les fonctionnalités natives vous sont suffisantes, et que les développements ne dépassent pas la personnalisation graphique sur une communauté, alors une version Online sera adaptée.

Confidentialité : On-Premise 2 – 0 Online

La confidentialité de vos données fait partie des enjeux de votre projet ? Alors la maîtrise de votre infrastructure, en version On-Premise semble la piste prioritaire. Les récentes affaires autour du Patriot Act et de Prism ne sont pas rassurantes pour la confidentialité vis-à-vis des éditeurs américains et en particulier avec les solutions Online.

Ces affaires médiatiques sont néanmoins à relativiser : vos données ne sont pas forcément à protéger des autorités et le développement d’une infrastructure dans vos locaux sera couteux, pour un résultat qui n’est pas forcément plus sécurisé !

Des solutions hybrides (type cloud privé) sont proposées sur le marché, et peuvent être un compromis intéressant. Cependant, selon les offres, vous retrouverez les inconvénients et avantages décrits dans ce billet.

Quoi qu’il en soit, la confidentialité dépasse le choix de l’outil, et est à intégrer dans une démarche plus générale d’identification et de gestion du cycle de vie de l’information sensible de votre organisation.

Les délais de votre projet : On-Premise 2 – 1 Online

SharePoint a longtemps souffert de sa lourdeur de mise en place face à de nouveaux acteurs présents en SaaS. SharePoint Online en version 2013 est une solution clé en main, disponible à la demande, avec des modèles de communautés directement utilisables.

Si on vous demande la mise en place d’une solution SharePoint dans des délais de quelques jours, il n’y a pas à réfléchir, SharePoint Online correspond. Une solution Online peut aussi être un choix intéressant pour un POC (Proof of Concept) ou un pilote sur lesquels délais et coûts seront prioritaires à un niveau de qualité en réponse à des besoins identifiés.

Les coûts de votre projet : On-Premise 2 – 2 Online

Le développement rapide des solutions SaaS prend sa source, entre autres, dans la réduction des coûts liés aux économies d’échelles réalisées par les éditeurs sur l’hébergement et la maintenance. C’est la logique industrielle qui prévaut pour ce facteur : l’investissement dans une infrastructure On-Premise sera intéressant pour de grandes organisations. Il faut néanmoins avoir à l’esprit que votre infrastructure ne se bonifie pas avec l’âge : le produit sera obsolète dans 3 à 5 ans.

En proposant une version Online de SharePoint, Microsoft ne se cache pas de cibler en priorité les PME qui n’ont pas les moyens des multiples expertises nécessaires à la mise en place d’une version On-Premise.

Maîtrise ou évolutivité : faîtes votre choix

En faisant le choix de On-Premise, vous faîtes le choix de la maîtrise de votre environnement : vous évitez les mises à jour surprises , les interruptions de services inopinées, les risques de régressions sur d’éventuels développements, …

Par contre, sur le long terme, vous ne pourrez pas profiter directement des évolutions significatives du produit comme par exemple l’intégration avec Yammer ou la complémentarité avec l’ensemble d’Office 365. Microsoft affiche clairement une préférence à proposer la version Online a ses clients avec cet argument. Si les fonctionnalités sociales sont prioritaires pour votre projet, devant la collaboration, ce critère prendra toute son importance.

Conclusion : Pas de gagnant entre deux solutions qui s’adaptent à des contextes différents

On-Premise et Online sont des solutions similaires en termes de couverture fonctionnelle, mais qui vont s’adapter à des contextes différents en termes d’organisation interne, d’urbanisme SI existant, de règlementation interne … . Pour faire simple, On-Premise, avec son infrastructure dédiée, sera plus adaptée pour une grande organisation avec des standards de sécurité élevés, des besoins de maîtrise et de personnalisation importants et qui réalisera des économies d’échelle sur les licences.

Avec la version Online, vous faîtes un choix judicieux à court terme, évitant l’effet tunnel de mise en place d’infrastructure lourde. A long terme, c’est profiter rapidement des évolutions du produit (dont l’intégration de Yammer), tout en acceptant de suivre le calendrier de mises à jour de l’éditeur.

Et vous, qu’est-ce qui vous a fait choisir l’un plutôt que l’autre ?