La dématérialisation des marchés publics à l’épreuve des usages : un bilan contrasté

1er janvier 2010 : c’est déjà demain.

L’objectif des 50% de réponses dématérialisées d’ici 2010 semble être aujourd’hui bien éloigné de la réalité. En effet malgré tous les efforts d’incitation consentis jusqu’à présent, force est de constater que le taux de réponse, toute procédure confondue, reste de l’ordre de 2% à l’heure actuelle.

Les résultats de l’enquête menée par l’IFOP pour le compte de la Direction des Journaux Officiels (DJO) révèlent l’ampleur du chantier ; à quelques mois désormais de l’échéance du 1er janvier 2010, seulement 20 % des entreprises ont connaissance de la signification de cette date. Rappelons qu’à cette date les pouvoirs adjudicateurs pourront imposer la réponse électronique aux entreprises dans le cadre des procédures formalisées.

Pour infléchir la tendance, le mot d’ordre est à la simplification : il s’agit de faciliter l’accès aux plateformes par les entreprises : simplifier l’accès aux marchés et simplifier la réponse dématérialisée.

Des voix commencent ainsi à s’élever pour assouplir l’usage de ces plateformes en permettant notamment les réponses des entreprises sans utiliser de certificats électroniques. On s’aperçoit en effet qu’un des freins principaux à la réponse dématérialisée reste la difficulté pour les entreprises d’acquérir un certificat électronique et de s’en servir avec confiance.

Cette nouvelle proposition ne semble cependant pas dans l’air du temps compte tenu du besoin toujours plus important de sécurité juridique demandé par les acheteurs. Besoin qui entraîne une formalisation toujours plus poussée de la procédure.

Du côté de l’offre de plateformes : concentration et fiabilisation des solutions techniques…

Face à ces demandes contradictoires, on assiste aujourd’hui à une concentration des solutions et des acteurs de plateformes de dématérialisation des marchés publics. Ainsi, AchatPublic et FORSUP, 2 acteurs historiques du marché ont fusionné et mis en place une nouvelle plateforme commune (APCFC).

Parmi les principaux acteurs du marché en mode ASP ou en mode hébergé à côté des petites plateformes en lignes en mode locatif, nous avons désormais :

• AchatPublic-FORSUP (APCFC),
• LocalTrust proposée par la société ATEXO qui en est la version 3 et adoptée entre autres par la PMI.
• Agysoft (Marco)
• Omnikles

Les plateformes ont su évolué et les interfaces désormais proposées sont plus conviviales et plus ergonomiques avec généralement une meilleure intégration des évolutions réglementaires.

Le facteur différenciant n’est plus tellement les fonctions disponibles ou l’ergonomie, les grandes plateformes sont désormais fonctionnellement quasi identiques. Il s’agit maintenant de définir le meilleur modèle pour fédérer l’ensemble des acheteurs autour de la plateforme.

… et extension du périmètre fonctionnel :

Les éditeurs de plateforme proposent désormais des solutions en amont et en aval de la dématérialisation des marchés : préparation des dossiers d’appel d’offre, gestion de l’exécution des marchés en lien avec la comptabilité.

La société ATEXO a par exemple développé pour la ville de Paris un module EPM de préparation des marchés publics qui va permettre d’homogénéiser et d’améliorer la qualité des DCE mis en ligne par la collectivité et donc de réduire les risques juridiques sur ces marchés.

Les éditeurs en profitent aussi pour faire de ces plateformes des interfaces centrales vis-à-vis des entreprises mais aussi pour les administrations dans le cadre notamment du programme ACTES de dématérialisation du contrôle de légalité.

Du côté de la demande : un mouvement de mutualisation des plateformes.

Il s’agit désormais pour les pouvoirs adjudicateurs de proposer une plateforme, certes répondant aux besoins des acheteurs et aux évolutions juridiques, mais surtout correspondant à des coûts d’usage raisonnables.

La mutualisation de la plateforme est une solution naturelle pour un certain nombre d’acteurs publics locaux.  Il n’y a pas de raison d’avoir une plateforme unique pour les besoins d’une seule entité.

Une manifestation emblématique de ce mouvement est la généralisation des plateformes adaptées à des réseaux institutionnels ou basés sur un territoire, ex : Place de Marché Interministérielle (PMI), réseaux des CCI et CRCI, e-Bourgogne, e-Megalis Bretagne. D‘autres projets de régionalisation sont en cours.

La question est alors celle du bon niveau de fédération des acteurs autour d’une plateforme : Quelle est la base de services communs que les entités peuvent financer ensemble ? Quel est le montage juridique adéquat (association, GIP, Syndicat Mixte) ? Quel est le bon niveau de contribution demandé aux membres entre exigence de rentabilité et péréquation tarifaire ?  Quels sont les axes de développement qui permettront d’améliorer le taux de fréquentation de la plateforme par les entreprises ? Autant de questions que doivent se poser désormais les entités qui souhaitent mutualiser leur solution de dématérialisation.

Dans un marché qui atteint maintenant la maturité (le sujet de la dématérialisation est sur les tablettes depuis bientôt plus de 5 ans) et avec des utilisateurs de plus en plus exigeants, les facteurs clés de succès sont plus que jamais les capacités des prestataires à assurer une exploitation et une maintenance de qualité et la capacité des plateformes à attirer et à fédérer le maximum d’entreprises.  La dématérialisation n’est plus qu’une question de gestion des achats, c’est devenu un axe stratégique d’animation de la vie économique d’un territoire.