Arnaud RayroleLes limites des systèmes documentaires traditionnels pourtant indispensables
Face à explosion des documents produits par l’entreprise, leur gestion devient problématique. Une fois appliquée à l’ensemble des documents traités dans son flux de travail, les systèmes de classement nécessitent une discipline se révélant chronophage. Dans cette production pléthorique se pose également la question de « qui » classe une information, et « comment », « qui » décide des accès à cette information. Les approches traditionnelles des documentalistes déclinées dans le numérique ont bel et bien atteint leurs limites.
L’autre approche des RSE
Le RSE offre, lui, un système sans discipline. Les documents sont plus « rendus accessibles » que « classés » dans un pot commun, tant ce “pot commun” n’est pas gouverné. Mais il offre une nouvelle voie pour diffuser des documents facilement et laisser s’auto-organiser les parties prenantes dans la manière de qualifier l’information.
La philosophie du partage évolue également avec le RSE. Si dans les systèmes documentaires classiques, l’information est partagée avec ceux identifiés comme des bénéficiaires potentiels, dans le RSE, l’information est par défaut ouverte à un public aussi large que possible.
L’addiction à l’email
Dans la pratique, la gestion documentaire est intimement liée à la collaboration. Les documents sont co-produits, partagés dans le cadre d’activités. L’email est le support des échanges contextualisant ces partages et coproductions de documents. Le RSE réunit les deux avec l’objectif de rapatrier une partie des échanges et ramener l’email sur son usage initial.
Le RSE se révèle comme la pièce manquante : il s’intègre entre le référentiel documentaire et la messagerie. Cela entraine pour l’entreprise, un repositionnement des outils et une clarification des usages à leur associer.
Quels choix réalisent les entreprises ? Dans quels contextes migrent-elles la gestion de leurs documents dans le RSE ? Quelle position donnent-elles a leur GED ? Quelles articulations technologiques sont possibles aujourd’hui ?
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Grégoire Lerouge
Kamran Banan