Coproduction de documents : décryptage des usages et solutions associées (Partie 2)

Panorama des offres des solutions en ligne et facteurs clefs de réussite pour développer des pratiques de coproduction.

Panorama de l’offre de services en ligne

A l’instar de du marché des solutions collaboratives, le mode de distribution Saas (Software as a service) porte les solutions les plus novatrices.
Le premier critère discriminant sera le mode de modification proposé (en sachant que rares sont les solutions qui combinent ces différents modes) :

• Modifications sur le poste de travail: Cela impose de télécharger la version à modifier, de verrouiller le document en ligne, d’enregistrer une nouvelle version puis de libérer le document.
• Modifications en ligne depuis le navigateur: Un document bureautique (Word, excel, etc) peut ainsi être élaboré sans avoir d’installation de l’outil sur son poste de travail.
• Annotations en ligne: A l’instar des annotations manuscrites, l’utilisateur « trace » ses indications, « colle » sur des post-it ses commentaires.
• Formats pris en charge : Certaines solutions acceptent tous les formats bureautiques tandis que d’autres peuvent se limiter à un seul.

Solutions étudiées :

• http://a.nnotate.com
• www.expressocorp.com
• www.getbackboard.com
• www.showdocument.com
• workspace.office.live.com
• writer.zoho.com et docs.zoho.com
• www.writeboard.com

Il existe aussi :

• docs.google.com
• www.lunarr.com
• www.numsum.com
• www.scribblar.com

Évaluation des solutions étudiées à partir de la grille DOTU précédemment présentée :

D’autres solutions, à déployer, s’adressant aux grandes entreprises proposent des fonctionnalités équivalentes : Microsoft Sharepoint (MOSS) et Adobe Live Cycle + Acrobat.

Initier des pratiques de coproduction dans l’organisation

Ces pratiques se développent presque uniquement par contamination. Comme tous les outils collaboratifs, l’intérêt ne peut provenir que d’une utilisation collective. Il vous faudra donc convaincre vos partenaires.
L’initiation de telles pratiques demandent donc un porteur, qui devra fédérer une communauté de travail. Le plus simple est de choisir un terrain facile pour créer une “expérience réussie” qui fera office de levier pour renouveler l’opération :

• Un nombre de participants restreint 5 à 10 maximum
• Des utilisateurs à l’aise avec l’informatique
• Un outil ou service en ligne adapté au contexte de collaboration (cf § précédent)

Les services en ligne présentés ci-dessus peuvent être utilisés gratuitement ou à coût modéré. Aucune installation technique n’est nécessaire. L’inscription en ligne est immédiate. Cet idéal pour expérimenter des pratiques de coproduction.

Cependant, la seule mise à disposition de ces outils ne suffira pas à développer de nouvelles pratiques. L’initiateur doit accompagner au mieux sa proposition de nouvelle pratique. Le mieux est de scénariser la pratique cible dans le contexte d’utilisation concret et avec l’outil choisi.

Développer des pratiques de coproduction dans l’organisation

L’intégration de ces outils avec le système d’information, c.a.d. les applications de gestion documentaire (GED, ECM, WCM) et du poste de travail permettra un meilleur interfaçage, une homogénéité des outils nécessaire à la généralisation de ces pratiques en interne.

Une bonne lecture des différents contextes d’utilisation dans l’organisation et des pratiques cibles à proposer aux différentes populations est indispensable pour réussir son projet. En dehors des questions d’adéquation avec l’offre technologique, les enjeux dans le déploiement de pratiques de coproduction sont clairement organisationnels.