Coproduction de documents : décryptage des usages et solutions associées (partie 1)

Qu’il s’agisse d’élaborer une note, de relire un compte-rendu ou compléter un document, la coproduction, c.a.d. la production d’information à plusieurs, se généralise avec la facilité de transmission électronique et la multiplicité des contextes de collaboration. Pourtant on ne peut pas dire qu’on ne s’emmêle pas les pinceaux. Les outils de suivi de modification (Word) ne sont pas toujours adaptés ou bien utilisés et on se retrouve souvent avec des versions concurrentes à gérer, à ne plus savoir qu’elle est la dernière mouture, etc.
De nouveaux usages émergent avec les services en ligne de dernière génération : décryptage et explication !

Organiser un processus de coproduction

La coproduction résulte bien du fruit de l’interaction de plusieurs. Il se distingue d’un processus de production traditionnel dans lequel certains élaborent et d’autres valident. La coproduction s’entend dans une relation de pairs à pairs (et souvent dans un cadre de collaboration spontanée et ponctuelle). Ce qui représente, finalement, un contexte très fréquent dans l’entreprise. Il n’y a pas de hiérarchie a priori. Les prises de décisions, arbitrage et validation, résultent d’un consensus, elles ne sont donc pas prises en compte par un processus linaire et strict. L’absence de hiérarchie rend la coproduction plus adaptée à des contextes de collaboration constructifs. Le rôle des outils sera de définir qui sont les coproducteurs, d’assurer le maintien d’un document de référence, de tracer tous les mouvements et de donner les moyens de modifier, d’annoter et de discuter facilement autour de la coproduction.

Déroulement d’une coproduction

L’offre fonctionnelle

Les solutions du marché proposent une offre plus ou moins complète et adaptée à certains contextes. Ci-dessous une grille d’évaluation hiérarchisant pour chaque intention du processus, des exigences fonctionnelles croissantes.

Usages courants de coproduction

En fonction des usages ciblés, il faudra mettre l’accent sur certaines qualités pour choisir son service en ligne.

Relecture d’un compte-rendu : Suite à la diffusion d’un projet de CR, des remarques doivent être consolidées. Certaines sont à prendre tel quel, d’autres relèvent plus du commentaire. L’objectif est de valider rapidement le CR.

Qualités recherchées :

• Remontée des corrections dans le document (modification et annotation du document)
• Discussion autour du document
• Suivi des versions et des conversations
• Si le nombre de relecteurs est important, privilégier une modification en ligne pour éviter qu’un intervenant bloque le document pendant un ou deux jours.

Co rédaction d’une note : Quelques personnes contribuent à la rédaction d’un document. La construction peut se faire par compléments (horizontal) ou par couche (vertical). L’élaboration peut s’étendre dans le temps.

Qualités recherchées :

• Modification du document et de création une nouvelle version
• Abonnement fil RSS (ou alertes mail) pour suivre les interventions des co-auteurs
• Gestion des versions (idéalement, une fonction de comparaison de versions)

Revue d’un document graphique : L’auteur est le seul en mesure de modifier le document graphique. Il sollicite l’avis d’autres personnes. Ces derniers peuvent faire part de leurs remarques par des annotations graphiques et sur des « post-it ».

Qualités recherchées :

• Annotations graphiques
• Création de « post-it »
• Suivi des versions
• Filtrage des annotations par auteur