Lecko a testé Collaborne, un portail social métier au service de la transformation digitale.
Histoire et présentation
L’histoire de Collaborne commence en 2009. Moodi Mahmoudi, CEO d’une société spécialisée dans l’intégration de solutions transactionnelles (ERP, CRM, etc.), part d’un problème fondamental : Comment capturer le potentiel social de chaque utilisateur au sein d’une organisation? Comment faire en sorte que chaque individu reçoive la bonne information et la donne à la bonne personne?
En 2011, Ronny Roeller et Moodi Mahmoudi, tous les deux étudiants de l’INSEAD lancent leur première plateforme de transformation digitale. C’est le début de Collaborne. Tout d’abord destinée à leur école pour transformer et personnaliser l’expérience d’enseignement, la plateforme s’étend pour toucher aujourd’hui près de 25 000 alumnis à l’international. Les deux entrepreneurs ne se sont pas arrêtés en si bon chemin et proposent maintenant leur outil aux entreprises. Collaborne compte à présent 200 000 utilisateurs payants. Un excellent départ pour la Startup, bien qu’on soit encore loin d’un Yammer avec 400 000 entreprises à son actif soit plus de 10 millions d’utilisateurs.
Un portail d’accès à l’information métier des utilisateurs
Collaborne est un portail social métier distribué en Saas (chaque client disposant de son instance en ligne). L’outil propose des fonctionnalités de mise en relation et de conversation généralistes : fil d’activités, microblogging, mise en réseau des acteurs.
L’objectif premier de Collaborne est d’optimiser les processus métier de ses clients en systématisant et en accélérant le flux d’information. Secondairement, la solution intègre des fonctionnalités sociales et collaboratives qui viennent en support des fonctionnalités centrales. Ainsi, sans remplacer les outils métier déjà installés chez le client, l’éditeur propose, sur demande, une plateforme intégrant les outils au sein d’un réseau social portail d’accès à l’information utile du collaborateur. L’utilisateur dispose d’un flux de travail personnalisé à l’aide d’un moteur de ciblage, de raccourcis intelligents vers les activités qui lui sont pertinentes et d’un tableau de bord analytique sur les individus, les groupes, les documents et les conversations, lesquelles supportent un seul objectif, à savoir la transformation digitale des processus métiers.
Collaborne se veut intégrable à tout processus métier. L’outil supporte à l’heure actuelle une intégration plug&play avec plusieurs dizaines d’applications métiers (plus une connexion possible avec toutes les solutions SAAS ouvertes et connecteurs pour les solutions de type SAP, Oracle, etc.)
Les demandes d’intégration sont intégrées au cycle de développement agile du produit. Chaque client dispose donc d’une expérience personnalisée, enrichie des développements effectués pour d’autres entreprises.
Un outil efficace pour lutter contre l’infobésité
L’éditeur propose une expérience différenciée de ses concurrents en mettant l’accent sur l’accès à l’information et son analyse : l’outil ne connecte pas seulement les utilisateurs entre eux mais leur permet surtout d’être instantanément connectés à l’information qui leur est pertinente (dans le cadre de leur activité) et seulement à celle-ci. L’ensemble des fonctionnalités de la plateforme a été développé dans ce sens.
L’affichage et l’accès aux groupes, aux fichiers et aux membres sont gérés à l’aide d’un système de tags avancé qui procure à Collaborne une souplesse remarquable. L’accès à l’information de l’utilisateur est entièrement paramétrée depuis le moteur d’activité ACT (Activity Content Targeting). Les métadonnées du profil utilisateur (centres d’intérêts, entités administratives, pays, etc.), remplies par l’utilisateur ou imposées par un administrateur d’ACT, créent autant de filtres sur la remontée de contenus en page d’accueil. Ainsi la personnalisation du profil de l’utilisateur personnalise également l’accès à l’information, contrairement à la majorité des RSE du marché. La cohérence de l’approche en est renforcée.
Par exemple, si je suis un acheteur local dans un groupe de grande distribution et si j’ai les attributs “Alimentaire” et “Boissons Fraîches” dans mon profil, je reçois et j’ai accès aux contrats centralisés fournisseurs Coca Cola et Orangina. La règle configurée dans le moteur ACT dit : les utilisateurs avec les attributs “acheteur local”, “marché” et “catégorie” reçoivent les éléments ayant les attributs “contrat”, “marché” et “catégorie”. Il doit y avoir une concordance sur les attributs “marché” et “catégorie”. Ce moteur donne une grande souplesse à Collaborne, surtout lorsqu’il y a 5 marchés et 162 catégories. Le nombre de paramétrages serait contraignant s’il devait être fait selon des groupes comme sur la plus part des RSE.
Ce fonctionnement s’applique à toute la plateforme : lorsque j’effectue une recherche par filtre à facettes par exemple, les éléments de classifications, les regroupements, les tags proposés, et bien entendu les résultats de la recherche sont contextualisés selon mon profil. Et cela s’applique à l’annuaire, aux groupes mais aussi aux fichiers.
Cette façon d’organiser l’information peut rester compliquée à comprendre pour certains utilisateurs (car la logique traditionnelle est cassée), et devra être bien expliquée, ou alors bien paramétrée pour que l’utilisateur ne se pose pas la question.
Un outil ergonomique et intuitif
La prise en main de Collaborne est immédiate. Les fonctionnalités sont intuitives, et la navigation est ergonomique grâce à l’interface minimaliste de l’outil. L’utilisateur novice avec une simple expérience de Facebook trouvera rapidement ses marques. L’ergonomie de la plateforme réside surtout dans la facilité d’accès aux informations métier de l’utilisateur. La plateforme possède aussi un puissant moteur de recherche avec une auto-complétion fonction de son rôle et de ses abonnements ainsi que des filtres à facettes remarquables. L’outil est développé en responsive design, s’adaptant ainsi à tous types de terminaux. Deux applications mobiles dédiées existent également pour Iphone et Android.
Un tableau de bord analytique dynamique
Collaborne offre à n’importe quel utilisateur un accès rapide à un moteur de statistiques avancé. Un système de filtres dynamiques permet de zoomer sur des statistiques précises selon l’information recherchée (on peut par exemple chercher tous les utilisateurs ayant les tags « France » et « Consultant»)
Le moteur est adaptable au contexte client, à ses processus, et ainsi très utile pour analyser les métriques établies avec le client.
Des fichiers qui se classent tout seul ou presque !
Collaborne n’est pas un outil de GED. Il n’y a pas de versionning, pas de workflows en natif, pas de gestion du cycle de vie des documents. Cependant l’outil reste performant pour un usage de knowledge management. Les documents postés sur la plateforme sont classés suivant un mapping par tag. L’utilisateur accède à une arborescence de dossiers dynamique. Elle évolue en fonction de son profil et de sa recherche. Chaque fichier embarque des métadonnées lors de sa publication. Il y a les tags choisis par l’utilisateur et les tags automatiques liés au contexte de publication. Par exemple si je publie un document dans le groupe BFC, mon fichier recevra automatiquement un tag « BFC ». Si c’est une vidéo, il recevra également le tag « vidéo ». Puis, lorsque j’effectuerai une recherche, le fichier sera classé dans un dossier BFC, lui-même classé dans un dossier vidéo. En parallèle de cette arborescence dynamique, un filtre à facettes tout aussi dynamique permet de retrouver rapidement les fichiers par recoupement successifs. Il est toujours possible à postériori d’ajouter des tags aux documents et même de tagger en masse à l’aide des filtres. La volonté de Collaborne est d’obtenir une recherche aussi puissante que les grands du e-commerce comme Leboncoin ou Amazon.
Quel avenir pour Collaborne ? Un portail social métier atypique avec une orientation KM
Collaborne ambitionne de devenir une référence pour les entreprises. Malheureusement le marché du RSE généraliste est en phase de consolidation et rend difficile l’arrivée de tout nouveau concurrent à moins que celui-ci présente une valeur ajoutée ou un nouveau paradigme. De nombreux concurrents sont déjà présents. Une solution à ce problème consiste à se démarquer en se spécialisant dans des domaines de compétences ou des cas d’usages spécifiques. Collaborne a choisi de rester généraliste et de se démarquer par la qualité de son accès à l’information. La société veut apporter aux collaborateurs d’entreprises la même aisance qu’ils pourraient avoir avec les géants du e-commerce: Un accès toujours plus rapide à l’information. On pourra le classer entre un Yammer pour son ergonomie et un Knowledge Plaza dans une certaine mesure pour ses capacités de knowledge management.
Arnaud Rayrole
Grégoire Lerouge
Kamran Banan