Collaboratif, uniquement une question d’outils ?

Vous l’avez remarqué, Useo a des points communs avec le Gartner (on est pas autant reconnu, mais on y travaille, si, si…). A défaut de Magic Quadrant, nous avons notre Matrice des potentiels sociaux. Bref notre activité d’analyste des solutions collaboratives du marché se recoupe en partie avec la leur.

Cela veut-il dire que nous ne jurons que par les solutions. Comme je l’ai déjà entendu dans des entreprises, « nous avons une plateforme collaborative, donc c’est bon, nous avons des communautés et on fonctionne de manière collaborative ». Si Useo est un cabinet en organisation et nouvelles technologies, c’est bien que nous sommes conscients que si ces technologies collaboratives permettent une vraie rupture par rapport aux technologies antérieures, il est surtout question de leurs impacts sur les modes d’organisation et de management, les technologies n’étant que des outils.

Si j’introduisais cet article avec une mention pour le Gartner, c’est que récemment Carol Rozwel, une vice présidente du Gartner a expliqué que les entreprises devraient regarder la question collaborative du point de vue business et non du point de vue technologique. En langage Useo, cela peut se traduire par partir des usages et objectifs, pas des solutions. Voyons donc si nous continuons à partager le même point de vue. Elle part donc sur 5 idées reçues :

Le bon outil va nous permettre de collaborer

Pour elle c’est mettre la charrue avant les bœufs, avant de choisir une solution qui va fluidifier vos échanges, il faut avoir un environnement de travail qui le permette. En effet, combien d’entreprises ont tout misé sur la solution, faisant de l’accompagnement le parent pauvre du projet. Collaborer n’est pas naturel car cela repose notamment sur la confiance, valeur prônée par les entreprises, mais assez peu développé au quotidien par le management. Donc si ces outils vont vous permettre de travailler de manière collaborative, avant il faut aussi vouloir et savoir.

Collaborer c’est bien

Comme elle l’explique, beaucoup d’entreprises vont sur les médias sociaux (à relativiser en France), installent des réseaux sociaux d’entreprises sans se demander à quoi cela sert. On en revient aux objectifs dont je parlais plus haut, à quels besoins répond le collaboratif. Si cela n’est pas articulé à un besoin, aligné sur la stratégie de l’entreprise, quelle valeur ajoutée. Certes il peut y avoir des avantages induits liés aux resserrements du lien social, mais après ?

Collaborer fait gagner du temps

Carol Rozwell, revient sur des questions d’architecture du SI. Pour elle les outils collaboratifs doivent avoir des points d’intégration avec le SI, sinon les employés doivent passer de l’un à l’autre et s’y perdent, voir continuent de produire des doublons.  N’oublions pas qu’une étude montre que 80% des employés perdent 30 minutes par jour à naviguer entre les différentes applications. Il est vrai qu’en ce moment beaucoup d’éditeurs français de RSE mettent en avant leurs avancées sur la question des connecteurs. J’irai plus loin qu’une simple intégration technologique au SI. Il faut surtout une bonne gouvernance, quels outils pour quoi faire. Bien souvent, il y a des plages de recouvrement et des doublons. Une rationalisation liée aux besoins et à l’historique du SI est nécessaire pour permettre de proposer une offre SI avec une partie collaborative claire et qui complète un existant.

Il faut encourager les employés à collaborer

Comme elle le résume, généralement il y a une partie des collaborateurs qui le souhaitent, une autre qui est contre et une majorité d’attentiste. Un outil ne fera pas changer la donne, il faut des buts et des récompenses. On retrouve là le jeu d’acteur dans un cadre de conduite du changement. Si le travail collaboratif ne fait pas sens, pourquoi est-ce que vos collaborateurs se donneraient la peine de changer. De même, si cet effort de départ n’est pas récompensé, pourquoi prendraient-ils la peine de le faire. Les processus RH, comme l’entretien annuel mais pas que, doivent être alignés afin de montrer et encourager le travail collaboratif.

Les gens savent comment collaborer

Pour finir elle explique que beaucoup d’entreprises mettent des outils à disposition, les collaborateurs sauront alors comment se les approprier. Pour elle cela doit être complété par des guidelines, un accompagnement sur la maîtrise de l’outil et les résultats attendus. Je crois qu’il faut aller encore plus loin. Cet accompagnement tel qu’on le conçoit chez Useo revient à une véritable coaching des animateurs sur la façon d’animer des communautés ou un réseau. Etre un manager ne signifie pas être un animateur. Même les membres « lambda » doivent être accompagné pour comprendre la valeur de telle ou telle action (comme la nécessité d’avoir un profil enrichi bien complété). Donc l’accompagnement est plus sur les usages que sur l’outils lui même qui bien souvent est de plus en plus user friendly

Comme vous pouvez le voir au final nous partageons la même analyse. Les outils ont un véritable rôle dans un projet collaboratif, mais ils ne représentent que 20% du projet, les 80% restant sont les collaborateurs et la façon dont ils vont s’organiser. Comme je dis souvent, prenez un marteau : avec vous pouvez construire un meuble ou agresser une « petite vieille » qui vient tirer des sous aux distributeurs. Même outils, mais pas le même usage. Les outils sont ce qu’on en fait.