Digital Workplace : 3 valeurs recherchées

Si elle répond à des enjeux relativement universels, la Digital Workplace peut prendre une variété de formes très diverses, de l’intranet de communication enrichi de services web à la messagerie d’équipe permettant d’interroger ces mêmes services via des bots. 

Comme grille de lecture, nous proposons deux orientations principales : l’une construite par l’entreprise via un portail agrégateur, l’autre centrée sur l’utilisateur en s’appuyant sur ses flux d’échanges préexistants. Les enjeux auxquels ces orientations répondent sont sensiblement les mêmes.

Valeur recherchée 1 : Soutenir le “Travailler Autrement”

La Digital Workplace est définie comme étant l’environnement de travail numérique du collaborateur, accompagnant les activités quotidiennes professionnelles de celui-ci. Cette définition englobe également l’ensemble de l’organisation et dispositifs (offres de services, accompagnement…) permettant de faire vivre la Digital Workplace. 

S’il existe autant de définitions que de contextes dans lesquels elle est mise en place, la Digital Workplace répond aux problématiques suivantes : recevoir la bonne information au bon moment, accéder à mes contenus de travail (espaces, documents, tâches…), accéder à des services propres à mon métier, etc.

Plus qu’un environnement technologique moderne au service du quotidien, la Digital Workplace constitue donc un socle pour le “Travailler Autrement”. Elle permet aux équipes d’organiser un environnement de travail par rapport à leurs activités, leur information, leurs processus.

Valeur recherchée 2 : Sortir (enfin !) de la collaboration tout email

En 2021, l’utilisateur reste englué dans l’email, qui est encore et toujours le moyen universel de communication avec une identité unique. Le problème ne réside pas dans cette technologie en tant que telle, mais dans l’usage “couteau-suisse” et incontrôlé qui en est fait. 

D’autres environnements largement répandus dans l’entreprise permettent d’abandonner l’usage déviant de l’email : des espaces de chat plus transparents, des plateformes sociales facilitant les échanges informels et la curation, ou encore des espaces documentaires pour centraliser l’information de référence d’une entité.

Cette évolution doit être stimulée et mesurée par des indicateurs montrant la transition de pratiques à l’échelle des équipes vers la Digital Workplace. Plus la place de l’email est faible, plus la Digital Workplace est une réussite.

Valeur recherchée 3 : Inclure toute l’entreprise

L’entreprise se met en réseau et s’organise sur le terrain, que l’équipement et les applications soient fournis par la DSI ou non. Depuis des années, éditeurs et entreprises tentent de proposer des approches pour connecter les Frontline Workers entre eux et avec le personnel de bureau. 

Outre le challenge de l’équipement (faut-il fournir à chaque collaborateur un poste de travail mobile ?) et de l’identité numérique (faut-il que chaque collaborateur existe dans un annuaire global d’entreprise autre que le référentiel de paie ?), les résultats restent timides, à cause de contenus souvent en décalage avec les problématiques du quotidien du collaborateur terrain, ou d’outils qui ne se démarquent pas de WhatsApp. 

L’entreprise doit donc repenser le lien entre les fonctions supports et les Frontline Workers, et l’environnement numérique de travail doit être plus inclusif :

• La Digital Workplace doit proposer de l’information pratique. Par exemple l’évolution des règles d’hygiène sur un site, l’actualité relative à la situation sanitaire et les conséquences pour le site, la nouvelle version d’attestation dérogatoire en raison d’un couvre-feu, etc.
• L’articulation avec les applications métiers devient la clé (pour gérer les rotations, déclarer un problème et trouver une solution, interagir avec les informations RH…)
• L’interaction avec la Direction via les “Live Events”, la contribution spontanée à l’innovation, la discussion et la co-construction avec des fonctions supports éloignées du terrain, sont des usages marchepied.

Mon collègue Michel Ezran détaille un point de vue sur le sujet dans un article dédié.

Les approches “Portail” et “Environnements d’équipes”

L’enquête Lecko YouGov 2021 montre que le flux de travail au quotidien des collaborateurs reste majoritairement l’email et la réunion en ligne (pour le personnel de bureau), ou les applications grand public comme WhatsApp (pour le personnel de terrain). Une Digital Workplace proposant un simple portail de contenus ou un lanceur d’applications restera “à côté” de ce flux de travail et n’apportera pas la valeur escomptée. 

La Digital Workplace doit donc être pensée en fonction de ce flux de travail, et doit proposer un positionnement clair par rapport à celui-ci :

• l’approche “portail” consiste à amener le flux de travail dans la Digital Workplace
• l’approche “messagerie d’équipe” consiste à amener la Digital Workplace dans le flux de travail

L’approche “portail”

Face à la multiplication des applications, l’entreprise ambitionne d’offrir un environnement fédérateur facilitant le quotidien de ses collaborateurs. L’approche, dite “portail”, permet de créer une page d’accueil amenant de l’intelligence et aiguillant l’utilisateur à l’endroit où sa contribution est attendue. 

Pour l’utilisateur, il s’agit donc d’un portail central bien identifié comme “porte d’entrée” vers son environnement numérique de travail.

Les cas d’usages sont les suivants : 

• Rassembler les notifications :
  • les mails, messagerie d’équipes, chats, réseau social d’entreprise
  • les derniers documents modifiés ou partagés 
  • les dernières activités des applications métiers 
• Remonter les informations utiles depuis l’intranet ou les applications métiers. Par exemple, remonter directement la météo du jour sans avoir à aller sur le site de la météo
• Accéder directement aux applications : en étant identifié, en allant directement sur le «point» ciblé (sans avoir à retrouver ce point dans l’application métier)

L’approche “environnement d’équipe”

En permettant plus d’articulations, souvent de meilleure qualité, les messageries d’équipe rendent l’utilisateur acteur dans sa Digital Workplace. Il actionne et interroge des sources d’informations diverses au moment voulu et maîtrise ainsi son environnement. Toutefois, cela nécessite que chacun configure correctement les différents connecteurs et interactions qu’il veut utiliser. 

Concrètement, l’utilisateur ne dispose pas d’un nouvel outil en tant que portail, mais interroge les sources d’information et actionne les outils tiers depuis son environnement d’équipe, par exemple Teams ou Slack.

Les cas d’usages sont les suivants :

• Les événements des applications remontent dans les canaux
• L’utilisateur peut questionner les applications et agir directement grâce à des bots 
• L’utilisateur configure ses remontées grâce à des connecteurs ou des orchestrateurs universels. Il peut configurer des applications spécifiques
• Utilisation de l’application desktop et mobile de la messagerie d’équipe

Pour aller plus loin

Pour télécharger gratuitement notre étude complète, visionner le replay, s’inscrire à des ateliers thématiques avec un expert Lecko… Une seule adresse : referentiel.lecko.fr

Regards croisés Lecko

Anthony Bourg, Ingénieur Commercial ETI / PME et Bastien Le Lann, Directeur Associé et Expert, nous partagent leur vision et pistes de réponses.

A quels enjeux font face les ETI / PME quand elles veulent mettre en place les bonnes conditions de travail avec le numérique, dans le contexte actuel ?

Anthony : ces entreprises avec lesquelles j’ai de nombreux contacts me font part de problématiques extrêmement “terre à terre”. En premier lieu, elles doivent faire évoluer leur environnement technologique (poste de travail, applications, systèmes d’accès…) pour offrir aux collaborateurs la capacité de travailler où qu’ils soient, dans les meilleures conditions, comme s’ils étaient au bureau. Aujourd’hui, le télétravail est un état de fait, mais il s’agit également de permettre l’accès à ses documents, à ses applications et à la collaboration en continu dans les “tiers lieu”, comme lorsqu’un collaborateur se déplace (train), qu’il navigue dans son entreprise d’un site géographique à un autre, qu’il travaille depuis un espace de co-working… Cette configuration n’est aujourd’hui plus réservée qu’aux populations nomades historiques de ces organisations (comme les forces de vente) et doit être généralisée !

Quels sont les résultats que l’entreprise doit obtenir autour de cet environnement technologique ?

Anthony : permettre d’accéder facilement à son information (emails, documents, espaces d’équipes) et participer à des réunions en ligne sans accroc n’est pas aussi trivial que cela puisse paraître… 

Bastien : …ceci est particulièrement vrai pour les  entreprises disposant historiquement de ressources limitées pour développer ses infrastructures et gouverner son système d’information. Nous observons un phénomène de “dette technologique” que les entreprises cherchent à effacer, sur plusieurs sujets. Par exemple, l’équipement du collaborateur doit gagner en efficacité (ordinateur portable en remplacement d’un poste fixe, smartphone supportant l’usage des dernières applications…). L’organisation doit s’affranchir de certaines lourdeurs comme l’accès via VPN, ou l’utilisation d’environnements contraignants (Citrix). Tout en composant avec les enjeux de sécurité. 

Anthony : Dans ces entreprises, il est souvent difficile pour les collaborateurs d’y voir clair dans l’offre de services collaboratifs. Rationaliser les univers technologiques différents est un enjeu fort, tout comme encadrer l’usage de plateformes “non officielles” (WhatsApp, Zoom…). A la différence des Grands Groupes (avec plus de moyens, plus de structure), les ETI / PME fournissent rarement un point d’entrée unique pour simplifier l’accès à son environnement. Des projets naissent dans ce contexte, afin de délivrer rapidement une Digital Workplace efficace, permettant d’accéder à ses documents, ses applications, ses mails, etc.

Quelles sont les orientations technologiques possibles ? Par quel bout prendre le problème ?

Bastien : Si l’offre du marché a beaucoup évolué ces dernières années, nous devons rester pragmatique : la question de la messagerie (email) et de la réunion en ligne reste la priorité principale, le prérequis avant d’envisager des usages plus vertueux, avancés. Pour s’affranchir des contraintes technologiques historiques, passer dans le Cloud est souvent le chemin à emprunter. Il faut se résigner à choisir un acteur généraliste, comme  Microsoft 365 (qui propose des plans dédiés aux entreprises jusqu’à 300 collaborateurs). Google Workspace est une alternative de choix pour les entreprises voulant s’écarter du modèle traditionnel de Microsoft. D’autres solutions existent mais sont moins simples à envisager (comme la suite Zoho, la messagerie Zimbra…). 

Une fois la question de l’email / réunion en ligne résolue, nous avons la chance d’avoir un riche marché français pour développer les usages collaboratifs (Jalios, eXo Platform, talkSpirit, Jamespot, Whaller…). Ces acteurs de qualité peuvent aider les ETI / PME à mettre en place des environnements de partage d’information et de collaboration complets, à l’expérience utilisateur qui n’a rien à envier aux leaders mondiaux du sujet. Dans leur transition dans le Cloud, bon nombre d’ETI / PME doivent passer par un état transitoire “hybride”. Jalios reste aujourd’hui l’acteur le plus sérieux sur le marché pour travailler une approche On-Premise. 

Anthony : Enfin, il y a le cas des ETI / PME ayant déjà structuré leur environnement avec Microsoft ou Google, qui cherchent à aller plus loin pour fournir cet univers rationalisé, avec un point d’entrée unique vers l’offre collaborative. Ces entreprises ont l’opportunité de se tourner vers un acteur spécialisé, comme LumApps, Powell, Mozzaik365, Beezy, Unily… Ces derniers ont la capacité de délivrer rapidement une Digital Workplace s’appuyant sur Microsoft 365.

Dans ce contexte, déployer les moyens technologiques est une chose, mais comment embarquer efficacement les utilisateurs dans ce nouvel environnement ?

Bastien : Déployer à large échelle une approche d’accompagnement structurée est un luxe que peu d’entreprises peuvent s’offrir, particulièrement dans notre contexte actuel, contraint budgétairement et dans lequel l’urgence prime. Oublions les plans de communication, tutoriels et vidéos de promotion “bien léchés”, privilégions le passage à l’action. Les entreprises peuvent concentrer leurs efforts sur l’embarquement de premières populations métiers bien identifiées, autour de cas d’usages qui vont tout de suite créer de la valeur (exemples : organiser l’espace d’équipe des forces de vente pour partager les informations et derniers documents, permettre la remontée d’information par les collaborateurs sur le terrain et faciliter le traitement par les collaborateurs de bureau, etc.). Lors du passage à l’échelle, il sera ainsi plus facile de convaincre par la preuve de l’intérêt de repenser ses pratiques de travail avec le nouvel environnement numérique. Un réseau de mentors ou ambassadeurs peut aussi s’avérer être un levier puissant, si ces derniers sont bien accompagnés (mission claire et simple, arrêtée dans le temps, avec les bons outils méthodologiques).

Pour en savoir plus : transformer.lecko.fr

Le 19 Novembre, participez au Lecko In’Pulse Day (LID), une masterclass 100% en ligne dédiée aux acteurs qui portent la transformation aussi bien dans les grands comptes que dans les entreprises ETI/PME.

Informations et inscriptions

A little bit of history

Officially released in March 2017, Teams is the productivity application that allows users from the same team (project, entity) to share information, communicate and collaborate through a flow of conversation (teams and channels), around clearly defined topics. Teams integrate content (documents, notes), conversations, contacts, schedules, tasks and tools into a single interface, all while benefiting from strong integration with the rest of the Office 365 suite: OneNote tab, SharePoint, OneDrive, etc.

In a few words

Among all the changes made this year, Lecko has identified five main ones for Microsoft Teams: opening up to external users (in two stages: for users with a Microsoft account and then others), developing interoperability (via the connector catalogue, in particular), integration with Office 365 (redesign of Skype for Business in Teams), event management (with the arrival of Stream), and the implementation of a free version of Teams.

Microsoft aims at targetting small businesses with its free version of Teams

The opening of Teams to external users is now operational, including those without a Microsoft account. In addition to functionality, this raises the problem of governance around Teams: when can I give access to an external? How should I avoid the risk of data intrusion/leakage? Do I have to close external access once my project is finished? These questions are challenging for the teams governing Office 365 in companies. Interoperability in Teams is still only a gadget, for connectors and bots. Microsoft announced progress on this subject in 2019. Skype for Business and Teams still coexist, even if the merger continues on its way. Microsoft said it migrated its telephony from Skype to Teams to set an example. The advent of Stream to replace Office Video brings enriched functions around event management (live broadcasting, meeting recording, speech to text, etc.). Interoperability will be a topic to follow in 2019 regarding Teams. The vendor is pleased with its integration with Klaxoon: users can now integrate Brainstorm, Quiz, Surveys and Challenges into Teams to connect the two environments. Encouraging news to change the way we manage our meetings (sometimes boring and unproductive).

Microsoft and Klaxoon connect their collaborative tools

What’s next?

In 2019, Teams should continue its momentum of functional evolutions (with a rich roadmap), open up to field employees (with the redesign of StaffHub in Teams), open up more to the rest of Office 365 and others (including Klaxoon!). Synchronous collaboration (meetings, telephony…) will be done through Teams. Access management can be done through channels (functionality as requested as well as questionable). However, the product is moving towards a functional “catch-all”, which adds to the experience. Not sure that users will find it beneficial….

What to do about it?

The adoption of Teams changes phase: the period of discovery, where the product has seduced a large audience by obviously addressing a productivity issue, is over, and the period when it is a question of really changing the way we work by taking advantage of the platform. In your support system, no longer try to explain how the tool works (users must now take charge of themselves) but try to demonstrate the value of certain use cases (e.g. meeting in one click, talking about a document under construction, broadcasting an event to a large audience with Stream, etc.).

Lecko provides efficient approaches and tools to develop new usages with Teams, Yammer or any other social collaborative platform on the market (Workplace by Facebook, G Suite, etc.). Reach out to us if you want to learn more!

On LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/lecko/

On Twitter: https://twitter.com/LeckoFR

The study can be downloaded (free of charge!) here: http://referentiel.lecko.fr/en/the-new-digital-workplaces/

Microsoft Office 365 vs. G Suite: game on!

Overview of the two vendors’ collaborative planets

The digital workplaces market is now dominated by Office 365 and G Suite, whose offerings include communication tools (mail, chat), office tools and collaborative solutions. These solutions remain very generalist and leave a gap for specialists such as Workplace by Facebook, Trello, Slack, Evernote.

Guillaume answers to questions about what’s new for Office 365

Office 365 is the solution that offers the best continuity with the conventional work environment and the most important functional coverage. The vendor is gradually integrating the multiple tools within Teams, Yammer and Sharepoint, the 3 pillars of the offer today. Its weak point remains the complexity linked to the wealth of the offer and the impossibility to federate or articulate instances between the business units of a company.

Google offers a disruptive offering from conventional office work with a new approach for team collaboration. The offer is seen as «degraded» by those who are on conventional uses and as «effective» by those who adopt the new collaborative uses.

In practice, the price is not a discriminating factor, a budget of 20 €/users/month is necessary with the two vendors.

Specialists have great opportunities

Workplace by Facebook is the solution to disrupt the traditional Intranet and increase network for deskless workers. Facebook promises a meteoric adoption but avoids confronting situations of changes in working practices and even relies on democratized social communication practices. Workplace creates a new, effective internal media. If Workplace is better than Yammer or Google+, will Facebook succeed in convincing its two competitors to create effective bridges with their productivity tools? Slack, Evernote or Trello are aimed at the most demanding teams. Information Systems Departments are beginning to accept these services, which they do not control. The articulation between these solutions, G Suite, Office 365 and Workplace is often with a good quality.

The physical work environment is changing

Niche players like Yellow, Klaxoon, aim to disrupt conventional meetings and reinvent the co-production experience via tactile boards. Microsoft (with Surface Hub) educates the market without revolutionizing it, Google (Jamboard) is not yet present in France. Specialists (like Samsung) are doing well.

Yellow was present on October 11th to demonstrate the full potential of their solution. Their value proposition is at three levels: 1 — Digitize the whiteboard concept, 2 — Reinvent the meeting by stimulating creativity, 3 — Implement a visual management approach.

Many thanks to Dick Lantim, Francis Lim (Yellow) for their participation, and Anne Stoll (Samsung) for lending a Flip!

Dick and Francis (Yellow) are showing the potential of the product

Do companies still have to support the adoption of these solutions?

Yes, judging the level of evolution of the practices observed in the French companies of more than 5000 people: 83% of the collaborators express needs of collaboration, but the email remains the principal tool of collaboration for 66% of them. Working online and in collaborative mode does not come naturally. Experience has shown us that an adaptation effort is made by everyone when a colleague wants to onboard on a new way of working and provides appropriate support. The company needs to recruit these change leaders and help them to succeed, more than dispensing massively trainings for tools as we see too often. The challenge today is to adopt new change management strategies, more local, persistent and economical.

To do this, Lecko develops and provides its customers with a platform to support the transformation actors. The idea is to provide the keys to simply start a tool-based support system. Within this platform, we find the Pick’n’Start tools (strengthening ambassadors with a boarding approach on Office 365 — www.picknst.art), In’Pulse (mobilizing internal transformation actors and bringing the keys to success to initiative leaders — inpulse.app.app.lecko.fr) and Manager Experience (challenging their daily postures in the face of the challenge of “working differently” — www.lecko.fr/mxp/).

We were able to test Manager Experience — MXP on the day of the event, with 60 participants. We organized a competition to test the viral potential of the app with a reward, and to make people want to reproduce this type of format with our customers. That’s also what it means to come to Lecko events

Jeremy Bombart (Systra) leaves with a drone, after testing MXP and talking about it on social media

The study can be downloaded (free of charge!) here: http://referentiel.lecko.fr/en/the-new-digital-workplaces/

Microsoft Office 365 vs. G Suite: game on!

Overview of the two vendors’ collaborative planets

The digital workplaces market is now dominated by Office 365 and G Suite, whose offerings include communication tools (mail, chat), office tools and collaborative solutions. These solutions remain very generalist and leave a gap for specialists such as Workplace by Facebook, Trello, Slack, Evernote.

Guillaume answers to questions about what’s new for Office 365

Office 365 is the solution that offers the best continuity with the conventional work environment and the most important functional coverage. The vendor is gradually integrating the multiple tools within Teams, Yammer and Sharepoint, the 3 pillars of the offer today. Its weak point remains the complexity linked to the wealth of the offer and the impossibility to federate or articulate instances between the business units of a company.

Google offers a disruptive offering from conventional office work with a new approach for team collaboration. The offer is seen as «degraded» by those who are on conventional uses and as «effective» by those who adopt the new collaborative uses.

In practice, the price is not a discriminating factor, a budget of 20 €/users/month is necessary with the two vendors.

Specialists have great opportunities

Workplace by Facebook is the solution to disrupt the traditional Intranet and increase network for deskless workers. Facebook promises a meteoric adoption but avoids confronting situations of changes in working practices and even relies on democratized social communication practices. Workplace creates a new, effective internal media. If Workplace is better than Yammer or Google+, will Facebook succeed in convincing its two competitors to create effective bridges with their productivity tools? Slack, Evernote or Trello are aimed at the most demanding teams. Information Systems Departments are beginning to accept these services, which they do not control. The articulation between these solutions, G Suite, Office 365 and Workplace is often with a good quality.

The physical work environment is changing

Niche players like Yellow, Klaxoon, aim to disrupt conventional meetings and reinvent the co-production experience via tactile boards. Microsoft (with Surface Hub) educates the market without revolutionizing it, Google (Jamboard) is not yet present in France. Specialists (like Samsung) are doing well.

Yellow was present on October 11th to demonstrate the full potential of their solution. Their value proposition is at three levels: 1 — Digitize the whiteboard concept, 2 — Reinvent the meeting by stimulating creativity, 3 — Implement a visual management approach.

Many thanks to Dick Lantim, Francis Lim (Yellow) for their participation, and Anne Stoll (Samsung) for lending a Flip!

Dick and Francis (Yellow) are showing the potential of the product

Do companies still have to support the adoption of these solutions?

Yes, judging the level of evolution of the practices observed in the French companies of more than 5000 people: 83% of the collaborators express needs of collaboration, but the email remains the principal tool of collaboration for 66% of them. Working online and in collaborative mode does not come naturally. Experience has shown us that an adaptation effort is made by everyone when a colleague wants to onboard on a new way of working and provides appropriate support. The company needs to recruit these change leaders and help them to succeed, more than dispensing massively trainings for tools as we see too often. The challenge today is to adopt new change management strategies, more local, persistent and economical.

To do this, Lecko develops and provides its customers with a platform to support the transformation actors. The idea is to provide the keys to simply start a tool-based support system. Within this platform, we find the Pick’n’Start tools (strengthening ambassadors with a boarding approach on Office 365 — www.picknst.art), In’Pulse (mobilizing internal transformation actors and bringing the keys to success to initiative leaders — inpulse.app.app.lecko.fr) and Manager Experience (challenging their daily postures in the face of the challenge of “working differently” — www.lecko.fr/mxp/).

We were able to test Manager Experience — MXP on the day of the event, with 60 participants. We organized a competition to test the viral potential of the app with a reward, and to make people want to reproduce this type of format with our customers. That’s also what it means to come to Lecko events

Jeremy Bombart (Systra) leaves with a drone, after testing MXP and talking about it on social media

L’étude est téléchargeable gratuitement ici : http://referentiel.lecko.fr/etn2018/

Google G Suite et Microsoft Office 365 : le match

Le marché des environnements de travail est aujourd’hui dominé par Office 365 et G Suite dont les offres intègrent les outils de communication (messagerie, chat), les outils bureautiques et les solutions collaboratives. Ces solutions restent très généralistes et laissent une place à des acteurs spécialistes dans leur domaine comme Workplace by Facebook, Trello, Slack, Evernote.

Guillaume répond aux questions de l’assemblée autour des évolutions d’Office 365

Office 365 est la solution qui offre la meilleure continuité avec l’environnement de travail conventionnel et la couverture fonctionnelle la plus importante. L’éditeur intègre progressivement les multiples outils au sein de Teams, Yammer et SharePoint, les 3 piliers de l’offre. Son point faible reste la complexité liée à la richesse de l’offre et l’impossibilité de fédérer ou articuler des instances entre filiales d’un groupe.

Google propose une offre disruptive avec la bureautique conventionnelle et une nouvelle approche de la collaboration d’équipe. L’offre est perçue comme « dégradée » par ceux qui restent sur les usages conventionnels et comme « efficace » par ceux qui adoptent les nouveaux usages collaboratifs. Dans la pratique, le prix n’est pas un facteur discriminant et il faut compter aujourd’hui un budget de 20€/ utilisateurs/mois avec les deux éditeurs.

Les spécialistes ont un boulevard

Workplace by Facebook est la solution pour disrupter l’Intranet traditionnel et mettre en réseau les Deskless workers (collaborateurs nomades). Facebook promet une adoption fulgurante mais évite d’affronter les situations de changements des pratiques de travail et s’appuie même sur les usages de communication sociaux démocratisés. Workplace crée un nouveau média interne efficace. Si Workplace est meilleur que Yammer ou Google+, Facebook réussira-t-il à convaincre ses deux concurrents de créer des passerelles effectives avec leurs outils de productivité ? Slack, Evernote ou Trello s’adressent aux équipes plus exigeantes. Les Directions des Systèmes d’Information commencent à accepter ces services dont elles n’ont pas la maîtrise. L’articulation entre ces solutions, G Suite, Office 365 et Workplace est souvent de qualité pour un paysage collaboratif complet.

L’environnement de travail physique se réinvente

Des acteurs de niche comme Yellow, Klaxoon, visent à dépoussiérer les réunions et à réinventer l’expérience de coproduction via tableaux tactiles. Microsoft (avec Surface Hub) éduque le marché sans révolutionner pour l’heure, Google (Jamboard) n’est pas encore fortement présent en France. Les spécialistes (comme Samsung) tirent leur épingle du jeu.

Yellow était présent chez nous le 11 octobre pour démontrer tout le potentiel de leur solution. Leur proposition de valeur se situe à trois niveaux : 1 — Numériser le concept de tableau blanc, 2 — Réinventer la réunion en stimulant la créativité, 3 — Mettre en place une démarche de visual management.

Un grand merci à Dick Lantim, Francis Lim (Yellow) pour leur participation, ainsi qu’à Anne Stoll (Samsung) pour le prêt d’un Flip !

Dick et Francis nous illustre leur produit, Yellow

Les entreprises doivent-elles encore accompagner l’adoption de ces solutions ?

Oui, à en juger le niveau d’évolution des pratiques constatés dans les entreprises françaises de plus de 5000 personnes : 83% des collaborateurs expriment des besoins de collaboration, mais l’email reste l’outil de collaboration principal pour 66% d’entre eux (enquête Lecko / YouGov). Travailler en ligne et en mode collaboratif ne vient pas naturellement. L’expérience nous a montré qu’un effort d’adaptation est consenti par chacun lorsqu’un collègue l’embarque dans une nouvelle façon de travailler et lui apporte un soutien adopté. L’entreprise a besoin de recruter ces porteurs d’initiatives et de les aider à réussir plus que de former massivement aux outils comme nous le voyons trop souvent. L’enjeu est aujourd’hui d’adopter de nouvelles stratégies d’accompagnement, plus locales, persistantes et économiques.

Pour ce faire, Lecko développe et fournit à ses clients une plateforme d’appui aux acteurs de la transformation. L’idée est de fournir les clés pour démarrer simplement un dispositif outillé d’accompagnement. Au sein de cette plateforme, on y trouve les outils Pick’n’Start (muscler les ambassadeurs avec une démarche d’embarquement sur Office 365 — www.picknst.art), In’Pulse (mobiliser les acteurs de la transformation interne et apporter les clefs de réussites aux porteurs d’initiatives — inpulse.app.lecko.fr) et Manager Experience (challenger ses postures au quotidien face à l’enjeu de “travailler autrement” — www.lecko.fr/mxp/).

Nous avons pu tester ce dernier (Manager Experience — MXP) le jour de l’évènement, avec 60 participants. Nous avons organisé un concours pour tester le potentiel viral de l’app avec une récompense à la clé, et pour donner envie aux personnes présentes de reproduire ce type de format chez nos clients. C’est aussi ça, venir aux évènements Lecko

Jérémy Bombart (Systra) repart avec un drone, après avoir testé MXP et en avoir parlé sur les médias sociaux

Microsoft Teams devient officiellement le produit d’appel d’Office 365

La firme de Redmond mise beaucoup sur son application de productivité. Sa gestation record en 2016 et son lancement officiel en 2017 avaient surpris et montré une nouvelle capacité de l’éditeur : celle de sortir un produit dans l’ère du temps, assez abouti, le tout rapidement. Au-delà de l’expérience de collaboration riche proposée, l’idée était de contrer le “Shadow IT”, en proposant une alternative à Slack dans Office 365 et donc dans l’offre de services “officielle” de l’entreprise. Seuls problèmes : comment attirer les populations ayant leurs habitudes dans Slack vers Teams ? Quels avantages mettre en avant pour les puristes ? Comment, à l’échelle de toute une entreprise, faire la promotion de l’offre Office 365, souvent méconnue et dans laquelle Teams est noyé ?

Microsoft à l’assaut de Slack (et autres) — Etude Lecko “Se transformer avec Office 365”

Surfant sur la bonne popularité de Teams, Microsoft propose donc désormais une version gratuite de son ChatOp et ambitionne d’adresser toujours plus d’utilisateurs, toujours plus d’entreprises. L’enjeu ici est de séduire directement les opérationnels et équipes métiers, en complément des actions de fond que Microsoft a l’habitude de mener auprès des décideurs et directions des systèmes d’information. Cette opération séduction, généralement employée par les spécialistes, vise bien entendu à faire en sorte que l’entreprise souscrive largement à Office 365 dans un second temps.

Comment les éditeurs pénètrent-ils les organisations ? Extrait de billet de blog Lecko

Comme toute version “gratuite”, celle de Teams a ses limites. Les plus probantes sont le nombre maximum d’utilisateurs (300), la capacité de stockage (2 Go par utilisateur et 10 Go de stockage partagé). 300 utilisateurs maximum, cela vous dit-il quelque chose ? Il s’agit de la limite pour souscrire aux offres Office 365 adaptées aux PME (Business Essentials, Business, Business Premium). Cela n’est pas un secret, Microsoft part donc à l’assaut des PME. Cette offre a aussi son intérêt dans les grands groupes : faire connaître Teams puis Office 365 par les métiers, là où souvent les équipes digitales corporates optent pour un déploiement d’usages massif, multi-briques, pouvant manquer de lisibilité et perturber les collaborateurs. Pour comparer les versions gratuites de Slack et Teams, un article d’Antoine Crochet Damais (JDN) est disponible ici. Rappelons juste que le choix d’une expérience de travail dans Slack ou Teams ne se fait pas uniquement sur les fonctionnalités…

Yammer était autrefois le produit d’appel d’Office 365 pour secouer les grandes entreprises et changer la manière dont les collaborateurs se mettent en réseau, dans des organisations globalisées. Désormais, place à la productivité locales des équipes métiers, via Teams.

Slack consolide son influence sur le marché, l’écosystème Atlassian s’étoffe

C’est LA nouvelle de ces derniers jours : Atlassian vend la propriété intellectuelle de HipChat et Stride à Slack, en l’échange de parts dans la société. Parler de “rachat” serait réducteur, il s’agit d’un rapprochement bien plus malin, qui annonce une actualité intéressante à venir. C’est également un passage aux aveux par Atlassian, qui “abandonne”, en quelque sorte, la course à la productivité engagée contre Slack il y a deux ans.

Concrètement, les utilisateurs d’HipChat et Stride seront redirigés vers Slack. Un processus de migration est proposé. Une réduction de prix est proposée également. Deux sujets seront à suivre de près ces prochains mois : une offre globale existera-t-elle (et sous quelle forme) ? Comment l’intégration entre Slack et les produits Atlassian (Jira, Trello, Confluence, Bitbucket…), déjà intéressante, progressera-t-elle pour transformer les processus métiers ?

Atlassian / Slack : un écosystème prometteur ?

Que se passe-t-il chez les autres ?

Rappelons que le marché de la productivité est extrêmement dense. Dans notre état de l’art de la transformation interne, nous avons analysé 60 solutions, dont une trentaine orientée vers la productivité individuelle et des équipes. Microsoft aura beau proposer une version gratuite de Teams et Atlassian s’allier avec un acteur incontournable du domaine, rien n’empêchera les équipes métiers d’aller se fournir dans l’offre en ligne. Asana, Slite, Wimi ou encore les français talkSpirit, Jamespot, Azendoo… L’offre globale est très intéressante, dans un marché où les spécialistes tracent la voie et inspirent les “leaders”.

Justement, en parlant des leaders… Rappelons que Google (via G Suite) garde un temps d’avance sur la bureautique en temps réel et en ligne… Tout en accusant un sérieux retard en matière de collaboration en communauté : Hangouts Chat, son Slack-like lancé en février, n’est pas encore à niveau en matière d’expérience de collaboration. IBM, de son côté, a lancé Watson Workspace (ChatOps tirant profit du moteur cognitif Watson, intéressant). Workplace by Facebook joue sur un autre tableau (rassembler de larges audiences autour de fonctionnalités de mise en réseau et développer des chatbots dans Workchat).

Le marché de la collaboration évolue suivant trois axes : processus, productivité, transversalité

A retenir

Microsoft fait de Teams son produit d’appel et part à l’assaut des équipes métiers dans les PME. De leur côté, Atlassian et Slack ouvrent la promesse d’un futur leader du collaboratif, position qui devra s’affirmer dans la cohérence de l’offre et son intégrabilité. Comète à part, Google reste leader sur la bureautique en ligne en temps réel mais ne progresse pas sur la productivité communautaire. D’autres acteurs spécialistes méritent qu’on s’y attarde.

Our vision of collaboration has been built over our 10 years of providing support to large organizations and growing a strong expertise on this topic. This new volume (#10!!) complements and encompasses the insights from the previous editions in order to provide you with a 360° view. We released it Q1 2018 and had the chance to host a presentation event in our offices, gathering 100+ participants.

You can download the study (free) by clicking here.

Let’s have a look on what’s in it and the main takeaways:

1- The new collaboration-based organizational models

Collaboration is a driver in an age of knowledge economy. The World Economic Forum pointed out that collaboration was one of the four key skills of the 21st century. Today’s employees want to drive change that favors peer mobilization to the detriment of hierarchical channels. In this part, Lecko claims that collaboration acts in three main areas of an organization: improving a process by networking its actors, increasing productivity and sharing transversal practices.

Collaboration acts in three main areas of an organization

2- Internal Change Management:

When we deal with internal digital transformation, we are talking about a methodological challenge. Without revisiting the companies’ reasons and need for change, the challenge is that their mid-and short-term survival is being threatened by deteriorating working conditions for their employees. Today, it seems that a consensus around this need to change is bringing the operational staff and managers together. On the other hand, the method is still not defined and is not often discussed in the organizations. And yet it is a key factor for two reasons: on the one hand, the cycle is long, and on the other hand, it requires considerable effort from everyone involved. Given this challenge, most companies have started assimilating digital tools. But this does not mean they are changing and getting ready for the digital age. We distinguish “modernization” (deploying new modern tools) from “transformation” (changing the way we work).

From modernization to transformation

What about the adoption? Commitment is progressing in companies at a rate of 15%. The commitment rate shows the level of collaborative maturity of a company and its evolution is a reflection of its cultural shift. Change is well under way.

Change in commitment in the 37 companies listed in the Lecko charts

Over the past four years, Lecko has been analyzing the corporate social network activity data from some 30 companies. This work is based on Lecko Analytics (analytics.lecko.fr). The charts contain 466,000 users who committed at least once. Companies participating in the Benchmarking: ADEO, AFD, Air France KLM, Arkema, Auchan, Axa, Bolloré, Bouygues Construction, Bouygues Immobilier, BPCE, Canal Plus, Crédit Agricole SA, Crédit Agricole Technologies et Services, Econocom, Engie, Fnac, Gemalto, GRDF, Groupama, Immochan, L’Oréal, La Poste, Lafarge, Louis Vuitton, Maif, Michelin, ONF, Orange, PMU, RATP, RTE France, Servier, Simply Market, SNCF, Sodexo, Suez, URSAFF Bretagne.

The current challenge is to bring about wide-scale change in an economical way by industrializing the development of collaborative uses and by focusing on the goals for collaboration. This is an ambitious challenge for a company because the achievements are above all local ones that are driven by people in the field; consequently, they are the hardest to replicate on a larger scale. To support this, Lecko is currently developping change management platforms, such as Lecko In’Pulse (https://inpulse.app.lecko.fr/). More on that soon

3- Our Benchmark: market analysis

Over the years, Lecko has developped a strong approach to analyze the market. The way in which companies equip themselves with tools has changed. Solutions are used by the operational staff. There are numerous turnkey offers, but they hardly interact with each other and they have large areas of overlapping features. Building a collaborative offer in this context can no longer be based on choosing one single “Swiss Army Knife” type solution based on a functional specification. We, as analysts, want to highlight collaboration experiences more than features. This year, we have benchmarked 60 collaboration and social solutions, based 150+ uses criteria, performed 87 meetings with vendors, had 14 Lecko consultants onboard for this analysis.

We put the market into perspective using numerous matrixes (social potential, productivity, knowledge management…)

Each solution has a detailed analysis with description sheet and radar

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On September 29th, we released our third guide the Microsoft collaborative universe. Strategy, new features and applications, opportunities and limits regarding usages, interoperability… Get ready to dive into it and understand it better! 

Dowload the study here (free)

Office 365: a true interactive megalopolis!

 

3- A lack of integration reducing potential usages

The applications are not very integrated with each other. The product fragments more quickly  than it integrates, which creates problems when it is used in businesses.

4- The Digital Workplace, an embryonic promise

Office 365 is not synonymous with the Digital Workplace because it is not very integrated and not very customised. It is an embryonic promise (for other  publishers as well) based on better integration in the future and the input of smart bots.

How Office 365 will evolve in the future?

5- A room for complementary third party  solutions

Alternatives exist to enhance Office 365: there are add-ons to compensate for the suite’s weaknesses in terms of overall cohesion (Unily, Powell365, Beezy). The connectors available from Microsoft are encouraging but still limited functionally and low in number.

6- Behind the brand: a variety to be dealt with

Office 365 is available at several pricing levels, associated with different levels of access to the components in the catalogue. This variety is reflected in businesses. We had some fun to recap the offers in a chart.

“Office 365” can mean a lot of contracts and bundles…

7- A significantly depleted On-premise version of Office 365

Only certain applications in Office 365 have On-Premise versions. These are not exactly turnkey solutions despite similar functional coverage. It is  not possible to make the most of the interoperability potential offered by Office Graph.

8- Companies losing control of their data

We are not saying that Office 365 is not compliant. But there is no encryption management by customers, a changing geopolitical context and no international legal agreements. The issue of data reversibility is still unresolved.

Vive nos données !

Vous n’allez sûrement pas l’apprendre en lisant cet article, Microsoft a cassé la plus grosse tirelire de son histoire pour s’offrir LinkedIn. 26,2 milliards de dollars sur le chèque ! Une sacrée valorisation et somme pour l’entreprise agée de 14 ans que tout le monde connaît et dont l’action avait moins la cote depuis quelques temps. Loin d’être un spécialiste de l’économie numérique (ou de l’économie tout court) et en toute humilité, la première idée qui me vient en tête est : ceci n’est pas qu’un rachat de technologie et/ou de marque (comme ont pu l’être Yammer ou Skype). En effet, Microsoft est, me semble-t-il, bien armé depuis quelques années sur les fonctionnalités à nu qu’embarque LinkedIn (search, profils, flux, espaces communautaires, fonctions sociales, etc.), sur l’infrastructure Cloud, la sécurité… Alors, pourquoi racheter 196$ l’action de LinkedIn ?

Noël avant l’heure pour Microsoft

La deuxième idée arrive assez vite : ceci est principalement un rachat de données, de capital social et de potentiel plus large que la technologie elle-même. 433 millions d’utilisateurs dans 200 pays qui partagent depuis plusieurs années leurs expertises, expériences, veille et autres articles Pulse, qui cherchent / trouvent des opportunités professionnelles… Une extraordinaire mine d’or, sans concurrence aucune, dans le jardin Microsoft. Vient alors une division assez simple et le questionnement suivant : “60,50$, est-ce vraiment ce que valent mon profil, mes données, mes activités au sein du réseau professionnel, mon potentiel (que je sois futur client, futur employé, etc.) ?”.

Que va donner cette association ? Les paris sont ouverts

Vers une synergie des graphs ?

Pas de nouveau MacBook ni autre iPhone 7 d’annoncé, mon appétit se tourne vers ce mastodonte de la donnée qu’est en train de devenir Microsoft. En me permettant une traduction approximative de l’anglais, le message que je retiens en premier lieu de cette annonce par Satya Nadella (CEO de Microsoft) est la volonté de “créer des synergies entre LinkedIn et les outils de productivité et de collaboration comme Office 365 ou Dynamics”. Le ton est donné, même si la synergie sous-jacente est celle de la donnée, bien entendu. Sacré coup pour Google au passage. Pour Facebook aussi. Dans une moindre mesure, pour Salesforce, même si le partenariat grandit entre Microsoft et l’éditeur (souvenez-vous, la Dreamforce en septembre 2015…).

Chez Lecko, nous préparons notre prochaine étude à propos de l’offre collaborative Microsoft Office 365, indéniablement nous aborderons la question de l’Office Graph, le système de gestion d’activités qui collecte et agrège les données d’interaction entre les utilisateurs d’Office 365 pour en faire une base exploitable. Il faudra prochainement inclure dans les réflexions le “LinkedIn” Graph et surtout l’association des deux. Utilisateurs de LinkedIn, nos données seront prochainement hébergées sur Azure (le socle cloud de Microsoft) et “moulinables” par l’éditeur, au même titre que les données des utilisateurs d’Office 365.

Dans notre dernier état de l’art des Réseaux Sociaux d’Entreprise (téléchargeable gratuitement via ce lien, en vous connectant – et oui – à LinkedIn), nous exprimions que la richesse du social interne à une organisation se trouve dans l’intelligence extraite d’un capital qui transite chez les éditeurs de ces solutions (dont Microsoft), et qui permet de construire des systèmes intelligents proposant de l’information et des mises en relation pertinentes en fonction d’un contexte donné. Ceci s’applique à l’Office Graph mais aussi au LinkedIn Graph.

Microsoft Graph + LinkedIn Graph, le nouveau cocktail auquel nous goûterons ces prochaines années ?

Imaginez la puissance des systèmes intelligents pouvant être construits pour outiller des besoins de CRM Social (en couplant LinkedIn à Dynamics), pour stimuler l’innovation ou tester des produits sur le terrain B2B le plus vaste du monde, pour faire appel à la bonne expertise au bon moment sur un projet donné en réduisant les temps de recherche et en accentuant la pertinence des profils trouvés… Décideurs, Commerciaux, Ressources Humaines, Métiers… Pour toute l’entreprise, pour son équipe, pour soi… Tous (et à tous les niveaux) auraient des bénéfices à tirer de l’articulation entre les univers LinkedIn et Microsoft.

Nous n’en sommes pas encore là, mais cette annonce stimule notre imagination sur les cas d’usages sociaux à long terme, générateurs de valeurs plus seulement palpables à l’intérieur d’une entreprise, mais sur toute la chaîne des activités de cette dernière. Cependant, n’oublions pas que l’Empereur de la donnée ici, c’est l’éditeur. Ce “capital social” (interne et maintenant externe) dont il est question est encore prisonnier de ce dernier. Comment avoir la main sur ce large capital pour l’exploiter et le mettre au service des processus de son organisation ? Difficile de ne plus être captif…

Ce besoin de liberté commence d’ailleurs légèrement à se faire sentir dans le grand public : jetez un oeil au mot-clé #LinkedInOut… Même si la recherche d’alternatives aux “GAFAM” (Google Amazon Facebook Apple Microsoft) n’a pas attendu l’annonce de lundi pour se mettre en marche. Le problème reste inchangé : la gratuité d’un service se paie avec nos données.

Le capital social est détenu par les éditeurs

“LinkedIn@Work” ?

A travers notre prisme Lecko et de par nos activités, un des sujets qui nous intéressent est bien entendu l’univers “Réseau Social d’Entreprise”. Maintenant que Microsoft dispose du plus important annuaire social B2B du monde et compte tenu de la réputation de LinkedIn, difficile de ne pas réfléchir à un équivalent de ce réseau qui engloberait les collaborateurs internes d’une entreprise disposant de la suite Office 365.

En capitalisant sur les usages développés depuis quelques années par une masse énorme d’utilisateurs, la marque du produit… En le déclinant en interne (et/ou en créant des passerelles avec l’existant), peut-être que certaines interrogations sur l’intérêt d’une plateforme réseau social pour une entreprise tomberaient, que l’intérêt grandirait, que les usages s’envoleraient. Oui, de manière assez basique on peut remplacer “LinkedIn” par “Facebook” (et sa déclinaison interne “Facebook@Work”) dans ce paragraphe.

Avec ce scénario, sans y aller par quatre chemins, beaucoup de questions (encore) se posent : quid de Yammer sur le long terme ? Que va-t-il advenir du profil Yammer (que l’on doit compléter et mettre à jour à la main), qui est déjà en ballotage plutôt défavorable par rapport au profil Office 365 global, de plus en plus mis en avant (car plus proche de l’annuaire d’entreprise). Un profil issu de LinkedIn mettra-t-il tout le monde d’accord (même si la posture de valorisation de sa personne change suivant la nature interne ou externe du réseau social…) ? L’utilisation intelligente des graphs (Office et LinkedIn) permettra-t-elle (enfin) d’identifier et de solliciter la bonne personne au bon moment ? Comment l’aspect communautaire (déjà confus entre groupes Yammer, Office Groups, etc.) va-t-il évoluer avec l’univers LinkedIn ?

Que va-t-il advenir de ces icônes sur mon téléphone ?

Attention, je ne suis pas en train d’annoncer la mort de Yammer et cela ne veut pas dire qu’il faut tout arrêter sur les projets associés ! D’autant plus que le sujet n’est pas là, il s’agit avant tout d’une question de pratiques, de culture collaborative/sociale et de capital à construire et réexploiter intelligemment (surtout ne pas prendre de retard), peu importe la technologie…

En revenant sur la première idée posée en début d’article, l’enjeu se situe aussi sur la mise en avant de la marque pour stimuler positivement l’utilisation d’un produit, ce qui se sent dans la stratégie de Microsoft. Sans s’étaler longuement sur le sujet, prenons l’exemple de Skype : Skype for Business (dans Office 365) n’est “que” le fruit du moteur de Lync (ancien système de messagerie instantanée de Microsoft) avec l’expérience utilisateur de Skype (racheté… 8,5 milliards de dollars – seulement – par Microsoft il y a presque 5 ans). Tout le monde comprend instantanément l’usage de Skype for Business, tout le monde connaît la marque Skype, on en a même créé un verbe (exemple : “je te laisse, je dois Skyper un client”). Pour Lync ou Communicator, c’était un peu moins clair. Certaines interrogations sont soulevées lorsque l’on évoque le nom de “Yammer” en entreprise. Qu’en serait-il si l’on abordait les usages inhérents en employant la marque “LinkedIn” ?

Le sujet est vaste et passionnant, ce ne sont que de premières impressions, qui plus est focalisées sur les aspects de la donnée et d’intégration LinkedIn / Microsoft (Office 365 et Dynamics) sur un fond d’usages de collaboration.

“I’m in the Empire Business”

Beaucoup de vidéos, points de vue et articles pertinents ont été publiés à ce sujet. Ce billet n’a pas la prétention de viser l’exhaustivité et encore moins de graver des conclusions définitives dans le marbre ! Vos commentaires et avis sont les bienvenus. Sollicitez-nous pour échanger ! Nous vous donnons rendez-vous après l’été pour la sortie de la nouvelle étude Lecko sur l’offre collaborative de Microsoft