A quand un “ERP Documentaire” couplé à un portail x-net pour les collectivités ?

La gestion des courriers et des délibérations : Acte I de la gestion documentaire des collectivités

Aujourd’hui, force est de constater que les collectivités, comme bon nombre d’autres organisations, gèrent une multitude de documents papier, électroniques, images, vidéos, etc… Et pour faciliter cette gestion au quotidien, les collectivités, notamment, ont déployé, en priorité, des progiciels de Gestion des Courriers afin de gérer le flux de courriers entrants/sortants et/ou des solutions de Gestion des Délibérations pour gérer et générer les actes administratifs et les séances des conseils municipaux, généraux, régionaux…. Ces outils, jusqu’à peu étaient pour la plupart développés en mode « client lourd » (installés sur le poste utilisateur) et souvent utilisés de façon complètement indépendante car peu ou pas du tout interfacés avec le SI.

Gestion des cycles des documents, dématérialisation et intégration au sein d’un portail web : Acte II de la gestion documentaire ?

Aussi, au-delà de la gestion des courriers et des délibérations, la gestion des documents au sens large et leur dématérialisation, sont devenues un véritable enjeu pour ces organisations. Les objectifs de mise en place d’une GED tournent autour du stockage documentaire, de l’indexation et de la recherche, de l’archivage mais également de la modélisation de workflow de production, de validation pour tous types de process « métier » (recrutement, etc.). Et ces dernières années, avec l’avènement des nouvelles technologies et la volonté affirmée des collectivités de s’orienter vers la mise en place de services web, la tendance est à la recherche de la solution « rare » : un Portail web avec « ERP* documentaire » intégré. Solution qui permet de gérer tous les flux de documents, de modéliser les workflow associés (via du BPM : Business Process Management) tout en proposant des briques fonctionnelles « métier » autour de la gestion des courriers et des délibérations.

Les éditeurs d’ERP de gestion : un temps d’avance sur les éditeurs de solutions GED/ECM…

Si les éditeurs de progiciels de gestion intégrée (SAP ou ORACLE pour les plus connus. Mais également Sage, Cegid, etc.) ont su proposer assez rapidement des outils totalement « packagés » au sein d’un portail unique intégrant des briques fonctionnelles métier (finance, RH, logistique…), il n’en va pas de même pour les éditeurs de solution de GED (gestion électronique de document) ou d’ECM (Enterprise Content Management).

Des éditeurs « open source » comme Alfresco ou Nuxeo propose une solution d’ECM particulièrement performante pour la gestion de l’ensemble du cycle documentaire et de contenus d’entreprise au sens large, au sein d’une seule et même plateforme web (Nuxeo Enterprise platform 5.1 par exemple). Mais pas de brique spécifique « métier » pour le courrier ou les délibérations…

D’autres éditeurs progiciels, comme Sesin, Digitech ou Odyssee Ingénierie, proposent des briques fonctionnelles évoluées autour du courrier, des délibérations, de la GED mais sans notion d’intégration et/ou de portail. Ainsi, il semble ne pas exister de solution packagée proposant des briques « métier » courrier, délibérations, GED, BPM pointant vers une seule base documentaire et permettant de remonter un certain nombre d’indicateurs au sein d’un portail web documentaire.

SOA : Axe de développement permettant de tendre vers l’ERP Documentaire ?

Aujourd’hui, la tendance technologique est au SOA (Service Oriented Architecture), les éditeurs comme SAP (encore) l’ont compris et sont capables d’interfacer leur solution avec d’autres outils du SI. Cette tendance conduit vers la spécialisation de composants interopérables au sein du SI. Ainsi, aujourd’hui l’approche est davantage à l’interfacage qu’à la solution « packagée » « miracle ». Et les éditeurs de GED métiers ne doivent ils pas saisir cette opportunité technologique et ainsi évoluer technologiquement vers ces standards de manière à s’intégrer dans des portails d’entreprises au sein d’une architecture SOA voire même en mode SaaS (Software as a Service) sur des architecture WOA (architecture orienté web) ?
Devant la tendance actuelle et les objectifs de dématérialisation associés, les éditeurs autour de la gestion documentaire ne doivent ils pas positionner en priorité dans leurs roadmaps ces évolutions technologiques de façon à tendre vers l’intégration de briques documentaires agrégées au sein d’un portail web pour ainsi arriver à créer l’ERP documentaire tant attendu ?