Mais de nouvelles embûches subsistent sur le chemin d’une DWP pour tous.

Notamment celle des front line workers : qui sont-ils ? quels sont leurs besoins ? Comment les relier au reste de l’entreprise ? Cette question est trop souvent balayée d’un sweep gauche, au mieux adressée par un site responsive ou une app mobile donnant accès à certaines ressources de l’entreprise. Mais est-ce approprié pour des collaborateurs au travail posté, dont le temps est comptés, ne disposant que d’un device personnel ?

Plus généralement, cela pose la question du lien des “front-line workers” à l’entreprise.

Qui sont les front-line workers ?

Initialement le terme désigne les collaborateurs qui sont en 1ère ligne, directement en contact avec le grand public ou les clients. Le terme a d’ailleurs pris une connotation particulière à l’occasion de la crise sanitaire, cette population devenant à risque. Par extension, l’anglicisme désigne les collaborateurs qui sont en 1ere ligne, sur le terrain. Ceux qui exécutent (livrer un colis, construire un bâtiment, fabriquer un produit, réparer une installation, recevoir un client, …).

Quoiqu’il en soit, le concept regroupe des réalités très différentes, selon les secteurs et les organisations :

• Grande distribution : vendeurs en magasin, chefs de rayon, opérateurs logistique, livreurs, opérateurs de caisse, directeurs de magasin ,…
• Banque, assurance, services : personnels en agence, conseillers clientèle, opérateurs de call centers, agents d’intervention, …
• BTP : travailleurs sur les chantiers
• Industrie : opérateurs de chaîne, chefs d’atelier, opérateurs qualité et logistique, …
• Médical : Personnel administratif, Personnel médical

Il s’agit de répondre à des cas d’usages quotidiens de ces collaborateurs, sachant que les réalités et les outils déjà disponibles sont très variables. Un conseiller clientèle ou un agent de call center a déjà un environnement numérique dédié, intégrant les principaux outils dont il a besoin, alors qu’un opérateur de caisse, un agent de construction ou un opérateur de chaîne dispose rarement d’un device, ni même d’une identité numérique professionnelle.

D’autres acteurs (vendeurs en magasin, agents d’intervention) disposent de tablettes dotés d’applications dédiées à leur activité.

De quoi ont-ils besoin ? 

Leur temps est très contraint. Ils ne sont pas toujours dotés de devices professionnels.Par ailleurs, ces fonctions font face à un turnover supérieur à celui des fonctions support (moins de CDI, plus d’intérim).

Il est donc contre-productif de plaquer sur ces populations les besoins des fonctions support (outils bureautiques et collaboratifs, information développée sur l’entreprise, les métiers, etc …).

A noter également que l’activité des “frontline” est par définition critique pour le système productif; ils ont continué à travailler, souvent sur site, durant la crise sanitaire et les confinements.

Pas de fioritures donc, il faut offrir un ensemble réduits de services simples et efficaces :

1 – Identité numérique (“Moi”)

• Identité, adresse mail, services de base, fiche annuaire, …
• Gestion des accès et habilitations
• Accès à mon lieu de travail et mes applications de base

2- Services administratifs (“Mon Job”)

• Services administratifs : RH, contrat de travail, paie, congés, procédures, …
• Applications de base : badger, timesheet, congés, formations, coffre-fort, …

3- Applications métier (“Mon Métier”)

• Accès aux principales applications métier clé
• Data : dashboard sur la production
• Process et outils opérationnels
• Sécurité et qualité : procédures

4- Mon entreprise

Lien à l’entreprise :

• Infos locale chaude (ex : crise sanitaire)
• info pratique
• Infos générales, locales, métier, globales

Si elle y réussit, la DWP peut devenir un moyen de repenser la relation du frontline avec sa “tête de groupe”.

Comment s’y prendre pour arriver à ces résultats ?

En apprenant à mieux articuler global et local. Une gouvernance globale est nécessaire, afin d’embarquer les principaux métiers et fonctions support concernées, pour mobiliser des sponsors et toucher l’ensemble des collaborateurs.

Par contre les approches trop monolithiques (un même DWP pour tous) et descendantes (un DWP conçu en central et déployé à tous) ont démontré leurs limites.

C’est pourquoi nous proposons de tester de nouvelles approches, inspirées de la conception de services et du Design Thinking : travailler localement, avec des équipes terrain sur leurs besoins propres; ne pas avoir peur d’offrir des déclinaisons locales d’un DWP. Ainsi les frontières entre MOA et MOE, entre construction et accompagnement s’estompent. Essayons de multiplier les projets de DWP comme autant de projets de transformation des pratiques, basés sur des besoins précis, réalisés en mode itératif.

La DWP ne fait plus l’objet d’un projet avec un début et une fin mais d’une démarche holistique composées d’un foisonnement d’initiatives (et leur donnant un cadre).

Les technologies arrivent à maturité pour cela. Qu’en sera-t-il des mentalités ?

Dans cet article, nous discutons du statut de la Digital Workplace (DWP), vis à vis du mail qui semble souvent l’outil n°1 du collaborateur. Nous proposons une DWP qui soit une réelle alternative au mail, permettant au collaborateur de reprendre le contrôle sur son flux de travail !

Nous avons parfois tendance à changer les dénominations afin de donner une impression de nouveauté, pour finalement désigner des choses qui, elles, ne changent pas fondamentalement. “Intranet, portail intranet, portail collaboratif, environnement numérique de travail, digital workplace” : est-ce la même chose ?

Comme le soulignait à l’époque Dion Hinchcliffe dans cet article, on observe différentes approches vers la Digital Workplace. Chacune a sa logique mais chacune est partielle.

Chez Lecko, nous travaillons avec nos clients sur différents types de projets ou d’outils, chacun pouvant être vu comme une composante de la digital workplace :

• Intranets collaboratifs et Intranets de communication
• Messageries d’équipe (ex : Teams ou Slack comme pierre angulaire intégrants différents outils de travail)
• Suites collaboratives
• Développement rapide de services (approches low code), 
• urbanisation Intranet et services Intranets mobiles

Comment combiner et unifier ces approches afin d’en faire un réel projet de Digital Workplace ? Et surtout, quelle est la vraie DWP si l’on considère que beaucoup d’entre nous passons 95% du temps entre mails et réunions en visio ?

Tout d’abord qu’entend t’on réellement par Digital Workplace (DWP) ? Une définition & un schéma !

La Digital Workplace offre une vision unifiée de l’environnement numérique de travail d’aujourd’hui et de demain pour le collaborateur d’une organisation.

L’environnement numérique de travail est l’ensemble des informations, applications, outils, espaces de travail, projets, communautés nécessaires à mon travail quotidien. Il est personnalisé, adapté à mes missions, sécurisé, et facilement accessible où que je sois.

Ce schéma tente de mettre en scène non pas la DWP elle-même mais l’objectif poursuivi : la qualité et la continuité de l’expérience utilisateur.

Quid de l’omniprésence du mail ?

La DWP est donc l’endroit où l’on travaille.  Pour beaucoup, d’entre nous, l’outil de travail principal reste le mail, la DWP c’est donc outlook !

Le problème de cette situation tient aux limites du mail. Avec la généralisation du mail et l’effet rebond (cf étude Lecko 2020), ce qui était un avantage (un moyen universel de communiquer avec un boite mail unique) devient un inconvénient majeur : un flux unique, incontrôlable, qui ne s’arrête jamais et qui mélange tout, quelque soit le sujet, le projet, l’interlocuteur, le niveau d’importance et d’urgence. On a beau mettre des règles et de l’intelligence artificielle, la boite mail n’est pas faite pour être mon DWP !

Ce qui doit changer : reprendre la main sur mon flux de travail

En tant que “knowledge worker” il n’est pas souhaitable que mon flux de travail soit dicté par l’arbitraire de l’arrivée des mails. Je dois donc reprendre la main, redevenir maître de mon flux de travail. Mieux hiérarchiser l’information et juger des sollicitations.

Comment faire ? Une DWP qui devient le réel pivot de mon activité

A moi de décider sur quoi je vais travailler et quand.

La DWP doit donc me fournir une aide à la décision, une sorte de dashboard décisionnel de ma propre activité qui me permette de juger des urgences et de statuer sur l’allocation de mon temps. Le DWP me donne une vision 360 de mes projets, mon équipe, mes processus, mes documents, mes tâches, mes sollicitations. En privilégiant une organisation par thématique, par équipe, ou par projet, avec lorsque c’est approprié des flux de kanban adaptés, je me repérerai mieux dans mes travaux en cours et la manière dont ils s’insèrent dans un flux de collaboration collectif.

La fin du DWP unique pour toute l’organisation ?

En conséquence, le DWP est très spécifique à l’individu et au métier. Personnaliser les contenus n’est pas suffisant.

Entre un acheteur, un juriste, un employé dans un call center, dans un entrepôt, un monteur sur chaîne de production, un chargé de communication et un chef de projet informatique, le DWP peut être complètement différent ! 

Pourquoi donc ne pas concevoir des mini-projets de DWP pour chaque métier en lieu et place d’une approche monolithique pour toute l’organisation ?

Suite collab, messagerie d’équipe, orchestrateurs, approche low code : les ingrédients sont là, à nous d’inventer la recette !

Regards croisés Lecko

Anthony Bourg, Ingénieur Commercial ETI / PME et Bastien Le Lann, Directeur Associé et Expert, nous partagent leur vision et pistes de réponses.

A quels enjeux font face les ETI / PME quand elles veulent mettre en place les bonnes conditions de travail avec le numérique, dans le contexte actuel ?

Anthony : ces entreprises avec lesquelles j’ai de nombreux contacts me font part de problématiques extrêmement “terre à terre”. En premier lieu, elles doivent faire évoluer leur environnement technologique (poste de travail, applications, systèmes d’accès…) pour offrir aux collaborateurs la capacité de travailler où qu’ils soient, dans les meilleures conditions, comme s’ils étaient au bureau. Aujourd’hui, le télétravail est un état de fait, mais il s’agit également de permettre l’accès à ses documents, à ses applications et à la collaboration en continu dans les “tiers lieu”, comme lorsqu’un collaborateur se déplace (train), qu’il navigue dans son entreprise d’un site géographique à un autre, qu’il travaille depuis un espace de co-working… Cette configuration n’est aujourd’hui plus réservée qu’aux populations nomades historiques de ces organisations (comme les forces de vente) et doit être généralisée !

Quels sont les résultats que l’entreprise doit obtenir autour de cet environnement technologique ?

Anthony : permettre d’accéder facilement à son information (emails, documents, espaces d’équipes) et participer à des réunions en ligne sans accroc n’est pas aussi trivial que cela puisse paraître… 

Bastien : …ceci est particulièrement vrai pour les  entreprises disposant historiquement de ressources limitées pour développer ses infrastructures et gouverner son système d’information. Nous observons un phénomène de “dette technologique” que les entreprises cherchent à effacer, sur plusieurs sujets. Par exemple, l’équipement du collaborateur doit gagner en efficacité (ordinateur portable en remplacement d’un poste fixe, smartphone supportant l’usage des dernières applications…). L’organisation doit s’affranchir de certaines lourdeurs comme l’accès via VPN, ou l’utilisation d’environnements contraignants (Citrix). Tout en composant avec les enjeux de sécurité. 

Anthony : Dans ces entreprises, il est souvent difficile pour les collaborateurs d’y voir clair dans l’offre de services collaboratifs. Rationaliser les univers technologiques différents est un enjeu fort, tout comme encadrer l’usage de plateformes “non officielles” (WhatsApp, Zoom…). A la différence des Grands Groupes (avec plus de moyens, plus de structure), les ETI / PME fournissent rarement un point d’entrée unique pour simplifier l’accès à son environnement. Des projets naissent dans ce contexte, afin de délivrer rapidement une Digital Workplace efficace, permettant d’accéder à ses documents, ses applications, ses mails, etc.

Quelles sont les orientations technologiques possibles ? Par quel bout prendre le problème ?

Bastien : Si l’offre du marché a beaucoup évolué ces dernières années, nous devons rester pragmatique : la question de la messagerie (email) et de la réunion en ligne reste la priorité principale, le prérequis avant d’envisager des usages plus vertueux, avancés. Pour s’affranchir des contraintes technologiques historiques, passer dans le Cloud est souvent le chemin à emprunter. Il faut se résigner à choisir un acteur généraliste, comme  Microsoft 365 (qui propose des plans dédiés aux entreprises jusqu’à 300 collaborateurs). Google Workspace est une alternative de choix pour les entreprises voulant s’écarter du modèle traditionnel de Microsoft. D’autres solutions existent mais sont moins simples à envisager (comme la suite Zoho, la messagerie Zimbra…). 

Une fois la question de l’email / réunion en ligne résolue, nous avons la chance d’avoir un riche marché français pour développer les usages collaboratifs (Jalios, eXo Platform, talkSpirit, Jamespot, Whaller…). Ces acteurs de qualité peuvent aider les ETI / PME à mettre en place des environnements de partage d’information et de collaboration complets, à l’expérience utilisateur qui n’a rien à envier aux leaders mondiaux du sujet. Dans leur transition dans le Cloud, bon nombre d’ETI / PME doivent passer par un état transitoire “hybride”. Jalios reste aujourd’hui l’acteur le plus sérieux sur le marché pour travailler une approche On-Premise. 

Anthony : Enfin, il y a le cas des ETI / PME ayant déjà structuré leur environnement avec Microsoft ou Google, qui cherchent à aller plus loin pour fournir cet univers rationalisé, avec un point d’entrée unique vers l’offre collaborative. Ces entreprises ont l’opportunité de se tourner vers un acteur spécialisé, comme LumApps, Powell, Mozzaik365, Beezy, Unily… Ces derniers ont la capacité de délivrer rapidement une Digital Workplace s’appuyant sur Microsoft 365.

Dans ce contexte, déployer les moyens technologiques est une chose, mais comment embarquer efficacement les utilisateurs dans ce nouvel environnement ?

Bastien : Déployer à large échelle une approche d’accompagnement structurée est un luxe que peu d’entreprises peuvent s’offrir, particulièrement dans notre contexte actuel, contraint budgétairement et dans lequel l’urgence prime. Oublions les plans de communication, tutoriels et vidéos de promotion “bien léchés”, privilégions le passage à l’action. Les entreprises peuvent concentrer leurs efforts sur l’embarquement de premières populations métiers bien identifiées, autour de cas d’usages qui vont tout de suite créer de la valeur (exemples : organiser l’espace d’équipe des forces de vente pour partager les informations et derniers documents, permettre la remontée d’information par les collaborateurs sur le terrain et faciliter le traitement par les collaborateurs de bureau, etc.). Lors du passage à l’échelle, il sera ainsi plus facile de convaincre par la preuve de l’intérêt de repenser ses pratiques de travail avec le nouvel environnement numérique. Un réseau de mentors ou ambassadeurs peut aussi s’avérer être un levier puissant, si ces derniers sont bien accompagnés (mission claire et simple, arrêtée dans le temps, avec les bons outils méthodologiques).

Pour en savoir plus : transformer.lecko.fr

Le 19 Novembre, participez au Lecko In’Pulse Day (LID), une masterclass 100% en ligne dédiée aux acteurs qui portent la transformation aussi bien dans les grands comptes que dans les entreprises ETI/PME.

Informations et inscriptions

Il y a quelques mois, au lancement d’une mission d’accompagnement d’un pilote Teams, un client (que je nommerai pas mais qui se reconnaitra probablement) me parlait du “cimetière numérique” généré par tous les répertoires réseau de son entreprise. Cimetière numérique né d’un laisser-aller, d’un manque de gouvernance a priori et d’une quasi impossibilité a posteriori de reprendre la main sur tous ces dossiers et documents. Du coup, avant même de lancer un pilote Teams, ce client avait principalement en tête la gouvernance autour de Teams. Le fruit de l’histoire l’incitait donc à se poser des questions en amont et de saisir l’opportunité du déploiement de Teams pour remettre à plat la gouvernance. Et cette gouvernance, au delà d’anticiper l’après, devait aller de pair avec l’appropriation de Teams auprès des équipes et la transformation des pratiques et des modes de management. La problématique entre fixer des règles pour éviter un nouveau “cimetière numérique”, sans entraver voire en favorisant le bon usage de Teams était posée.

Une bonne nouvelle en ces temps difficiles : l’accélération de l’usage de Teams

Puis vint la crise du COVID-19. Cette crise nous a poussé à revoir nos modalités de travail et nos modes de collaboration en nous appuyant sur les outils de collaboration type messagerie d’équipe, visio, tchat, etc… De fait, il y a eu une accélération du déploiement de Teams, invitant l’IT à assouplir certaines règles et conventions et/ou accélérer la mise à disposition de ces outils. Il s’en est suivi une accélération du développement des usages de Teams. Nous avons pu lire ici ou là des communications et articles sur la croissance exponentielle des utilisateurs et de l’adoption de Teams (Plus 12 millions d’utilisateurs en 1 semaine nous relatait InfoBuro, Teams explose avec 44 M d’utilisateurs par jour selon ActuMag.fr,…).

Donc la réalité d’aujourd’hui est cette accélération souvent non anticipée ayant contraint l’IT à revoir ses exigences de gouvernance, de sécurité,… d’une part et d’autre part entraîne une utilisation massive voire “sauvage” de Teams par les utilisateurs.

La gouvernance va-t-elle sonner la fin de la récré ?

Mais demain alors ? L’utilisation massive de Teams sans remettre en cause les usages va t-elle créer la valeur escomptée sans un retour aux bonnes vieilles pratiques ? L’IT ne va t-elle pas vouloir reprendre la main et remettre un peu d’ordre dans ce déploiement à large échelle, accéléré ?

La question de la gouvernance de Teams va donc (re)devenir une question centrale suite à ce contexte. Et la question de bien positionner le curseur va se (re)poser ; le curseur entre libérer les usages (et ne rien contrôler) et avoir un contrôle total (en risquant de freiner le développement des usages). Il en découle deux grandes grandes approches de gouvernance (chacune ayant plein de variantes) :

• Fixer des règles cadrant l’usage : de la création à la suppression en passant par la gestion des Teams
• Responsabiliser les utilisateurs et les aider à tendre vers un usage raisonné, un usage adapté.

Outiller une gouvernance par des règles fixées : des acteurs émergent

Fixer des règles passera par la définition a priori de conventions plus ou moins strictes permettant de cadrer l’usage et maîtriser le déploiement des Teams, espaces,… Cela implique du paramétrage à l’échelle du tenant (accès aux externes, accès aux apps tierces, paramétrages des Groupes Office 365 + paramétrages Azure AD, etc.) voire du développement avancé avec Powershell pour automatiser certains process ou alors le recours à des systèmes tiers, type add-on. Des acteurs se sont positionnés sur ce créneau pour permettre de faciliter la gouvernance de Teams.

Tout d’abord, SalesTim fût l’un des premiers à émerger sur ce marché, avec un double positionnement en matière de valeur ajoutée : amener de la conversation autour du processus commercial (en intégrant fortement Teams et les plateformes CRM comme Salesforce), standardiser la collaboration dans Teams à partir de modèles (canaux, carnets de notes et plans préremplis…) et règles (nommage en fonction des groupes de droits, liens avec les groupes Office 365…).

Et récemment, Powell, historiquement positionné sur la Digital Workplace, a sorti Powell Teams. Powell Teams permet de bien guider l’utilisateur dans l’usage de Teams en proposant des templates pré-définis suivant l’usage, une organisation et un mode de présentation de mes Teams permettant d’améliorer l’accès et à l’information. Et pour l’IT, Powell Teams permet de gérer des règles de gouvernance via ,un formulaire de création de Teams sur base de templates où il est possible de préciser le nombre minimum de propriétaires, de membres, de définir une convention de nommage du Teams, une Date de fin du Teams, etc.

Responsabiliser l’utilisateur et analyser les usages effectifs

Imposer des règles d’utilisation a un coût et est souvent voué à l’échec face à la force des usages. Au fil du temps, l’écart entre les pratiques effectives et les règles vont créer des règles d’usages de fait. Certaines règles de gouvernance deviennent illégitimes aux yeux des utilisateurs : infondées, irréalistes, incompatibles avec l’activité et chacun ira justifier sa liberté d’action. Ce phénomène est d’autant plus difficile à contenir qu’il prend de la puissance avec l’utilisation croissante et qu’il n’existe pas de moyen efficace de rappeler à la règle les utilisateurs.

Pour éviter cette incompréhension improductive entre DSI et utilisateurs, il est aussi possible de responsabiliser les utilisateurs en les impliquant dans un but commun. Après tout, organiser l’information vise à la rendre plus facile d’accès. C’est concilier un intérêt court terme avec un intérêt long terme. Les pratiques qui vont permettre de bien gérer l’information sont les mêmes que celles qui engendrent de l’efficacité opérationnelle : co-éditer un seul document et discuter dedans, échanger autour d’une action du kanban, réduire ses espaces d’interactions pour ne pas saturer sa capacité d’attention, etc.

Convaincre les utilisateurs d’aller vers ce but de travailler autrement conduit à une soft-gouvernance dont l’énergie d’animation sera dédiée à « construire » un travailler autrement plutôt qu’à restreindre les collaborateurs.

Pour cela il faut privilégier la mesure de la qualité d’usage de Teams plutôt que la quantité.Ainsi responsabiliser les utilisateurs implique de leurs donner les moyens de bien utiliser leur messagerie d’équipe avec un usage raisonné. Et ce, en s’appuyant sur les usages effectifs grâce notamment aux analytics qui permettront de :

• Identifier les Teams inactives, suivant des règles intelligentes pour les supprimer et élaguer le morcellement de l’information
• Caractériser le niveau d’usage d’une Teams et son efficacité (plutôt que mesurer uniquement la “quantité”). Par exemple co-éditer et discuter dans un document conduit à limiter le nombre de documents et messages dans les boites mails ou canaux.
• Identifier le niveau d’implication des utilisateurs dans différentes Teams : cartographier l’usage de Teams d’une équipe. Pas assez de Teams signifie que l’usage du mail est trop central. Trop de Teams signifie que les problèmes de saturation et d’émiettements de l’information ne sont pas résolus.

Lecko Analytics mesure le détail des activités au sein de chaque Teams

Une équation pas simple à résoudre

La question de comment donner les moyens aux acteurs en charge de Teams de reprendre la main sur la gouvernance de Teams ne sera pas aisée à solutionner. Dans une entreprise complexe, un système de gouvernance globale, unique, qui satisfait tous les cas de figure sera un casse tête. Il faudra donc certainement composer entre les différentes partitions, pour trouver la bonne équation, et éviter le “cimetière numérique”.

Pour aller plus loin…

Venez à notre rencontre le mardi 19 Mai 2020 à 11h lors d’un webinare commun avec Powell Teams, nous présenterons comment matérialiser une gouvernance dans l’outil Powell Teams >> S’inscrire

En ce temps de confinement, le travail à distance est devenu la norme. Les messageries d’équipe sont là pour accompagner ce mode de travail, qui requiert plus d’agilité. Comment cela se traduit-il face aux différents environnements existants ?

Philippe est chef de projet, et, comme 3 Milliards de personnes, est aussi confiné et se doit de travailler de manière distribuée avec son équipe. Avant la pandémie COVID-19, son équipe et lui étaient sur le point de lancer un nouveau projet : préparer un événement annuel dans leur entreprise afin de présenter un nouveau produit. Philippe souhaite poursuivre son objectif en s’appuyant sur deux environnements de travail différents : Slack d’un côté et Teams de l’autre.

Le contexte actuel renforce son besoin de proposer un environnement collaboratif efficace à ses collègues et il hésite entre l’articulation de produits spécialisés (Slack, Trello, Evernote, Gsuite, Zapier) et la suite Office 365 (Teams, Planner, OneNote, Excel, Power Automate). Son objectif est de vérifier que l’ensemble de l’activité pourra être fédérée à un seul endroit pour faciliter le travail de son équipe. Nous avons alors comparé ces deux environnements pour Philippe.

Découvrons à travers l’analyse de 5 situations, comment, pour des mêmes usages, l’expérience de collaboration peut-être vécue différemment selon l’environnement de travail choisi, en mettant le doigt sur le potentiel et les limites des deux outils de collaboration : Slack & Teams.

Pour en savoir plus sur la Digital Workplace et les messageries d’équipe, télécharger notre état de l’art sur la transformation digitale interne, gratuitement sur : www.Lecko.fr

#1- PRÉPARER ET ANIMER LA RÉUNION DE LANCEMENT

Afin de bien démarrer son projet, Philippe programme une réunion de lancement avec son équipe pour une mise en route officielle du projet : cette réunion a pour but de communiquer sur l’organisation future du projet.

• Option Slack et Google Calendar

Réception d’une notification dans l’espace de travail

Possibilité de lancer la visioconférence Hangout Meets depuis Slack

L’intégration entre Google Calendar et Slack ne permet pas de créer des réunions depuis l’environnement Slack

• Option Teams et Outlook

Possibilité de lancer la visioconférence depuis Teams

Possibilité de créer un événement Outlook depuis Teams

L’intégration entre Teams et Outlook ne déclenche pas (à ce jour) des notifications dans l’espace de travail

#2- PRÉPARER ET PARTAGER SES NOTES

En amont de la réunion de lancement, Philippe renseigne l’ensemble de ses idées sur son bloc-note en ligne : Ordre du jour, différents chantiers associés au projet… Ces idées sont amenées à être discutées et enrichies. Il souhaite aussi partager ses notes à tous les membres de son équipe pour pouvoir interagir à l’issue de la réunion.

• Option Slack et Evernote

Accès et partage de ses notes sans avoir à quitter la Workspace Slack

Intégration avancée entre Evernote et Slack à travers un bot prêt à l’emploi

Enregistrement de messages Slack vers Evernote simplifié

• Option Teams et OneNote

Possibilité d’ajouter un carnet de notes OneNote accessible depuis la Workspace via un onglet

Intégration inexistante entre Teams et OneNote au-delà d’un accès « rapide», l’onglet OneNote étant hermétique au flux de conversations Teams

#3- PILOTAGE DE PROJET

Arrivé à cette étape, Philippe s’organise avec son équipe de manière agile pour le pilotage et le suivi du projet en s’appuyant sur la méthode KANBAN afin de suivre : le planning, la gestion des tâches, les priorisations et fixer des jalons.

• Option Slack et Trello

Intégration forte et simple entre Slack et Trello

Notifications « enrichies » disponibles avec la possibilité de déclencher des actions sur Trello depuis Slack (déplacer une carte, ajouter un commentaire, etc.)

Pilotage de projet centralisé au sein de la workspace

• Option Teams et Planner

Impossibilité d’avoir des notifications « enrichies » entre Planner et Teams. L’onglet Planner étant hermétique au flux de conversations Teams

L’absence de notification automatisée dans le flux de conversations Teams rend le suivi des tâches difficile. Nécessité de se rendre régulièrement sur l’onglet Planner pour observer d’éventuelles modifications

#4- GESTION DOCUMENTAIRE ET CO-ÉDITION

Philippe souhaite centraliser l’avancée de certains chantiers logistiques associés à son événement. Il demande alors à toute son équipe de compléter un seul et même fichier au fur et à mesure que les actions sont réalisées.

• Option Slack et GoogleSheet

Possibilité de créer un tableur GoogleSheet depuis Slack

Réception de notifications « enrichies » dans l’espace de travail centralisant les échanges associés au document

Possibilité de répondre à un commentaire associé au document depuis la Workspace

• Option Teams et Excel :

Possibilité de créer des documents nativement depuis Teams

Co-édition documentaire complexifiée du fait de l’impossibilité de mentionner un collègue à travers les commentaires au sein du document, édité depuis Teams

#5- SUIVI DES INSCRIPTIONS EN TEMPS RÉEL

Philippe gère les invitations à son événement à l’aide d’Eventbrite et souhaite dans un premier temps suivre en temps réel les inscriptions. Dans un second temps, il voudrait que les informations renseignées par les participants (nom, prénom, adresse mail) soient automatiquement consolidées dans un fichier Excel, ce qui lui permettrait un gain de temps considérable. Il utilise alors des services web permettant d’interconnecter différentes applications entre elles afin d’automatiser certains processus. Il s’agit des orchestrateurs.

• Illustration avec Teams, Power Automate, Eventbrite et Excel

Automatisation de certains processus possible avec Power automate

De nombreux connecteurs avec la suite O365

Il est également possible de créer simplement cette interconnexion entre Zapier, leader sur le marché des orchestrateurs, Slack, Eventbrite et GSheet. De plus, Slack permet de créer des workflows nativement avec l’outil workflow builder.

EN CONCLUSION

Trois grandes constatations ressortent de cette étude de cas :

1. Les API des Best Players apportent plus que les suites intégrées. Contrairement aux idées reçues, l’intégration des solutions n’est pas la garantie d’une suite dite “intégrée” comme Office 365. Une stratégie d’ouverture des APIs et d’animation d’un écosystème est plus forte à l’instar de Slack, Trello, Google.
2. Une messagerie d’équipe est bien plus qu’un espace de Chat, c’est une façon de construire sa Digital Workplace.
3. Indépendamment de la solution technologique retenue, les Best Players avec leurs APIs et les suites intégrées offrent tous les deux de nombreuses possibilitées à ceux qui veulent se transformer. Il s’agit là d’un réel potentiel à aller chercher !

Ce sujet vous intéresse? nous l’avons développé dans notre étude téléchargeable gratuitement sur notre site Lecko.fr