Travailler en équipe dans Google Suite, un bond en avant.

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Travailler en équipe, et en mode collaboratif dans Google, voilà un vaste programme ! Limité avec Google+, rapidement désorganisé avec G Drive, trop brouillon via Hangouts… Ce simple constat suffit à justifier l’essor de plateformes telles que Lumapps, et a finalement conduit Google à étoffer son offre avec l’arrivée de Team Drives puis Hangouts Chat, les premiers véritables espaces dédiés aux équipes dans G Suite.

Tandis qu’Hangouts Chat apporte une réponse à Slack et plus récemment à Microsoft Teams en proposant une expérience de collaboration autour de la conversation, Team Drives décline le socle de Google Drive pour en faire un produit d’équipe centré sur le contenu et le document.

À travers cet article, vous découvrirez témoignages et bonnes pratiques pour comprendre les usages associés à Team Drives, et pour le déployer efficacement auprès des équipes.

My Drive vs Team Drives, comment ça marche :

Avant toute chose, un brin de vocabulaire. Google Drive — ou G Drive — représente la « brique mère » de gestion des documents de G Suite. Cette brique était initialement composée de l’espace « My Drive », et finalement enrichie par l’arrivée des espaces “Team Drives”.

Google Drive : composé de “My Drive” et “Team Drives”

Fonctionnellement très similaires, la principale différence entre My Drive et Team Drives réside dans la notion de « propriété ».

Dans l’espace « My Drive », les dossiers et documents stockés sont la propriété de la personne qui les a créés. Bien que chacun puisse organiser cet espace comme il l’entend, le propriétaire garde la main sur les documents. Cela pouvant amener à certaines situations peu confortables, comme des doublons de documents, ou encore la suppression de dossiers lorsque le propriétaire quitte l’organisation.

Dans un « Team Drive », tout le contenu est détenu et administré en équipe, et tous les membres de l’équipe voient exactement le même contenu : il n’est pas possible de restreindre l’accès à un document ou un dossier en particulier. De plus, le contenu d’un Team Drive n’est pas affecté en cas de départ ou d’ajout d’un membre, il reste tel quel. Enfin, seuls les membres en « accès complet » peuvent déplacer les documents ou les dossiers et ajouter d’autres membres.

Source : Centre de formation G Suite

Au-delà de cette notion de propriété et des différences que cela induit dans l’organisation du Drive, les fonctionnalités basiques restent les mêmes : possibilité de partager par lien, gestion du versioning, etc.

« Team Drives va permettre de résoudre de nombreux irritants qui survenaient dans l’utilisation de G Drive pour collaborer en équipe, et ainsi de repositionner les usages : j’utilise My Drive pour les fichiers de travail individuels ou que je souhaite partager ponctuellement, et Team Drives pour accéder instantanément à l’ensemble des documents de mon équipe. Et il était temps ! »

Pierre-Marie, Expert Solution chez Lecko

À travers Team Drives, Google souhaite proposer une nouvelle expérience de collaboration pour les équipes, en s’appuyant sur le socle fonctionnel de G Drive et sa suite de productivité online, G Docs.

Notez que Team Drives est uniquement accessible dans les versions Entreprise, Business et Education de G Suite, et non dans la version Basic.

Le Guide Non Officiel de l’offre G Suite

Team Drives : un besoin de collaboration non adressé jusqu’à présent

Certaines entreprises ayant fait le choix d’adopter la suite Google s’aperçoivent rapidement que My Drive n’adresse pas certains besoins de gestion documentaire directement. C’est le constat qu’a dressé la DSI d’une entreprise française dans le secteur de la grande distribution.

Ainsi, dans le contexte de cette entreprise, Team Drives a été choisi à la suite d’une étude parmi une multitude d’outils, et réalisée à travers des critères tels que l’expérience utilisateur, la mobilité ou l’intégration dans le SI de l’entreprise.

Les critères qui ont fait la différence ?

• L’intégration native dans l’univers Google
• La même interface que My Drive
• La complémentarité dans la réponse aux usages avec My Drive.

« Une étape à ne pas sous-estimer avant le déploiement est la mise en place d’un pilote dans plusieurs métiers de l’entreprise. En effet, la préparation du déploiement avec l’organisation d’un pilote dans 2 périmètres différents a permis de confirmer l’adéquation fonctionnelle de l’outil avec les usages recommandés et l’identification de bonnes pratiques. Ces inputs ont été indispensables pour ajuster l’accompagnement à fournir lors du déploiement général de Team Drives. »

Antoine, Consultant en transformation digitale chez Lecko

Un accent à mettre sur la communication et l’accompagnement lors du déploiement de Team Drives :

De par la ressemblance entre Team Drives et My Drive au premier abord, alors que ces deux outils présentent des propriétés propres à chacun, il est important d’expliquer la philosophie de l’outil à travers des actions de communication et d’accompagnement des collaborateurs :

• Les différents usages entre My Drive et Team Drives : usages individuels pour l’un, usages d’équipe projet pour l’autre.
• Les différents niveaux de droits d’accès dans Team Drives : accès complet, modification autorisée, etc.
• Les usages de création de Team Drives : il convient de penser en droit d’accès plutôt qu’en larges thématiques.

Les clés du déploiement de Team Drives

L’usage collaboration avec l’externe, faisant défaut de manière récurrente dans l’univers Google, demeure également un sujet d’attention sur lequel Team Drives montre ses limites.

En effet, les utilisateurs externes à l’organisation ne possédant pas de compte Google ne pourront pas accéder à l’ensemble du Team Drives directement : il faudra passer par le partage externe manuellement fichier par fichier. On notera que ce contournement peut présenter des problèmes de confidentialité sur certains documents.

Enfin, une question à prendre en compte avant le déploiement de Team Drives –la question à 100 millions– est de savoir si l’organisation souhaite laisser les utilisateurs créer librement des Team Drives, et se confronter au risque de devoir gérer des centaines de Team Drives à devoir potentiellement administrer, ou non.

« Notre recommandation ici est claire : il faut favoriser la collaboration en laissant la libre création des Team Drives par les collaborateurs d’une part et assurer la communication et l’accompagnement en insistant sur les usages dans Team Drives d’autre part. »

Antoine, Consultant en transformation digitale chez Lecko

La valeur ajoutée de Team Drives justifie-t-elle le surcoût de l’offre Business ?

La différence de prix entre les offres Basic et Business étant du simple au double, il convient d’évaluer la situation avant de prendre la décision. Y’a-t-il un besoin de collaborer dans un espace projet dédié ? Y’a-t-il un besoin d’assurer la pérennité de documents dans l’entreprise ?

Si la réponse à ces deux questions est oui, cela peut justifier la mise en place d’une étude plus approfondie pour évaluer les bénéfices d’utilisation de Team Drives dans l’entreprise.

L’argument qui peut faire la différence : l’offre Business permet également de lever les quotas de stockage de document sur Google Drive et donc disposer d’un stockage illimité.

Quel est le futur des équipes dans Google ?

Ainsi, l’arrivée dans G Suite de Team Drives puis plus récemment d’Hangouts Chat démontre les efforts de Google pour collaborer plus efficacement dans leur environnement en s’adressant enfin aux équipes.

Il sera intéressant d’observer comment le géant américain compte faire dialoguer ces deux nouveaux produits, compte tenu des promesses d’automatisation et d’interopérabilité annoncées par Hangouts Chat.

Pourra-t-on lier un salon de Chat à un espace Team Drives ? Commenter, éditer, voire créer des fichiers directement depuis Hangouts Chat ?

Autant de questions auxquelles nous nous ferons un plaisir d’apporter des réponses dans un prochain article croisant notre expérience terrain au regard de nos experts !