“Mon fichier, je te le partage comment, Outlook, Teams, Yammer ou OneDrive ?”

Pourquoi un outil serait-il plus approprié qu’un autre pour partager un document ?

Force est de constater, qu’en 2018, les outils numériques sont conçus pour répondre à des contextes d’utilisation de plus en plus variés et précis. Le marché se spécialise, en témoigne la diversité applicative présente, notamment dans Office 365. Chaque besoin de productivité peut être couvert par un outil de prédilection qui surpassera les autres.

3 questions à se poser pour bien choisir

Question 1 : Quelle est l’intention du partage ?

Quelle intention collaborative se cache derrière ce partage documentaire ? Informer ? Co-construire ? Obtenir des retours ? Valider ? Inspirer ?

Pour co-construire, solliciter des retours, organiser : +1 Teams

Pour officialiser, valider : +1 Outlook

Pour aider, inspirer, rassembler : +1 Yammer

Pour montrer, informer : +1 OneDrive

Question 2 : Quelle est l’audience du partage ?

A qui partager ce document ? L’audience du partage est un élément de décision clé dans le choix de l’outil.

Un cercle de confiance : +1 Teams

Une audience large aux pourtours non définis : +1 Yammer

Un seul collègue à la fois : +1 OneDrive

Des acteurs tiers : +1 Outlook

Question 3 : Quelle est la temporalité du partage recherchée ?

Mon partage est-il ponctuel ? Ephémère ? Dans la recherche de continuité ? De viralité ?

Partage pour travailler en continu dans la durée : +1 Teams

Partage pour acter dans le temps : +1 Outlook

Partage pour obtenir de la viralité : +1 Yammer

Partage ponctuel, éphémère : +1 OneDrive

Vous pouvez également vous inspirer des situations suivantes

Votre fichier est un document de travail personnel que vous voulez juste montrer à votre collègue : +3 pour OneDrive !

Votre fichier est un document de travail destiné à votre équipe en plus de votre collègue : +3 pour Teams !

Votre fichier est un document de référence qui ne concerne pas uniquement votre collègue mais une audience aux pourtours non définis : +3 pour Yammer !

Votre fichier est un document officiel qui requiert une validation ponctuelle d’acteurs tiers : +3 pour Outlook !

Pour aller plus loin, retrouvez dans Pick’n’Start toutes les clefs pour converger vers le bon usage d’Office 365.

Chacun constate une zone de recouvrement entre les solutions Office 365, des adeptes qui ne jurent que par l’une ou par l’autre et même une position confuse de l’éditeur sur leur place respective au sein de l’offre Office 365.

Alors comment faire son choix dans ce contexte ?

Chacune des solutions propose pourtant une experience differente. Yammer pour collaborer à large échelle et créer des synergies, teams pour soutenir des approches managériales Agiles.

Yammer c’est le Réseau Social d’Entreprise. Il permet de développer son identité numérique dans l’entreprise et de se mettre en réseau avec ses pairs pour mieux s’informer, développer son capital social et augmenter sa capacité de mobilisation.

Teams c’est un Chatops, il fédère toute l’information d’une activité (y compris celles provenant d’applications tierces), permet de converser dans des canaux, autour des activités suivies ou des documents. Il vise à augmenter la productivité de l’équipe.

Avant de faire un choix, il est préférable d’échanger et d’objectiver les attentes des acteurs clés à réunir dans un Groupe ou une Team. Nous vous conseillons de poser le débat en proposant à chacun de prioriser ses attentes dans le cadre de la collaboration qui se dessine. Vous pouvez le faire simplement avec Pick’n’Start. C’est gratuit.

Personnellement j’affiche le QR code sur une slide et j’invite chacun à sortir son smartphone. Il ne reste alors plus qu’à trouver un consensus

Choisir Yammer à plusieurs avec Pick’n’Start

Choisir Teams à plusieurs avec Pick’n’Start

Pour aller plus loin, porter le changement est un challenge passionnant. Retrouvez les clés de réussites adoptées par les Enchanteurs, ceux qui vous embarquent dans une aventure qui a du sens.

On September 29th, we released our third guide the Microsoft collaborative universe. Strategy, new features and applications, opportunities and limits regarding usages, interoperability… Get ready to dive into it and understand it better! 

Dowload the study here (free)

Office 365: a true interactive megalopolis!

 

3- A lack of integration reducing potential usages

The applications are not very integrated with each other. The product fragments more quickly  than it integrates, which creates problems when it is used in businesses.

4- The Digital Workplace, an embryonic promise

Office 365 is not synonymous with the Digital Workplace because it is not very integrated and not very customised. It is an embryonic promise (for other  publishers as well) based on better integration in the future and the input of smart bots.

How Office 365 will evolve in the future?

5- A room for complementary third party  solutions

Alternatives exist to enhance Office 365: there are add-ons to compensate for the suite’s weaknesses in terms of overall cohesion (Unily, Powell365, Beezy). The connectors available from Microsoft are encouraging but still limited functionally and low in number.

6- Behind the brand: a variety to be dealt with

Office 365 is available at several pricing levels, associated with different levels of access to the components in the catalogue. This variety is reflected in businesses. We had some fun to recap the offers in a chart.

“Office 365” can mean a lot of contracts and bundles…

7- A significantly depleted On-premise version of Office 365

Only certain applications in Office 365 have On-Premise versions. These are not exactly turnkey solutions despite similar functional coverage. It is  not possible to make the most of the interoperability potential offered by Office Graph.

8- Companies losing control of their data

We are not saying that Office 365 is not compliant. But there is no encryption management by customers, a changing geopolitical context and no international legal agreements. The issue of data reversibility is still unresolved.

Vous êtes administrateur Office 365, vos licences E3 fraichement achetées et affectées à vos collaborateurs, vous constatez avec effroi que l’application Yammer est par défaut activée et disponible dans la mosaïque d’applications pour tous. C’est le cas depuis le 2 Février 2016 à vrai dire. Pourtant la consigne de l’équipe digitale était claire : Pas d’ouverture massive de Yammer tant que la stratégie de transformation n’est pas aboutie. Votre Chief Digital Officer tire la sonnette d’alarme, Yammer doit être désactivé au plus vite pour éviter l’effet “feu de paille” bien connu dans les projets de déploiement de réseau social d’entreprise non accompagnés.

Vous vous précipitez alors dans l’administration générale d’Office 365, la rubrique application, et cherchez l’application Yammer pour la désactiver. Mais Yammer n’est plus désactivable depuis la gestion des applications. 

Rassurez-vous, il existe un contournement. Il convient de se rendre dans le panneau d’affectation des licences et de désactiver la licence Yammer pour chaque profil concerné. 

Il reste un problème. La manipulation est-elle possible pour un groupe d’utilisateur ? Je n’ai pas pu ouvrir l’onglet “Office 365 Entreprise E3” pour désactiver Yammer lorsque plusieurs utilisateurs étaient sélectionnés. Bug ou fonctionnalité manquante, quoi qu’il en soit, il n’est pas question de désactiver Yammer pour chacun de vos utilisateurs à la main. Pour les administrateurs avertis, PowerShell a d’ailleurs développé un script pour le faire à notre place. Le processus complet est expliqué ici.

Pourquoi ? Car nous avons l’intime conviction que partager ces ressources librement permet de créer une émulation de notre écosystème. Cela aide les porteurs d’initiatives à développer leurs projets. Cela éclaire les managers et décideurs à porter leurs décisions. Cela amène nos clients à être plus exigeants.

Alors que nous entamons cette semaine le lancement de notre 7ème étude sur les Réseaux Sociaux d’Entreprise, nous pensons avoir passé l’âge de raison.

Aujourd’hui nous vous proposons de vous impliquer. Par votre geste, vous émulez vous aussi l’écosystème du 2.0. Vous ouvrez des brèches, lancez des débats, nous questionnez pour toujours viser l’excellence.

Ainsi pour le lancement de RSE – Tome7, nous offrirons la version papier de notre étude à l’ensemble des ambassadeurs de nos travaux. Un RT, un partage sur Facebook, un petit mot dans LinkedIn… ces micro-actions sont autant de manières de partager votre souhait de voir un écosystème évoluer, réflechir et s’agrandir. Nous partageons la même cause : partager, c’est s’enrichir.

Partager, c’est s’enrichir. Nous y croyons. Nous vous remercions ! http://t.co/D737vsnfkf #RSET7 pic.twitter.com/bMYAQbZHfn

— LeckoFR (@LeckoFR) 28 Janvier 2015

Au programme :

• Point de repères : état des grands modèles de pratiques dans les entreprises et des approches de transformation adoptées
• Évolution des offres du marché et focus sur le marché français
• Perspectives 2013
• Bluekiwi, Jive, Microsoft/Yammer présenteront à tour de rôle leur stratégie
• Débat et échange avec la salle

En 2013, nul doute que ces trois acteurs feront parler d’eux. Le leader français se trouve épaulé par une SSII dont le patron a fixé le cap du Zéro email à son organisation. De nouveaux moyens sont désormais disponibles à une équipe qui a su montrer depuis 5 ans sa capacité d’innovation. Jive leader mondial, entré en bourse en décembre 2011, vient d’une part de lancer une offre Saas complète et d’autre part ouvre des bureaux à Paris. Microsoft rachète Yammer pour 1,2 md$ en juin 2012 et sort une nouvelle version de Sharepoint, solution leader sur le marché historique des intranets collaboratifs. Toute l’attention est désormais portée sur l’articulation qu’arriveront à créer ces deux équipes. Chacun nous présentera sa vision stratégique du marché :

• Christophe Routhieau, co-fondateur de blueKiwi
• Na-Young Kwon, SharePoint Product Marketing Manager
• Xavier Artiguebieille, responsable commercial France Jive

L’évènement sera clôturé par un débat.

Pour vous inscrire : http://www.amiando.com/Lecko_04.html

Initialement le BtoE (business to employee) était un marché de niche. Il est devenu un angle d’attaque commerciale pour l’ensemble du marché. Un point de passage tactique pour ensuite adresser les projets à grande échelle portés par les entreprises. Pour cela les éditeurs doivent séduire ces Leaders de pratiques internes en mesure de porter les projets de développement d’usages, et les aider à créer une dynamique de changement. Ces succès internes seront déterminant pour guider l’entreprise dans ses projets de généralisation et la convaincre d’investir dans cette transformation qu’elle co-portera dans cette situation avec les collaborateurs.

Il s’agit de l’un des constats qui ressort dans la 5eme édition de l’état de l’art annuel de Lecko sur le sujet. Les réussites sont le fruit de leaders internes. Le marché s’est adapté pour les “recruter” et répondre plus particulièrement à cette nouvelle cible :

• Le plus révélateur est l’apparition des Customers Success Managers. Ils sont en charge de fournir les clefs de réussite à ces porteurs d’initiatives. Des prestations informelles incluses dans le prix des licences, pour l’instant.
• Ces éditeurs intègrent de plus en plus des outils de gestion de la productivité personnelle à leur applications . Les évolutions fonctionnelles de 30 solutions de RSE sont détaillées dans l’étude. Conditionner la réussite à une adhésion collective est périlleux et disposer de bénéfices directs et immédiats devient un motif d’adhésion suffisant. Salesforce vient d’ailleur d’annoncer (cf article de Collaboratif-info.fr) la gestion de tâches depuis Chatter et Jive a racheté Producteev il y a 2 mois. (Article de Frenchweb.fr)
• Ces éditeurs recherchent en premier lieu la compatibilité avec les équipements des utilisateurs plutôt qu’avec ceux de l’entreprise : ils ont pour beaucoup développé des applications pour mobile et tablette quand, dans un même temps, ils abandonnaient l’idée d’être compatible avec tous les navigateurs web présents dans l’entreprise, en commençant par IE 6. Certaines vont même jusqu’à fournir une application dont l’usage dominant se fait via le mobile. Elles arrivent d’une part à toucher un support encore peu occupé par d’autres applications du SI, d’autre part elles se rendent consommables sans être tributaires du SI de l’entreprise, de ses compatibilités technologiques, de ses politiques de sécurité ou de sa qualité de service. Ces éditeurs sautent à pieds joints dans l’ère du byos (bring your own service)
• Les solutions deviennent des services, qui, au delà de leur mode de distribution, se distinguent par le fait qu’ils sont focalisés sur une proposition d’usage, donc un champ d’utilisation plus ciblé. Cela leur permet de présenter une excellente affordance. D’ailleurs, il n’y a plus besoin de formation, mais de créer une dynamique de changement, ce volet essentiel que justement doit prendre en charge le Leader de pratique.

L’étude sera présentée lors d’un évènement dédié le 31 janvier prochain.
Nous y exposerons les dernières évolutions du marché et les orientations engagées. Pré-inscriptions ouvertes : http://fr.amiando.com/Lecko_04.html

L‘émoi des éditeurs français est compréhensible, comme toujours face à une distorsion insidieuse du marché.

On peut mettre en perspective le choix du Cigref avec l’élan actuel du “produire français” mais je préfère le rapprocher de la vente de bluekiwi en avril dernier. C’est un signe de plus que les éditeurs français ont beaucoup de mal, d’une part, à lever des fonds, d’autre part, à obtenir la confiance des grands comptes pour des orientations technologiques à l’échelle de l’entreprise. Mais les deux difficultés tirent leur origine de cette idée que les produits conçus en Californie sont meilleurs. Une situation flagrante, par exemple en 2009 et 2010, lorsqu’a plusieurs reprises des grandes entreprises choisissent Sharepoint contre blueKiwi pour bâtir leur réseau social d’entreprise, parfois après avoir fait des expérimentations réussies avec l’éditeur français. Une base irrationnelle qui laisse place ensuite à des éléments qui vont devenir réellement discriminants.

Aujourd’hui l’écart le plus important entre les éditeurs RSE français et américains se trouve dans leur bilan, pas dans leur couverture fonctionnelle. De gros investissements (donc des dettes), de gros chiffres d’affaires, de grosses pertes. Abondamment financées depuis 5 ans, difficile de savoir si elles ont atteint leur point mort. Prenons l’exemple de Yammer (57M$ puis 80M$ en mars 2012) pour se faire racheter 1,2 milliards de dollars par Microsoft. Jive, fin 2011 réalise un CA de 75m$, n’a pas atteint son équilibre, après avoir levé 16,9M$ en 2008, 46,2 en 2010 (http://www.collaboratif-info.fr/actualite/jive-se-prepare-a-une-perilleuse-entree-en-bourse). Jamais profitable en 5 ans nous rappelle Collaboratif-info, avec une perte cumulée de 85M$ à mi-2011. Jive réussi son entrée en bourse mi-décembre 2011 et lève 161,3 m$ supplémentaires. Ces derniers tentent aujourd’hui de transformer un succès dans leur financement en succès populaire, pour escompter un jour un succès commercial.

Les éditeurs français sont, eux, à l’écart du cercle vertueux de la confiance, celle dans la réussite de leur entreprise qui induit celle d’investisseurs, qui conforte les clients qui elle-même est déterminante pour le succès. Or les investisseurs s’assurent de pouvoir sortir avec une plus value, donc de trouver quelqu’un d’autre qui aura confiance dans le succès de l’entreprise. Et la finance a inventé des mécanismes permettant de valoriser une entreprise avant même qu’elle n’ait rencontré le succès commercial. Aucun éditeur du Social Software n’est économiquement viable sauf certains français. Allez-savoir.

Conséquence n°1 : Un dumping économique à peine masqué

Face à ce défi technologique, l’état fait sa part de travail, en soutenant l’innovation avec le CIR et JEI. C’est face au défi commercial que nos éditeurs ne sont pas soutenus. Les grandes entreprises peuvent apporter bien plus qu’un peu de chiffre d’affaire : elles sont un terrain de co-innovation qui apporte maturité et crédibilité à l’éditeur pour affronter ces compétiteurs étrangers. Mais ces entreprises se laissent séduire par les promotions de ces éditeurs américains engagés dans leur phase de conquête visant à capter avant tout des parts de marché : -50%, -75% sur leurs prix publics ne leur font pas peur si le compte est intéressant. Gorgés de capitaux risques, ils peuvent tenir, prendre des positions et attendre que les usages se développent et que leurs solutions s’enracinent chez leurs clients. Ils tablent ensuite sur la paresse des clients à affronter une migration et l’absence de concurrents, tous étouffés par leur stratégie d’occupation. Les grandes entreprises achètent aujourd’hui des solutions vendues à pertes, le réveil n’en sera que plus dur demain. Le savent-elles ?

Conséquence n°2 : Une faible capacité d’investissement pénalisant leur avenir

A cette bataille économique déjà perdue, s’ajoute la conséquence de l’écart de capacité de financement. Les éditeurs financés par du capital risque peuvent non seulement couvrir leurs couts d’exploitation et de commercialisation, mais également investir dans leur technologie plus rapidement que les start-ups en autofinancement. En cela, les éditeurs américains vont également prendre de vitesse les éditeurs français.

Conséquence n°3 : L’absence de levier fourni par des écosystèmes puissants

L’articulation avec les autres applications du SI et les partenariats technologiques seront clefs demain. Ces briques RSE isolées n’ont pas vocation à rester seules, au contraire. (cf. étude sur l’urbanisation du SI Social). Certes les grands éditeurs concernés proposent des Open API, ces API utilisables librement. Dans les faits, il est nécessaire d’être accompagné et donc d’avoir l’approbation et même l’appui de l’éditeur pour que cela fonctionne. Autant dire que pour les petits éditeurs français, cela nécessite un double effort et compromis. Il est par exemple difficile d’intégrer l’écosystème de Microsoft sans l’intégrer à 100% ou de discuter depuis Paris avec les équipes de développeurs de tous les leaders du marché basés en Californie. Leur poids économique et leur proximité leur offrent plus de capacité à fournir un écosystème qui sera demain très discriminant dans l’univers du Saas (On demand, plug & play et dans lequel on tarde à faire de l’intégration).

Le marché du Social Software n’est pas un marché de masse, comme celui de la bureautique ou de la messagerie. Le social business est, on ne cesse de le dire, très imbriqué dans les processus de l’entreprise. Il y aura la même diversité de logiciels dans le marché du Social Software qu’il n’y en a aujourd’hui dans celui du Software. Mais aujourd’hui, les éditeurs leaders sur le marché poussent l’idée qu’il n’y a qu’un seul RSE dans l’entreprise ; une manière de conserver leur position dominante. Les petits éditeurs ont tout intérêt (ainsi que les entreprises) à porter un modèle alternatif, permettant l’interopérabilité. Les éditeurs français doivent sortir de ce jeu dans lequel l’industrie du logiciel les broie.

Certains éditeurs français peuvent devenir des valeurs sures

Les difficultés d’accès à des financements ne les enterrent pas pour autant. Les éditeurs français doivent valoriser d’autres formes d’entrepreneuriats en mesure de renouer avec un autre cercle vertueux de la confiance et revendiquer leur indépendance face à des fonds financiers qui influent sur les stratégies et finissent par faire de l’ingérence. Bien sûr elles doivent être innovantes dans leur offre : une prise de risque plus aisée lorsqu’on est sur un marché de niche, faute de pouvoir attaquer aujourd’hui un marché de masse. Elles peuvent se positionner sur des besoins métiers spécifiques ou répondre aux particularités culturelles des entreprises françaises. Pourquoi les acteurs français ne s’attèleraient pas à fournir des briques articulables entre elles permettant de bâtir le SI social et proposer ainsi un schéma d’architecture alternatif dans lequel ils pourront durablement exister ? et ce, dans l’intérêt des entreprises.

Mais avant tout, elles doivent être plus en phase avec les préceptes portés par leurs produits support de l’Entreprise 2.0. Leurs écosystèmes sont trop pauvres aujourd’hui, et c’est tout juste s’ils s’organisent pour évangéliser leur marché. Pourtant, ils ont peu de chance d’arriver à se développer, seuls. Auront-ils la capacité à développer des synergies de coopétition entre eux pour créer plus de valeur et d’accepter de la partager ?

Un salon qui, associé au salon RH, a rassemblé près de 7800 visiteurs  dont 1900 sur les conférences. Une dynamique intéressante qui a de quoi satisfaire les exposants. La nouvelle formule du village RSE a bien fonctionné : l’espace lounge plus ouvert, tourné vers l’échange de pratiques plutôt que le commerce, est plus en phase avec la réalité de notre écosystème qui travaille de concert à un apport pédagogique au sein des entreprises.

Intranet, RSE et SI social

La question de l’urbanisation du SI social et la nécessaire cohabitation entre différentes dynamiques à coordonner au sein d’un projet de gouvernance, fait consensus cette année. Il ne fait plus de doute qu‘il y aura plusieurs RSE dans l’entreprise, voulue ou non, cette construction est inévitable. Le schéma consistant à faire cohabiter des solutions d’infrastructure comme Sharepoint et Connections avec des éditeurs plus agiles et novateurs dans leur outillage des pratiques émergentes dans l’entreprise fédère de plus en plus. Nous suivrons tout particulièrement cette année ces rapprochements technologiques et les cas d’usages associés.

On a peu parlé d’intranet…. Et presque pas de cette fausse évidence d’Intranet 2.0. L’intranet continuera à vivre et devra s’articuler avec un RSE ; ils ne fusionneront pas, même si des plateformes comme Jalios, Silverpeas et Sharepoint offrent un package modulaire global.

Le développement des usages sur toutes les lèvres

Aujourd’hui les projets sont dans l’ensemble encore au stade de capter l’attention, d’attirer les collaborateurs sur le RSE, et pour cela, il en faut pour tous les gouts : du métier, du non professionnel, des démarches cadrées, de la liberté.

Si tout le monde parle de la conduite de changement et de son enjeu, peu d’acteurs dont c’est le métier étaient présents. A nos cotés, il y avait biensur Nextmodernity notre coopétiteur favori, mais aussi WEA et Voirin Consultants. Quatre cabinets de conseil entourés d’une grosse dizaine d’éditeurs. Tout le monde en parle, d’avis d’éditeurs, peu en font, les entreprises manquent d’expérience et hésitent à investir dans l’accompagnement. Étant consultant, mes interlocuteurs ont fait le choix inverse; mais il est vrai qu’ils obtiennent plus facilement des budgets pour acquérir de la technologie que pour investir dans la montée en compétence de leurs collaborateurs ou faire évoluer la culture interne.

Probablement que l’offre de conseil n’est pas assez concrète, que sa promesse ne donne pas confiance ou bien que règne l’impression de trouver gratuitement les conseils dans ses lieux d’échanges. Peut-être la crainte de payer un prestataire qui va faire son boulot ? Ou un manque de budget ? je m’interroge.

Barcamp organisé par Lecko, animé par Olivier Roberget (Collaboratif-info.fr), avec Philippe Pinault (Blogspirit), Anthony Poncier (Lecko), Pierre Milcent (IBM) et Bertrand Duperrin (Nextmodernity)

Faute de voir le marché innover pour proposer des offres facilitant le développement des usages, les entreprises ont pu découvrir de nouveaux éditeurs de solutions RSE : Gravity3, Inspheris, Numericube, My live company. Bienvenue à eux ! Nous les analyserons ces prochaines semaines. Le marché n’est donc pas pour l’instant dans une phase de consolidation et ses acteurs doivent encore évangéliser les entreprises. Ils devront, en conséquence, tenir dans la durée et pour cela trouver des financements, en plus d’être innovants pour se différencier. Pendant ce temps, les géants américains, Jive et Yammer, respectivement entrent en bourse ou lèvent des financements importants (Yammer  http://www.forbes.com/sites/tomiogeron/2012/02/29/yammer-raises-85-million-in-new-funding/)

Pour terminer, ce fut justement pour nous l’occasion de présenter notre nouvelle offre d’accompagnement au développement des usages, Lecko RSE Analytics, s’appuyant sur la mesure des évolutions vers des pratiques sociales et collaboratives. J’en profite pour remercier Jean-Marc Goachet qui nous a fait profiter de son témoignage, son enthousiasme et sa contribution à l’amélioration de la méthodologie.