Lors du Co-Lab organisé par Xwiki et Silicon Sentier à la Cantine, le 3 juillet 2009, USEO faisait part d’un retour d’expérience BlueKiwi relatif à la mise en place d’un réseau social d’entreprise. D’autres témoignages clients et retours d’expérience étaient organisés concernant Xwiki, Revevol et Personall, le tout autour de l’entreprise 2.0 et du collaboratif bien introduit par Anthony Poncier d’IDRH. La salle de La Cantine était pleine et les auditeurs attentifs et participatifs. Compte rendu USEO.

L’assemblée était de suite captivée par l’introduction d’Anthony Poncier qui nous présenta l’évolution du collaboratif, les apports du web 2.0 et les bénéfices pour l’entreprise 2.0. S’appuyant sur une étude de la CCIP, il nous montra que pour les entreprises qui ont mis en place des outils collaboratifs, seules 3% jugent que ça n’a rien apporté. Ensuite 1/3 pensent que ça a permis d’augmenter le partage de connaissance, 1/3 le partage d’informations « informelles », 1/3 le gain en réactivité et l’augmentation de la productivité. Le débat était posé : il est « prouvé » que le collaboratif apporte des gains pour l’entreprise (en termes de capitalisation, d’intelligence collective, d’échanges, de production de nouveaux produits & d’innovation, de baisse du turn over, etc.) mais également pour les collaborateurs (en termes de reconnaissance – la fameuse « e-réputation -, de développement de connaissance, de résolution de problème, de réduction de l’isolement, de partage d’informations, etc…). Face à ce constat et à ces éléments chiffrés, pourquoi, certaines entreprises hésitent elles encore à mettre en place des outils collaboratifs ? Il est clair que la problématique n’est pas « outil » ; aujourd’hui l’offre technologique est large, mature et il existe des solutions pour tous les contextes, tous les usages et toutes les bourses. Très rapidement le « frein » principal est lâché : l’évolution culturelle ! Dans des organisations encore très hiérarchisées, découpées en silos, la notion de transversalité, d’abattement des frontières, de non maitrise de l’information, la sécurité des échanges et des informations peuvent encore représenter un frein important. Sur ce dernier point, le meilleur exemple fut celui de la CIA qui, question sécurité et information sensible, est plus que représentative. La CIA, donc, a développé le travail collaboratif au sein de ses équipes avec bien entendu des niveaux de sécurité et d’habilitation distincts suivant le caractère sensible et confidentiel de l’information. Si la CIA n’a pas eu de craintes quant à la sécurité des informations échangées et partagées quelle organisation pourrait en avoir ?! Cet exemple, appuyait donc le fait que c’est la culture qu’il faut faire évoluer et cette évolution ne s’opérera que dans le temps. Pour preuve en est, il y a encore quelques années nous en étions au « Desktop » (avec l’accès à nos fichiers, à nos dossiers,…) puis est arrivé le mail qui s’est imposé (malgré quelques récalcitrants à l’époque), puis le Groupware (avec les agendas partagés, les serveurs partagés…). L’évolution naturelle est donc au collaboratif, prochaine étape de ce long processus. Mais, la mise en place du collaboratif doit répondre à quelques principes pour être un succès. Cette démarche doit être volontaire (et non imposée) – notion de « vouloir coopérer » -, il doit y avoir des quick wins (et non penser à tout révolutionner « one shot ») – notion de « savoir coopérer » – et enfin, il faut de bons outils adaptés aux usages et contextes – notion de « pouvoir coopérer » -. Comment les 4 intervenants à venir avaient « voulu, su et pu coopérer » ? C’est qu’ils nous expliquèrent.

Pascal Taillandier de l’AFP nous présenta son projet wiki (sous Xwiki) qui avait pour objectif de permettre aux journalistes dispersés sur tous les continents de faciliter les échanges et les partages d’informations pour ainsi s’imposer comme un véritable outil de veille. Une première plateforme « ibusiness » fut mise en place puis 13 autres wiki virent le jour. D’un point de vue outil, la satisfaction est totale mais en termes d’utilisation et d’évolution des usages tout n’est pas encore gagné. En effet, si le wiki « ibusiness » connait une fréquentation importante en terme de consultation, la publication est encore trop peu abondante. Par conséquent le utilisateurs doivent encore être accompagnés, sensibilisés à ces nouveaux usages.

Ensuite, Personall nous proposa le retour d’expérience de SPIE Batigolles via le témoignage de Bertrand Puechmaille (aujourd’hui chez Geriza). Il nous présenta son projet portail d’entreprise collaboratif et personnalisé basé essentiellement sur Personall et Google Apps. L’objectif était de proposer à chaque collaborateur de pouvoir créer son « igoogle » : sa propre interface avec ses propres widgets sachant qu’en fonction du profil du collaborateur et de son appartenance à telle direction, un certain nombre de contenus lui sont également pushés automatiquement. Ensuite il peut, à sa guise, s’abonner à d’autres fils, et organiser son portail comme il l’entend. Ainsi, Personnall a été choisi pour sa souplesse, la facilité à agréger des contenus & services et le degré de personnalisation offert aux utilisateurs. Et Google Apps a été retenu pour sa simplicité autour de ses services de GED et ses fonctions collaboratives simples.

Olivier Margerant de Revevol prit ensuite la parole, faute de retour client qui s’était désisté pour une urgence. O.Margerant nous présenta l’offre de Revevol autour de Google Apps. Pour lui, Google Apps répond à 2 concepts clés du collaboratif : l’universalité (accès aux documents où que l’on soit) et le simultané (tout le monde peut travailler en même temps sur le même document, à partir du moment où il y est autorisé, bien sûr !). Que demander de plus ? Et il ne faut pas oublier que les contenus, les données dans une entreprise répondent à 2 cycles : Cycle 1 (Collaboratif) – coproduction de documents, de façon asynchrone, déstructurée. Cycle 2 (GED, Workflow) – le document validé, de référence, est stocké, classé, structuré. Pour le cycle 1, Google Apps. Et pout Olivier Margerant la problématique n’est pas « qu’est ce que je peux faire avec Google , » mais bien « qu’est ce que je veux faire ? ». Et, il souligne justement que la problématique n’est pas « outil » mais bien « usages » : il faut « créer de nouveaux usages » !

Ces retours d’expérience se terminèrent par celui d’USEO via Arnaud Rayrole qui présenta l’usage de BlueKiwi, plateforme de réseau social, au sein du cabinet à travers la mise en place de la « Communauté ». Le déploiement du RSE répond à 2 objectifs : la capitalisation interne et la valorisation de nos savoirs vers nos clients et partenaires (notion d’entreprise étendue), une véritable révolution culturelle ! Une fois ces 2 objectifs clairement définis, USEO a étudié et testé les solutions du marché. Le choix s’est porté vers l’offre Bluekiwi pour son ergonomie, sa simplicité d’utilisation et son mode d’hébergement et SaaS. Puis, la 3^ème phase, le déploiement a été réalisé en interne et la migration d’un outil Groupware vers cette communauté s’est faite dans la douceur sans trop de problème. Le déploiement vers nos clients est plus long car chaque client doit être accompagné et accueilli sur la communauté USEO. Ce déploiement est toujours en cours (déjà 100 profils inscrits) mais les 1ers retours sont bons et les clients participent de plus en plus. Mais cette communauté nécessitée d’être animée. Ci-dessous la présentation réalisée par Arnaud au Co Lab :

La matinée se termina par une table ronde où les principales questions tournèrent autour du ROI associé à la mise en œuvre d’un outil collaboratif, élément essentiel à présenter auprès de décideurs. Malheureusement pas de réponse tranchée car nous avons encore peu de recul. La réponse de la plupart des participants fut que : le « ROI n’est pas quantitatif mais principalement qualitatif ». Face à cette réponse de « normand », les évènements comme le CoLab qui visent à proposer des retours d’expérience, à « évangéliser » ces concepts, ont de beaux jours devant eux ! Et c’est tant mieux !

Merci à Damien Douani (BlueKiwi) pour son invitation et à Emilie Ogez (Xwiki) pour l’organisation !