Les RSE eux permettent à chacun de s’exprimer mais ne hiérarchisent pas l’information conduisant d’autant plus dans cette phase d’apprentissage à une perte de repères.

En revanche, l’association des deux révèle un réel potentiel de management de l’information à la hauteur des enjeux de l’ère numérique. L’intranet, lui, organise, s’inscrit dans un cycle long, fournit un référentiel, constitue le lieu d’expression de l’institution. Le RSE va à l’inverse, présenter un flux vivant car agrégeant les réactions de tous ses pairs. L’intranet et le RSE sont des sources mutuels l’un de l’autre : information de référence à faire circuler et curation des échanges qui comptent. Le RSE apporte l’agilité quand l’intranet fournit les repères.

Le couplage de l’Intranet et du Réseau social d’entreprise soulève de nombreuses questions : Comment les entreprises ajustent leur mode management de l’information ? Quelles réponses fonctionnelles et techniques apportent l’offre du marché ?

Nous vous donnons RDV au Forum Lecko le 18 mars à 9h45 pour une discussion ouverte avec les experts du domaine. Durant 2 jours, le Forum Lecko s’attache à confronter les expertises afin de faire émerger un état des l’art de la thématique “Comment le social augmente le management de l’information”.

Grâce à la participation des experts de Bluekiwi, Inspheris, Jamespot, Jalios, Kayoo, Knowledge Plaza, Microsoft et Talkspirit vous pourrez nourrir votre réflexion d’une pluralité de points de vue et retours d’expérience. Découvrez le programme des prises de parole sur http://forum.lecko.fr/documation/

A l’heure de l’avènement du cloud, beaucoup d’entreprises restent indécises face au choix on demand ou on premise pour leur plateforme Sharepoint. Alors que Sharepoint on premise est historiquement ancré dans les entreprises, Sharepoint on demand ou plus communément appelé online a vu le jour beaucoup plus récemment. Avec le rachat de Yammer en 2012, Microsoft à la volonté de prendre le virage du 100% cloud. Des nouvelles offres voient le jour et laissent perplexes certaines compagnies. Entre cloud, on premise et hybrid, que choisir ? Les offres présentent des différences fonctionnelles, techniques et économiques qu’il convient d’étudier pour choisir pertinemment selon ses besoins. Nous nous sommes penchés sur la question.

Des architectures Cloud/Serveur différentes 

Côté on premise, on a une architecture traditionnelle. Des outils interopérables, Sharepoint y compris, sont installés sur serveur et mis sur le réseau de l’entreprise. Les services suivants sont disponibles : Sharepoint Server, OneDrive for Business et Lync Server. La messagerie mail Outlook est comprise dans la suite bureautique traditionnelle Office.

Côté on demand ou online, on retrouve les mêmes outils piliers ainsi que Exchange, l’évolution d’Outlook dans le cloud. La différence principale de l’on demand est l’ajout d’une surcouche sociale alimentée avec Yammer ou SharePoint et d’un socle cloud Office 365. Idéalement, la surcouche sociale permet d’accéder aux fonctionnalités transversales d’un réseau social d’entreprise notamment avec Yammer. Du moins, c’est l’objectif de Microsoft. SharePoint 2013 a été développé initialement pour servir de réseau social d’entreprise au sein d’Office 365. Mais Microsoft fait actuellement évoluer sa plateforme pour qu’à terme cette couche sociale soit gérée uniquement par Yammer. Un minimum d’intégration avec Office 365 est dès à présent disponible. A terme l’expérience sera complète avec par exemple des flux Yammer directement disponibles au travers des documents. Le caractère social de SharePoint est voué à disparaître au profit de Yammer. SharePoint restera néanmoins l’usine à site telle que l’on la connaît.

Au-delà du “full cloud” ou du “full serveur”, une troisième option est disponible. Aujourd’hui, début 2014, il est toujours possible de choisir sa plateforme de réseau social d’entreprise sur Office 365 : Yammer ou SharePoint. Cette possibilité de choisir entre les deux produits est uniquement proposée par Microsoft dans le cadre du service Office 365 (c’est à dire en cloud) car Yammer n’est disponible que sur du cloud. Sur l’offre on premise, on accède seulement à SharePoint 2013 avec néanmoins la possibilité de connecter un SharePoint 2013 on premise avec un Yammer online. On appel cette dernière option l’Hybride disponible via le Service Pack 1 Microsoft. Elle a l’avantage d’être une excellente façon de réaliser la transition tout en bénéficiant des avantages du cloud et du serveur.

Choisir sur un plan fonctionnel, technique et de sécurisation

Fonctionnellement il existe très peu de différences entre les offres complètes online et on premise. La seule différence réside dans la mise à disposition de fonctionnalités de reportings et de tableaux de bord uniquement disponibles en on premise. Pour le reste, les différences sont davantage d’ordre économique et technique.

Sur le plan technique, le cloud offre moins de possibilités de personnalisation de la plateforme que le on premise. Dans le cas où l’on souhaiterait personnaliser la plateforme au travers de développements spécifiques, il est préférable de partir sur un hébergement on premise. Le cloud interdit pas mal de développements, y compris pour la charte graphique où par exemple le ruban Office 365 est difficilement modifiable. En plus des difficultés d’implémentation des packages spécifiques, se pose la question de la pérennité. Le modèle cloud ne permet pas aux équipes de planifier les montées de version et de sécuriser en parallèle les développements existants. Une montée de version peut très bien du jour au lendemain avoir des impacts sur les développements spécifiques. Ainsi, si on opte pour un modèle cloud, il faudra veiller à ce que les développements soient bien circoncis au sein d’applications. Ils ne doivent pas “dénaturer” la plateforme. Développements mis à part, le cloud a tout de même l’avantage de proposer des mises à niveaux fréquentes permettant d’entretenir une plateforme à la pointe dans le temps.

Niveau sécurité, le on premise est nativement plus sure que le on demand de par son détachement avec internet. Il sera plus facile de construire une politique de sécurité autour d’une plateforme sur serveur que dans le cloud où celle-ci dépendra de Microsoft.

Des plans économiques nativement différents

Sur le plan économique, le pricing diffère beaucoup entre le on demand où l’on peut directement estimer un coût pour son entreprise et le on premise où il faudra passer par des devis négociables. Souvent, les entreprises clientes Microsoft peuvent bénéficier de réductions en renouvelant leur package on premise, un net avantage pour Microsoft qui part avec une longueur d’avance sur ses concurrents aux vues de son implantation actuel sur le marché des suites bureautiques.

Dans une tribune publiée par L’Usine nouvelle, Nicolas Grué, consultant e-business, explique que le réseau social d’entreprise (RSE) permet notamment de « transcender les habilitations hiérarchiques, tout en respectant les limitations d’accès propres à certaines informations » Ce dispositif permet aux utilisateurs de collaborer, de partager, de capitaliser l’information tout en respectant les niveaux de confidentialité. Ceci semble être approuvé par une grande majorité de salariés mais dans les usages cela devient compliqué.

Les salariés participent très peu voir pas du tout. Le manque de temps est souvent évoqué mais aussi la peur de s’exprimer, d’être jugé.

Avant de déployer un réseau social d’entreprise, posez les objectifs simples, analysez les besoins des utilisateurs, impliquez-les, adaptez votre accompagnement. Parfois ce dernier doit être « sur mesure ».

L’engagement ne s’obtient pas en une semaine ! C’est un travail de longue haleine où les actions à mettre en place s’étalent dans le temps.

Pour mobiliser les utilisateurs, il y a des éléments essentiels que l’on oublie souvent de prendre compte dans notre réflexion :

•  Identifier leurs attentes. Est-ce qu’ils souhaitent l’utiliser pour partager de la veille, ou encore échanger sur un projet en construction ou tout simplement mettre en exergue les bonnes pratiques sur un sujet métier ?
  Pour recueillir ces éléments vous pouvez partir sur des interviews, ceci permettra de créer un lien plus étroit ou encore d’organiser des groupes de travail dans un lieu extérieur à l’entreprise pour favoriser l’échange.

• De là vous pourrez identifier les sujets qui intéressent. L’important est d’aligner le contenu à ce qu’il recherche. Pour amorcer la chose, vous pouvez proposer des  sujets en rapport avec le métier ou encore donner de la visibilité sur des projets en cours/finalisés. Les utilisateurs sont très friands de ça. Ils peuvent ainsi rebondir dessus et discuter de leurs expériences. L’objectif est de donner le réflexe du partage, de l’échange mais aussi l’envie de collaborer.

• Un dispositif important que l’on oublie souvent c’est d’inclure les managers dans le déploiement d’un réseau social d’entreprise. Ces personnes peuvent porter le projet et montrer son importance. Ils pourront porter les valeurs, mais aussi accompagner leurs équipes dans l’utilisation de cet espace communautaire. Ceci passe parfois par de la gratification. Le but c’est de les encourager.  Pourquoi ne pas leur proposer des objectifs autour du RSE ?
  Si vous avez déjà décidé de vous lancer sur un RSE, il ne faut pas hésiter à vous entourer de bons interlocuteurs qui pourront vous aider à porter les valeurs du RSE, à le légitimé. Il y a une réelle nécessité de créer de la cohésion autour de cet espace d’échange.

•  Adapter votre accompagnement et plan de communication. Il est nécessaire de susciter l’intérêt, de donner des points de rendez-vous régulier. Pour cela identifier les moments les plus propices pour créer des sondages, des news, des communiqués, des vidéos. Ce type d’espace requière que vous vous y intéressiez quotidiennement afin de garder une émulsion.  Gardez le cap ! Car l’animation est une phase qui se fait tout au long du projet. De nombreuses entreprises nous demandent s’ils doivent dédier une ressource pour ça. Sans hésitation, ma réponse est« OUI ». Un réseau social doit évoluer et s’adapter continuellement. Il est nécessaire de garder une effervescence autour des sujets dans le but de faire naître des idées, des innovations.

Chaque situation est différente et il est impossible d’adapter la même stratégie à chaque environnement. Sachez que ces éléments ne sont pas les seuls à prendre en compte mais qu’il est nécessaire de les intégrer à votre stratégie de déploiement. Prendre le temps d’identifier au préalable les besoins, les sujets, les contenus à mettre à disposition, développer un accompagnement c’est assurer la pérennité de son réseau social d’entreprise.

Lorsque votre espace est lancé, pensez à prendre la température statiquement parlant, dans le but de toujours rectifier le tir. Pensez aussi à entretenir des liens avec les utilisateurs en vous intéressant à ce qu’ils font, dans le but de les connaître et ainsi de pouvoir anticiper les sujets. Je vous l’accorde ce n’est pas simple car ça prend du temps, et c’est pour cette raison qu’une personne dédiée n’est pas de trop.

Nous avons choisi aujourd’hui de faire un zoom sur la dernière création de cette société innovante,  MFBrainstorm. Motivation Factory propose aux entreprises équipées de SharePoint de mettre à disposition de leurs employés des espaces de brainstorming.

Le fonctionnement est simple : après avoir identifié un sujet sur lequel il souhaite récolter l’avis de ses collègues, l’administrateur de la plateforme publie un stimulus (vidéo, document texte, image…) présentant les différents aspects de la problématique à débattre puis les laisse s’exprimer autour de chacun de ces aspects.

Côté utilisateur, MFBrainstorm est très interactif et propose une navigation ludique et intuitive basée notamment sur des cartes heuristiques permettant de passer d’une idée à une autre en un simple clic. Après avoir découvert le stimulus publié par l’administrateur, l’utilisateur se retrouve face à une carte découpée en plusieurs zones symbolisant les aspects du sujet sur lesquels il est sollicité. Une fois inspiré par l’un de ses aspects, ne lui reste plus qu’à déposer son idée d’un simple clic droit dans la zone concernée. Publiée sous forme de cercle, chaque nouvelle idée est mise en avant par le biais d’un contour bleu et est signalé dans un espace dédié du tableau de bord de chaque utilisateur.

Par ailleurs, si d’autres idées ont déjà été postées, l’utilisateur a la possibilité soit de les commenter, soit de les aimer, soit de les enrichir d’une autre idée. Plus une idée récolte de commentaires, de “j’aime” et d’idées rattachées, plus son cercle grossit permettant ainsi aux brainstormeurs de visualiser les idées les plus populaires d’un seul coup d’œil.

L’existence de filtres (“mes idées”, “idées les mieux notées” et “top 10 des commentaires”) permet de cibler plus rapidement ses contributions et les zones d’effervescence. Grâce à son tableau de bord, chaque utilisateur à la possibilité de suivre les réactions provoquées par ses idées ou commentaires et peux voir qui de ses collaborateurs est connecté à la plateforme.

Ce que je trouve intéressant avec MFBrainstorm est l’aspect ludique que la solution donne à la collaboration. L’interface insuffle un brin de fraicheur à la co-création et l’on prend du plaisir à naviguer d’une idée à une autre en se baladant sur la carte heuristique. Profitez du jeu gratuit sur des centaines de machines à sous rapides gratuites sur notre site Web. Les usages possibles de la plateforme sont nombreux et vont de la réflexion à long terme sur les orientations de l’entreprise au brainstorming court sur des sujets du quotidien (sorte de boîte à idée). Une utilisation BtoB de la solution est également envisageable. Par exemple : pour un prestataire de service, MFBrainstorm offre une alternative intéressante aux démarches de cadrage des besoins, d’autant plus si les délais impartis au projet sont restreints.

L’outil développé par Motivation Factory est donc prometteur…reste cependant à être équipé de SharePoint ! En effet l’interface de brainstorming a été développée sous Silverlight et peut être activée sur un Sharepoint hébergé ou dans le cloud. Amenant sans aucun développement une excellente plus-value ergonomique au produit de Microsoft, MFBrainstorm devrait attirer de nombreuses entreprises.

Plus d’informations : http://www.motivationfactory.com/

* : George Bernard Shaw

L’éditeur Azendoo l’a compris et focalise ses efforts sur les besoins de chaque utilisateur et sur la productivité d’équipe. En s’adressant directement aux collaborateurs, Azendoo (solution de Productivité Sociale), convainc l’entreprise pas à pas. Les nouveaux usages sont ainsi plus facilement compris et adoptés. Beaucoup plus proche du quotidien de chacun dans l’entreprise, Azendoo permet aux employés de partager, assigner et réaliser des taches en parfaite synchronisation de telle sorte que le travail d’équipe et les projets sont plus simples à mener. In fine, l’approche par la base permet à l’entreprise d’y gagner (et de quantifier les apports du social) en offrant une réponse réelle au trop d’emails, aux réunions interminables et à l’organisation du travail sur le travail.

Lecko, cabinet de conseil en organisation et nouvelles technologies, accompagne et renforce les entreprises dans leur gestion méthodologique des nouvelles démarches de développement des usages. Azendoo et Lecko vous invitent à un petit-déjeuner pour échanger autour la thématique du développement des nouvelles pratiques collaboratives dans les équipes.

Les nouvelles démarches de développement des usages collaboratifs et sociaux. Lecko présentera son décryptage du contexte dans les entreprises, les clefs pour réussir son accompagnement et les nouvelles démarches émergentes dans ce contexte.
Azendoo présentera son offre et sa vision de l’évolution des attentes des collaborateurs en matière de collaboration.
La Poste fait partie des clients « early adopters » d’Azendoo. Elle témoignera de l’intérêt et des bénéfices d’une solution comme Azendoo au sein de la direction des projets de l’Enseigne.

Pour réserver votre place : signaler votre présence sur la Communauté Lecko

Un salon qui, associé au salon RH, a rassemblé près de 7800 visiteurs  dont 1900 sur les conférences. Une dynamique intéressante qui a de quoi satisfaire les exposants. La nouvelle formule du village RSE a bien fonctionné : l’espace lounge plus ouvert, tourné vers l’échange de pratiques plutôt que le commerce, est plus en phase avec la réalité de notre écosystème qui travaille de concert à un apport pédagogique au sein des entreprises.

Intranet, RSE et SI social

La question de l’urbanisation du SI social et la nécessaire cohabitation entre différentes dynamiques à coordonner au sein d’un projet de gouvernance, fait consensus cette année. Il ne fait plus de doute qu‘il y aura plusieurs RSE dans l’entreprise, voulue ou non, cette construction est inévitable. Le schéma consistant à faire cohabiter des solutions d’infrastructure comme Sharepoint et Connections avec des éditeurs plus agiles et novateurs dans leur outillage des pratiques émergentes dans l’entreprise fédère de plus en plus. Nous suivrons tout particulièrement cette année ces rapprochements technologiques et les cas d’usages associés.

On a peu parlé d’intranet…. Et presque pas de cette fausse évidence d’Intranet 2.0. L’intranet continuera à vivre et devra s’articuler avec un RSE ; ils ne fusionneront pas, même si des plateformes comme Jalios, Silverpeas et Sharepoint offrent un package modulaire global.

Le développement des usages sur toutes les lèvres

Aujourd’hui les projets sont dans l’ensemble encore au stade de capter l’attention, d’attirer les collaborateurs sur le RSE, et pour cela, il en faut pour tous les gouts : du métier, du non professionnel, des démarches cadrées, de la liberté.

Si tout le monde parle de la conduite de changement et de son enjeu, peu d’acteurs dont c’est le métier étaient présents. A nos cotés, il y avait biensur Nextmodernity notre coopétiteur favori, mais aussi WEA et Voirin Consultants. Quatre cabinets de conseil entourés d’une grosse dizaine d’éditeurs. Tout le monde en parle, d’avis d’éditeurs, peu en font, les entreprises manquent d’expérience et hésitent à investir dans l’accompagnement. Étant consultant, mes interlocuteurs ont fait le choix inverse; mais il est vrai qu’ils obtiennent plus facilement des budgets pour acquérir de la technologie que pour investir dans la montée en compétence de leurs collaborateurs ou faire évoluer la culture interne.

Probablement que l’offre de conseil n’est pas assez concrète, que sa promesse ne donne pas confiance ou bien que règne l’impression de trouver gratuitement les conseils dans ses lieux d’échanges. Peut-être la crainte de payer un prestataire qui va faire son boulot ? Ou un manque de budget ? je m’interroge.

Barcamp organisé par Lecko, animé par Olivier Roberget (Collaboratif-info.fr), avec Philippe Pinault (Blogspirit), Anthony Poncier (Lecko), Pierre Milcent (IBM) et Bertrand Duperrin (Nextmodernity)

Faute de voir le marché innover pour proposer des offres facilitant le développement des usages, les entreprises ont pu découvrir de nouveaux éditeurs de solutions RSE : Gravity3, Inspheris, Numericube, My live company. Bienvenue à eux ! Nous les analyserons ces prochaines semaines. Le marché n’est donc pas pour l’instant dans une phase de consolidation et ses acteurs doivent encore évangéliser les entreprises. Ils devront, en conséquence, tenir dans la durée et pour cela trouver des financements, en plus d’être innovants pour se différencier. Pendant ce temps, les géants américains, Jive et Yammer, respectivement entrent en bourse ou lèvent des financements importants (Yammer  http://www.forbes.com/sites/tomiogeron/2012/02/29/yammer-raises-85-million-in-new-funding/)

Pour terminer, ce fut justement pour nous l’occasion de présenter notre nouvelle offre d’accompagnement au développement des usages, Lecko RSE Analytics, s’appuyant sur la mesure des évolutions vers des pratiques sociales et collaboratives. J’en profite pour remercier Jean-Marc Goachet qui nous a fait profiter de son témoignage, son enthousiasme et sa contribution à l’amélioration de la méthodologie.

Mais avant de revenir à la matinée en tant que telle, une rapide présentation d’Office 365 pour ceux qui ignoreraient de quoi il s’agit, pour plus de détails sur le produit c’est là:

– Office pro qu’on ne présente plus pour la bureautique

– Exchange online pour la messagerie et l’agenda

– Lync online pour communiquer avec : indicateur de présence, messagerie instantanée, appels audio/vidéo et les réunions en ligne multimédias

– Sharepoint online pour le collaboratif

Cette offre Office 365 a été adopté par de nombreux de comptes comme Alstom, La Poste, Siemens, Tata Steel, Eden Park, Mac donald, Toyota, Dell, Betclick, Marie Claire, Starbuck…, d’ailleurs il semblerait qu’Office 365 soit “en passe de devenir le produit entreprise avec la croissance la plus rapide de toute l’histoire de Microsoft”. Même s’il est majoritairement adopté dans les PME.

Mais revenons ici sur ces 4 témoignages :

Arte :

Arte a fait le choix d’une messagerie unifiée microsoft car plus intégrée aux outils bureautiques internes, ce qui était donc une suite logique, avec un premier pas dans le cloud. De plus, la DSI souhaitait se décharger de la gestion de la messagerie, bien que faisant le choix d’une architecture hybride (hébergement partagé par le fournisseur et le client). De plus, la majorité de leurs collaborateurs à titre privé avait l’habitude de l’interface du client lourd Outlook, ce qui facilite les choses et permet de travailler de manière déconnectée en cas de nomadisme. Au final, se retrouver uniquement dans un univers microsoft était un plus pour la DSI et les utilisateurs qui retrouvent une même logique.

PSG :

Début en 2008, une réflexion débute en interne face à une bureautique vieillissante avec office 2003 et des serveurs exchange 2003 qui ont des problèmes pour gérer les médias et la video, ce qui est un problème pour des gens liés au monde du spectacle. Le choix est fait de passer en full microsoft pour éviter les problèmes, avec du windows 7, du Office 2010 et enfin Office 365. Quitte à évoluer, le choix est fait de ne plus risquer l’obsolescence en faisant le choix du cloud. Tout va très vite et peut évoluer. Un choix d’infrastructure aurait pris 6 ans pour être rentabilisé. Du coup même au niveau coût, le cloud se justifie, sans compter la facilité liée à l’accès (nomadisme) et la flexibilité (multidevice).

Thélem Assurance :

Chez Thélem, la réflexion remonte à 2006-2007. L’important est que le SI doit être disponible de partout sur n’importe quel device. Avec l’infrastructure exchange 2003, difficile de partager les agenda, ce qui est un vrai manque. Fin 2009, windows 7 est déployé. Dans un mode de réflexion tourné vers la séparation des risques (c’est une assurance tout de même), Thélem considère qu’il faut séparé le SI métier du reste. La messagerie est donc externalisée, avec une attention toute particulière sur la question de la protection des données personnelles (microsoft a visiblement été meilleur que ses concurrents sur ce point).

Groupe Bayard :

Un besoin d’évolution de l’outil autour de la messagerie a été constaté avec une envie de délocaliser son exploitation et sa gestion, d’où le choix du cloud. Là dessus, le côté flexibilité (parc Mac et PC idem pour le mobile) a aussi pesé. Les nouveaux usages de communication autour de Lync ont joué aussi. Même si peu utilisé pour le moment, les possibilités collaboratives ouvertes par Sharepoint sont aussi appréciées.

Quelles leçons tirer plus globlament sur le passage au cloud pour ces entreprises

Les équipes de Microsoft semblent avoir profité largement d’un réservoir de confiance, les entreprises les voyant comme des partenaires à part entière (bien sûr Microsoft a sélectionné ses témoins, mais tout de même). Bien souvent, les entreprises s’inquiètent face au cloud et un fort lien de confiance peut faire la différence pour être rassuré et basculer vers le choix du cloud. Notons d’ailleurs que le côté hybride de la solution a aussi beaucoup compté dans ce choix, sans doute l’impression de faire un moins grand saut et de pouvoir plus facilement revenir en arrière.

D’ailleurs, les deux autres entreprises qui ont été le plus citées IBM et Google n’ont pas su aussi bien convaincre, au moins pour ces clients là, et visiblement pour deux raisons : une moins grande confiance pour Google et un Lotus obsolete avec aucune solution de rechange vraiment convaincante de la part d’IBM.

L’externalisation de la messagerie a été le premier pas et un déclencheur. Je ne suis pas sûr que les entreprises profitent de l’ensemble des fonctionnalités d’Office 365, mais pour elles ces fonctionnalités existent et permettront d’aller plus loin quand leurs collaborateurs/elles-mêmes auront pris de la maturité sur des sujets comme le collaboratif. D’ailleurs la communication unifiée est aussi un outil qui est en train de monter en puissance face à un mail toujours omniprésent.

Mais visiblement les questions des “données personnelles” et la façon dont Microsoft et ses équipes juridiques les ont traité ont vraiment fait la différence. Norme ISO/CEI 27001, infrastructure séparée du moteur de recherche, trust centers européens visitables, parmis les premiers signataire du Safe Harbor et surtout les clauses contractuelles de l’UE (transfert de données personnelles hors UE) clauses sur la réversalibité des données, délégation de la gestion complète ou partielle…

Au final, au delà des fonctionnalités spécifiques à Office 365, c’est avant tout un contrat de confiance vis à vis de ce que représente le cloud (privacy, hébergement, réversabilité) qui vont conduire les entreprises à basculer. Au niveau des fonctionnalités, c’est une facilité pour le nomadisme et une possiblité de monter facilement en maturité sur ces usages communiquants et collaboratifs.

Aujourd’hui pour partager des documents, tâches, environ 53% des collaborateurs utilisent le mail à cet effet. Si le mail est moins utilisé en 2010, c’est surtout au profit du chat pour 60% des employés, d’outils de gestion de contenu ou d’outil de conférence en ligne pour 1/3 d’entre eux. Quand on voit que Google + bien sûr intègre gmail mais aussi des outils de chat, de conférence en ligne, on se dit que si ce n’est pas encore l’outil parfait de RSE fasse à des éditeurs professionnels, au niveau des usages, il accompagne les collaborateurs dans leur démarche à minima de communication et permet une ouverture vers de la collaboration.

Quand une entreprise possède un RSE, il sert fréquement au partage de contenu (64%), messagerie instantanée (59%), on peut voir d’ailleurs à ce sujet que certains éditeurs de RSE ont ajouté cette fonctionnalité dernièrement. Faire des recherches pour 52% et consulter le tableau de bord statistiques dans la même proportion; je pense que le tableau statistique doit inclure le “wall”. Quoiqu’il en soit la encore Google + répond à ces usages ayant même ajouté dernièrement les fonctions “Echo” pour mieux comprendre la diffusion de ces publications et en plus parlant “plus d’actu” sur les publications les plus populaires. Pour le mur rien de nouveau, cela était déjà présent sur la première version de G+, le “wall” étant une fonction de base d’un RSE. Là encore G+ épouse les usages des utilisateurs en entreprise et va plus loin.

Par contre il est suprenant de voir que l’annuaire enrichie (pilier du RSE), n’est fréquement utilisé que pour 44% des entreprises interrogées. D’ailleurs quand on parle de recherche d’expertise, l’annuaire de l’entreprise est deux fois plus utilisé (et encore pas trop souvent) que celui du RSE. La notion de réseau doit encore faire son chemin.

Pour les collaborateurs, ces outils servent avant tout à coordonner/gérer un projet (82%). C’est un peu floue, cela peut aller du mail à du gantt ou aux outils métiers. Mais sinon :

• Créer un contenu à plusieurs 63%
• Se réunir à distance 57%
• Echanger des idées 54%
• Obtenir une information rapidement 46%

Là encore sur la création de contenu à plusieurs, les RSE sont un peu en retrait, par rapport à Google +, et la réunion à distance est aussi moins efficace que Google + qui a mis en place tout un ecosystème de communication (notamment de la videoconférence).

Par rapport à ces outils collaboratifs, les attentes sont avant tout sur l’ergonomie et la facilité (61%), l’accès en situation de nomadisme (42%) et de nombreuses fonctionnalités. Je ne reviens pas sur ce dernier point, les fonctionnalités n’étant pas décrites et cela allant souvent à l’opposé de l’ergonomie et de la facilité. Concernant le nomadisme, de plus en plus de solution ont/vont avoir un application iphone/ipad/android/BB comme c’est déjà le cas pour G+. Concernant l’ergonomie, il y a encore du boulot chez Google +, notamment pour les “Apps”. C’est loin d’être gagné, même si on sent que Google se penche sur la question, la mise à plat de l’ensemble des fonctionnalités de son ecosystème au regard de G+, comme Reader dernièrement, est aussi l’occasion d’harmoniser l’ergonomie des différentes parties.

Au final, on peut voir que Google + se fond bien avec les usages collaboratifs développés par les utilisateurs dans les entreprises. Cela en fait-il le principal concurrent des RSE ? Quand on discute avec des clients, beaucoup confondent communication, collaboration et mise en réseau. Il est vrai que Google + surfe sur ces 3 piliers, même si sur les fonctionnalités “pures” RSE il y a encore du boulot, notamment sur la gestion des communautés. Mais quand on voit à quelle vitesse il évolue, il est possible que G+ rattrapent rapidement ce retard. Mais pour le moment, c’est beaucoup plus un outil de communication, développant un vrai potentiel collaboratif lorgnant vers les RSE.

Mais au-delà des fonctionnalités, c’est surtout une question d’image et de confiance qui pour le moment va faire défaut à G+ dans les entreprises. Comment sur une plateforme qui souhaite adresser un public corporate, je peux proposer des jeux, comme sur Facebook, dans le même temps. Cela brouille le message. Sur la confiance, je ne suis pas sûr que beaucoup d’entreprises acceptent de voir l’ensemble de leurs données chez Google. Même si le rapport au Cloud ou SaaS évolue, Google souffre encore d’un déficit d’image sur ce terrain, notamment sur la confidentialité vis à vis des Etats-Unis.

En tout cas je suis impatient de voir la suite, on est encore en beta, et pour moi rien n’est joué. Sans parler d’acteurs comme Cisco qui eux aussi permettent une véritable intégration de leur écosystème de communication, maintenant complété par leur solution RSE Quad. Si Google + n’est pas encore un “danger” pour les éditeurs de RSE, il va en tout cas faire réfléchir à leur fonctionnalité et leur place dans la communication interne.

A suivre…

Nathalie Croisée avait invité également Yves Dambach, Président Directeur Général de KTM Advance, Jérémie Pras, Associé-Fondateur de Sysope.

Le coup des serious games pures et dures, c’est-à-dire ressemblant à des jeux vidéos en restreint l’accès aux imposants programmes de formations dans les grandes entreprises. Néanmoins, leurs coûts de production s’abaissent d’année en année et l’intérêt des entreprises lui croît.

Le jeu a t il sa place dans l’entreprise ?

Nous étions tous d’accord. Jérémie Pras s’en sert pour sensibiliser au sein des entreprises sur les comportements écologiques, Yves Dambach comme outil de formation proche du simulateur et nous pour acculturer les organisations aux nouvelles pratiques collaboratives.

Les problématiques de transformation dans les entreprises concernent de plus les pratiques des utilisateurs à la différence des situations passées traitant principalement des processus. Dans le cadre de l’amélioration continue des processus, l’entreprise est légitime pour définir les rôles de chacun, le champ de formation est bien circonscrit et concerne un nombre limité de personnes. Lorsqu’on aborde la collaboration et plus largement les nouveaux usages 2.0, on intervient dans la sphère personnelle du collaborateur. L’organisation de l’information, son traitement, sa gestion de temps et de ses actions, les modes d’interaction avec les autres relèvent de la responsabilité de chacun. Les pratiques se diffusent par mimétisme entre les collaborateurs.

Dans ce contexte, l’entreprise n’est presque plus légitime pour dire à chacun comment “travailler”. Elle doit susciter l’envie de travailler autrement. Les Serious Games sont à cette fin, d’excellents leviers. Collaboratif-info avait d’ailleurs réalisé un très bon retour d’expérience de l’emploi de SENA (http://sena.useo.net) par Saint-Denis la Réunion.

Retrouver l’emission intégrale sur le site de BFM Business : http://www.bfmbusiness.com/programmes-replay/emission/paris-d’avenir

Cela veut-il dire que nous ne jurons que par les solutions. Comme je l’ai déjà entendu dans des entreprises, « nous avons une plateforme collaborative, donc c’est bon, nous avons des communautés et on fonctionne de manière collaborative ». Si Useo est un cabinet en organisation et nouvelles technologies, c’est bien que nous sommes conscients que si ces technologies collaboratives permettent une vraie rupture par rapport aux technologies antérieures, il est surtout question de leurs impacts sur les modes d’organisation et de management, les technologies n’étant que des outils.

Si j’introduisais cet article avec une mention pour le Gartner, c’est que récemment Carol Rozwel, une vice présidente du Gartner a expliqué que les entreprises devraient regarder la question collaborative du point de vue business et non du point de vue technologique. En langage Useo, cela peut se traduire par partir des usages et objectifs, pas des solutions. Voyons donc si nous continuons à partager le même point de vue. Elle part donc sur 5 idées reçues :

Le bon outil va nous permettre de collaborer

Pour elle c’est mettre la charrue avant les bœufs, avant de choisir une solution qui va fluidifier vos échanges, il faut avoir un environnement de travail qui le permette. En effet, combien d’entreprises ont tout misé sur la solution, faisant de l’accompagnement le parent pauvre du projet. Collaborer n’est pas naturel car cela repose notamment sur la confiance, valeur prônée par les entreprises, mais assez peu développé au quotidien par le management. Donc si ces outils vont vous permettre de travailler de manière collaborative, avant il faut aussi vouloir et savoir.

Collaborer c’est bien

Comme elle l’explique, beaucoup d’entreprises vont sur les médias sociaux (à relativiser en France), installent des réseaux sociaux d’entreprises sans se demander à quoi cela sert. On en revient aux objectifs dont je parlais plus haut, à quels besoins répond le collaboratif. Si cela n’est pas articulé à un besoin, aligné sur la stratégie de l’entreprise, quelle valeur ajoutée. Certes il peut y avoir des avantages induits liés aux resserrements du lien social, mais après ?

Collaborer fait gagner du temps

Carol Rozwell, revient sur des questions d’architecture du SI. Pour elle les outils collaboratifs doivent avoir des points d’intégration avec le SI, sinon les employés doivent passer de l’un à l’autre et s’y perdent, voir continuent de produire des doublons.  N’oublions pas qu’une étude montre que 80% des employés perdent 30 minutes par jour à naviguer entre les différentes applications. Il est vrai qu’en ce moment beaucoup d’éditeurs français de RSE mettent en avant leurs avancées sur la question des connecteurs. J’irai plus loin qu’une simple intégration technologique au SI. Il faut surtout une bonne gouvernance, quels outils pour quoi faire. Bien souvent, il y a des plages de recouvrement et des doublons. Une rationalisation liée aux besoins et à l’historique du SI est nécessaire pour permettre de proposer une offre SI avec une partie collaborative claire et qui complète un existant.

Il faut encourager les employés à collaborer

Comme elle le résume, généralement il y a une partie des collaborateurs qui le souhaitent, une autre qui est contre et une majorité d’attentiste. Un outil ne fera pas changer la donne, il faut des buts et des récompenses. On retrouve là le jeu d’acteur dans un cadre de conduite du changement. Si le travail collaboratif ne fait pas sens, pourquoi est-ce que vos collaborateurs se donneraient la peine de changer. De même, si cet effort de départ n’est pas récompensé, pourquoi prendraient-ils la peine de le faire. Les processus RH, comme l’entretien annuel mais pas que, doivent être alignés afin de montrer et encourager le travail collaboratif.

Les gens savent comment collaborer

Pour finir elle explique que beaucoup d’entreprises mettent des outils à disposition, les collaborateurs sauront alors comment se les approprier. Pour elle cela doit être complété par des guidelines, un accompagnement sur la maîtrise de l’outil et les résultats attendus. Je crois qu’il faut aller encore plus loin. Cet accompagnement tel qu’on le conçoit chez Useo revient à une véritable coaching des animateurs sur la façon d’animer des communautés ou un réseau. Etre un manager ne signifie pas être un animateur. Même les membres « lambda » doivent être accompagné pour comprendre la valeur de telle ou telle action (comme la nécessité d’avoir un profil enrichi bien complété). Donc l’accompagnement est plus sur les usages que sur l’outils lui même qui bien souvent est de plus en plus user friendly

Comme vous pouvez le voir au final nous partageons la même analyse. Les outils ont un véritable rôle dans un projet collaboratif, mais ils ne représentent que 20% du projet, les 80% restant sont les collaborateurs et la façon dont ils vont s’organiser. Comme je dis souvent, prenez un marteau : avec vous pouvez construire un meuble ou agresser une « petite vieille » qui vient tirer des sous aux distributeurs. Même outils, mais pas le même usage. Les outils sont ce qu’on en fait.