[Retour d’Expérience] – Déploiement d’un nouvel Intranet collaboratif et social à l’Elysée

Lecko était présent au « Salon Intranet et travail collaboratif » qui s’est tenu du 24 au 26 mars à la Porte de Versailles. Ce fut notamment l’occasion d’assister à un retour d’expérience fort intéressant d’Arnaud Mazier, DSI de la Présidence de la République, autour du déploiement de l’Intranet collaboratif et social de l’Elysée.

« Maîtriser le patrimoine informationnel de la Présidence »

Pour comprendre ce qui fait la particularité de cette expérience, attachons-nous au contexte. L’Elysée n’est pas n’importe quelle structure publique. Elle concentre environ 800 collaborateurs. Comme le précise Arnaud Mazier, « Elle a la taille d’une grosse PME tout en étant au cœur du dispositif décisionnel de l’Etat.».

DSI de l’Elysée depuis près de deux ans, ce haut-fonctionnaire est responsable d’un service d’une quarantaine de personnes : 25 travaillent à la DSI et 15 sont assignées au standard téléphonique de l’institution, « le standard d’Etat-major le plus sollicité de France » selon ses mots. Pour le DSI de la présidence, les problématiques majeures à gérer sont celles de l’accès à l’information pour les collaborateurs dans un contexte de mobilité extrême et avec un besoin de sécurité maximal. Son objectif principal est décrit à travers des mots simples : « Maîtriser le patrimoine informationnel de la présidence ».

D’un intranet plat et peu dynamique à une logique de «Boîte à outils»

Pourquoi s’être lancé dans le chantier de refonte de l’intranet de l’institution présidentielle ? Tout d’abord parce que cette structure possédait un intranet «plat et peu dynamique» basé sur une architecture très « classique ». Pour cette institution, il y avait donc une opportunité d’avancer et de se transformer en se lançant dans la refonte d’un outil plus collaboratif et social. Dans ce contexte, l’objectif est ambitieux, notamment avec « des collaborateurs qui appartiennent au monde du secret-défense et dont la notion de partage d’information n’est pas la même que dans une organisation classique. »

Ce projet de nouvel intranet est un projet en cours, un « work in progress ». Il est développé autour de la solution ExoPlateform, une société française open source crée en 2003 et bien implantée dans le paysage français des intranets collaboratifs et RSE (Consulter ou télécharger notre Etude RSE Tome 7). Pour le moment, l’initiative se situe dans une phase de lancement avec quelques groupes utilisateurs. L’intégration fonctionnelle est sobre et orientée autour de la brique collaborative. Même si cela interviendra peut être dans le futur, aucun déploiement de fonctions sociales additionnelles n’est pour le moment prévu. Avant une potentielle généralisation, trois groupes d’utilisateurs prennent part au projet et testent l’outil dans leur contexte métier : l’ensemble de la Direction des systèmes d’information qui participe à des communautés de pratique, la Direction des Ressources Humaines qui expérimente la boite à outil, et le service chargé de l’immobilier et de l’évènementiel.

Quelques obstacles à bien anticiper

Il est peut-être redondant de le rappeler, mais un tel projet nécessite une vraie anticipation et plusieurs grands enjeux ont été identifiés par Arnaud Mazier.

Tout d’abord, il existe, comme nous l’avons vu, un enjeu fort autour de la gestion de la mobilité et de la sécurité. Selon le DSI de la présidence, les collaborateurs doivent « pouvoir accéder à des informations en tout lieu et en tout temps sans déroger aux règles de sécurité ». Pour cela, la présidence se repose sur ses solutions de communications sécurisées réalisées notamment avec les acteurs de la défense. Ensuite, il considère qu’il faut anticiper de potentielles incompréhensions des collaborateurs dans une organisation fortement hiérarchisée.

Les besoins à servir relèvent de toutes les fonctions classiques dans une organisation mais aussi des communautés transversales (projet, événement, déplacement présidentiel, etc.).

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Exemple :

Lors de l’organisation de grands évènements ou de voyages officiels, les services concernés font du repérage en préparation, puis communiquent avec les autres membres du service ou d’autres services sur les éléments recueillis. Des photos pourront être prises avec l’application mobile eXo et directement partagées à tous les services concernés sur l’intranet, de même les agendas et programmes liés à l’évènement.  Tout ceci en toute sécurité car cette information en accès restreint est véhiculée par nos équipements sécurisés grâce aussi à une autre société innovante française dont les solutions sont homologuées par l’ANSSI.

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Il existe également un fort enjeu autour des fonctions connexes, qui ne sont pas des métiers administratifs ou de sécurité et qui font la particularité de la présidence, ses métiers d’art et de réception : les jardiniers, les cuisiniers, les fleuristes, le mobilier national, etc. Pour cela, il souhaite susciter l’engagement à leur endroit via la transmission de l’information autour de leurs savoir-faire, des compétences artistiques et rares. Cela forme probablement l’initialisation avant leur généralisation de communautés de pratiques professionnelles.

Avec ce projet d’intranet collaboratif, la DSI de la présidence a donc pour objectifs de faciliter les échanges d’information, notamment en mobilité, et leur valorisation. Le corolaire est d’essayer de diminuer les courriels et d’aider à la numérisation et à la conservation des fichiers électroniques.

Enfin, dans un contexte de modération budgétaire de l’administration, l’accompagnement aux usages prévu s’articule surtout autour d’un dispositif interne. Il estime que « [ses] collaborateurs sont proches du terrain » et qu’il possède « des relais un peu partout dans l’organisation ». Il entend donc mener seul son travail d’acculturation à ce nouvel outil auprès du terrain et des sponsors qu’il a identifié. Il compte beaucoup sur la « viralité » interne de la démarche.

Volonté de développer de transformer les usages, contexte particulier de sécurité et mobilité, dispositif de déploiement sobre et agile : voilà les maîtres – mots de cette expérience en cours d’administration collaborative déployée dans la plus prestigieuse des institutions de la République.

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