Regards croisés Lecko

Anthony Bourg, Ingénieur Commercial ETI / PME et Bastien Le Lann, Directeur Associé et Expert, nous partagent leur vision et pistes de réponses.

A quels enjeux font face les ETI / PME quand elles veulent mettre en place les bonnes conditions de travail avec le numérique, dans le contexte actuel ?

Anthony : ces entreprises avec lesquelles j’ai de nombreux contacts me font part de problématiques extrêmement “terre à terre”. En premier lieu, elles doivent faire évoluer leur environnement technologique (poste de travail, applications, systèmes d’accès…) pour offrir aux collaborateurs la capacité de travailler où qu’ils soient, dans les meilleures conditions, comme s’ils étaient au bureau. Aujourd’hui, le télétravail est un état de fait, mais il s’agit également de permettre l’accès à ses documents, à ses applications et à la collaboration en continu dans les “tiers lieu”, comme lorsqu’un collaborateur se déplace (train), qu’il navigue dans son entreprise d’un site géographique à un autre, qu’il travaille depuis un espace de co-working… Cette configuration n’est aujourd’hui plus réservée qu’aux populations nomades historiques de ces organisations (comme les forces de vente) et doit être généralisée !

Quels sont les résultats que l’entreprise doit obtenir autour de cet environnement technologique ?

Anthony : permettre d’accéder facilement à son information (emails, documents, espaces d’équipes) et participer à des réunions en ligne sans accroc n’est pas aussi trivial que cela puisse paraître… 

Bastien : …ceci est particulièrement vrai pour les  entreprises disposant historiquement de ressources limitées pour développer ses infrastructures et gouverner son système d’information. Nous observons un phénomène de “dette technologique” que les entreprises cherchent à effacer, sur plusieurs sujets. Par exemple, l’équipement du collaborateur doit gagner en efficacité (ordinateur portable en remplacement d’un poste fixe, smartphone supportant l’usage des dernières applications…). L’organisation doit s’affranchir de certaines lourdeurs comme l’accès via VPN, ou l’utilisation d’environnements contraignants (Citrix). Tout en composant avec les enjeux de sécurité. 

Anthony : Dans ces entreprises, il est souvent difficile pour les collaborateurs d’y voir clair dans l’offre de services collaboratifs. Rationaliser les univers technologiques différents est un enjeu fort, tout comme encadrer l’usage de plateformes “non officielles” (WhatsApp, Zoom…). A la différence des Grands Groupes (avec plus de moyens, plus de structure), les ETI / PME fournissent rarement un point d’entrée unique pour simplifier l’accès à son environnement. Des projets naissent dans ce contexte, afin de délivrer rapidement une Digital Workplace efficace, permettant d’accéder à ses documents, ses applications, ses mails, etc.

Quelles sont les orientations technologiques possibles ? Par quel bout prendre le problème ?

Bastien : Si l’offre du marché a beaucoup évolué ces dernières années, nous devons rester pragmatique : la question de la messagerie (email) et de la réunion en ligne reste la priorité principale, le prérequis avant d’envisager des usages plus vertueux, avancés. Pour s’affranchir des contraintes technologiques historiques, passer dans le Cloud est souvent le chemin à emprunter. Il faut se résigner à choisir un acteur généraliste, comme  Microsoft 365 (qui propose des plans dédiés aux entreprises jusqu’à 300 collaborateurs). Google Workspace est une alternative de choix pour les entreprises voulant s’écarter du modèle traditionnel de Microsoft. D’autres solutions existent mais sont moins simples à envisager (comme la suite Zoho, la messagerie Zimbra…). 

Une fois la question de l’email / réunion en ligne résolue, nous avons la chance d’avoir un riche marché français pour développer les usages collaboratifs (Jalios, eXo Platform, talkSpirit, Jamespot, Whaller…). Ces acteurs de qualité peuvent aider les ETI / PME à mettre en place des environnements de partage d’information et de collaboration complets, à l’expérience utilisateur qui n’a rien à envier aux leaders mondiaux du sujet. Dans leur transition dans le Cloud, bon nombre d’ETI / PME doivent passer par un état transitoire “hybride”. Jalios reste aujourd’hui l’acteur le plus sérieux sur le marché pour travailler une approche On-Premise. 

Anthony : Enfin, il y a le cas des ETI / PME ayant déjà structuré leur environnement avec Microsoft ou Google, qui cherchent à aller plus loin pour fournir cet univers rationalisé, avec un point d’entrée unique vers l’offre collaborative. Ces entreprises ont l’opportunité de se tourner vers un acteur spécialisé, comme LumApps, Powell, Mozzaik365, Beezy, Unily… Ces derniers ont la capacité de délivrer rapidement une Digital Workplace s’appuyant sur Microsoft 365.

Dans ce contexte, déployer les moyens technologiques est une chose, mais comment embarquer efficacement les utilisateurs dans ce nouvel environnement ?

Bastien : Déployer à large échelle une approche d’accompagnement structurée est un luxe que peu d’entreprises peuvent s’offrir, particulièrement dans notre contexte actuel, contraint budgétairement et dans lequel l’urgence prime. Oublions les plans de communication, tutoriels et vidéos de promotion “bien léchés”, privilégions le passage à l’action. Les entreprises peuvent concentrer leurs efforts sur l’embarquement de premières populations métiers bien identifiées, autour de cas d’usages qui vont tout de suite créer de la valeur (exemples : organiser l’espace d’équipe des forces de vente pour partager les informations et derniers documents, permettre la remontée d’information par les collaborateurs sur le terrain et faciliter le traitement par les collaborateurs de bureau, etc.). Lors du passage à l’échelle, il sera ainsi plus facile de convaincre par la preuve de l’intérêt de repenser ses pratiques de travail avec le nouvel environnement numérique. Un réseau de mentors ou ambassadeurs peut aussi s’avérer être un levier puissant, si ces derniers sont bien accompagnés (mission claire et simple, arrêtée dans le temps, avec les bons outils méthodologiques).

Pour en savoir plus : transformer.lecko.fr

Le 19 Novembre, participez au Lecko In’Pulse Day (LID), une masterclass 100% en ligne dédiée aux acteurs qui portent la transformation aussi bien dans les grands comptes que dans les entreprises ETI/PME.

Informations et inscriptions

Lecko porte ses méthodologies au sein de Klaxoon

Nous avons testés ces ateliers avec plusieurs clients durant le confinement et ils nous ont permis d’assurer un accompagnement approprié au contexte.

Les méthodologies de Lecko sont des composants à intégrer dans les dispositifs d’accompagnement pour les rendre plus efficaces et économiques. La qualité des formats d’animation est essentielle pour travailler sur les soft-skills propres à la transformation des pratiques de travail. Les équipes digitales et ambassadeurs locaux sont rapidement formés aux méthodologies et peuvent désormais répliquer les ateliers au format « à distance » en achetant des licences Klaxoon et le canevas conçu spécifiquement par Lecko.

Retrouver ces composants méthodologiques sur lecko.fr

Afin de vous accompagner dans la conception d’ateliers à forte expérience avec Klaxoon, Charlotte et Salomé vous feront partager l’expérience acquise ces derniers mois.

Exemple d’une entité juridique de 40 personnes : Les plages de travail se sont étendues de plus d’1 heure par jour en moyenne

Nous avons mesuré les conséquences du confinement sur les rythmes de travail en analysant les données secondaires des environnements de travail de quelques clients.

Pour une entreprise industrielle avec 5000 personnes en France, nous avons comparé les rythmes d’activité mails et réunions par plage de 30 min, entre la période du 1er janvier au 15 mars et la période du 16 mars au 10 mai. En moyenne, on constate :

• Un élargissement de 15 minutes de la plage de travail quotidienne des collaborateurs
• Une augmentation de 15% du nombre d’emails envoyés
• Une réduction de 9% du temps en réunion

Une moyenne qui masque une situation hétérogène. Certaines Directions (300 personnes) ont vu leur plage de temps s’élargir de 1h15. Si l’usage de la visio et du réseau social d’entreprise a augmenté fortement, certaines équipes ont envoyé 30% de mails en plus qu’à l’habitude.

Exemple d’une entité juridique de 40 personnes : +12% de réunions en plus que d’habitude.

Méthode de réalisation de l’étude

Les activités brutes des environnements de travail (Office 365, Google GSuite) sont extraites et organisées afin d’être analysées. Ces données secondaires sont totalement anonymisées.

Le nombre de mails envoyés sur chaque créneau de 30 minutes est comptabilisé chaque jour. La plage de travail est déterminée par les créneaux de 30 minutes durant lesquels plus de 10% de la valeur maximale constatée sur un créneau.

Le nombre de réunions est comptabilisé également par créneau de 30 minutes. Une réunion est comptabilisée lorsque qu’il y a un organisateur et au moins un invité qui accepte la réunion.

Ces résultats ne s’appuient pas sur des données suffisamment exhaustives pour avoir un caractère représentatif et s’il était facile d’isoler la situation de travail à distance versus le travail en entreprise, il n’a pas été possible de prendre en compte l’impact de la crise sur la charge de travail. Certaines équipes étaient en surcharge quand d’autres étaient en chômage partiel.

En revanche, elles montrent l’intérêt des Data pour appréhender l’innovation managériale. Le confinement est de fait une expérimentation à grande échelle du travail en mode distribué. C’est une opportunité unique de tirer des enseignements pour faire progresser les modèles organisationnels. Les équipes étaient déjà confrontées à des situations de saturations d’emails ou de réunions, aux effets de la connexion continue créant une porosité entre leur travail et leur vie personnelle, aux difficultés de coordination et de partage d’information. Ce qui génère de l’inefficacité pour l’entreprise, crée du stress et démobilise les collaborateurs. Ces situations ne se déroulent pas dans l’enceinte (physique) de l’entreprise mais sont bien le fait de l’entreprise. Ces données de l’environnement de travail apportent de nouveaux leviers pour accompagner une organisation de plus en plus : digitale.

Lecko Analytics fournit la technologie et le savoir-faire pour redonner la souveraineté à l’entreprise sur ses données secondaires enfermées dans les plateformes de Microsoft et Google. La solution est simple à mettre en place. L’analyse s’effectue sur des données anonymisées et les indicateurs sont produits à l’échelle d’équipes ou d’entités de l’entreprise. Les tableaux de bord sont actualisés tous les jours.

Alors dans ce contexte… Comment gérer au mieux les impacts du télétravail sur vos collaborateurs ? Comment mieux préparer la suite ?

Pour répondre à ces problématiques, un concept clé : encourager la prise de parole.

Vous avez dû le remarquer, le confinement a modifié en profondeur la relation au travail et les enjeux liés à la transformation digitale interne de votre entreprise.

Cette crise implique de prendre du recul, de repenser son contexte et modes de fonctionnement, mais aussi de mettre en lumière ses actions de management, telles que : écouter ses équipes, leurs ressentis, leurs réussites, leur enthousiasme, leurs difficultés et, parfois même leurs souffrances.

Avec cette distance, ces aspects de la vie professionnels prennent une importance toute particulière.

Encourager la prise de parole prend alors tout son sens.

Ainsi, faciliter l’accès aux collaborateurs à un espace d’échange devient primordial pour aborder de nombreux sujets qui les préoccupent, comme par exemple : les conditions de travail en confinement, les moyens collaboratifs apportés par l’entreprise, la réorganisation personnelle, l’équilibre avec la vie familiale, la maladie, etc.

Ces témoignages, cette rétrospective, peuvent permettre d’identifier concrètement les améliorations à mettre en place dans la manière de travailler ensemble, mais aussi dans “le travailler autrement”.

Nous avons initié ce travail de recueil d’expérience afin de mieux comprendre la perception de chacun et de contribuer à l’animation du débat sur le confinement et le télétravail prolongé, car nous pensons que animer ce débat est l’un des chantiers prioritaires à mener pour pouvoir conduire sa transformation digitale après crise.

Dès à présent, nous pouvons vous apporter un soutien en vous accompagnant dans votre démarche de recueil de témoignages, de manière simple et rapide.

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Vous voulez plus d’infos sur les outils collaboratifs du marché et les bonnes pratiques à mettre en place ? Découvrez notre dernière étude ici

Prenons Buffer, Hubstaff ou Exo Plateform, ces entreprises “sans bureau” ont fait le choix de constituer des équipes uniquement à distance partout dans le monde et limitent les rencontres physiques lors d’évènements exceptionnels de team building. Quels sont leurs secrets pour travailler efficacement sans se rencontrer?

Bonne pratique #1: Faire simple et s’entraider

Est-ce que ces sociétés forment leurs collaborateurs aux outils de travail à distance ? Non.

Ils choisissent des outils simples et répondant parfaitement à leurs besoins

• Ils mettent en place des communautés d’entraide
• Ils s’appuient sur les supports d’aide des éditeurs.

Bonne pratique #2 : Fixer des conventions d’usage

Avec 0365 ou Gsuite, il est notamment possible de travailler à plusieurs sur un document comme si chacun était cote à cote. Avant de vous lancer, veillez à vous mettre d’accord à l’oral et/ou à l’écrit sur la façon de vous organiser pour travailler au même moment sur un même document. Par exemple : répartition des pages, code de couleur, ajout de commentaires par les contributeurs…

Bonne pratique n°3: Créer un Flux Kanban

Vous aurez besoin de visualiser l’action collective de l’équipe afin de maintenir un travail en flux tendu et rendre chacun autonome. Chacun doit avoir des objectifs et des missions à plus ou moins long terme avec des points de vérification réguliers sur l’avancée des travaux. Appuyez-vous sur une feuille de route sous forme de kanban comme proposé par Trello ou Planner par exemple.

Bonne pratique n°4 : Renforcer la communication dans la transparence

Adoptez le principe du “Working out loud“ (dire ce que l’on fait). Pour fluidifier le travail à distance, l’ensemble des membres de l‘équipe doit prendre le réflexe d’informer sur ses activités en cours dans un climat de confiance.

Bonne pratique n°5 : Organiser un Daily

Pour imprimer un rythme de travail efficace, instaurez un rituel avec une réunion à distance tous les jours pour faire état des actions en cours et des difficultés rencontrées.

Bonne pratique n°6: Se rendre disponible sur un Chat d’équipe

La messagerie instantanée doit permettre de recréer les conversations physiques informelles pour permettre à vos équipes de réagir de façon spontanée à n’importe quel moment de la journée. Chacun doit être réactif sur cet espace contrairement au mail qui ne doit pas être considéré comme un moyen de communication synchrone.

Bonne pratique n°7 : Laisser libre court aux échanges informels

Pour maintenir un esprit d’équipe positif, prenez des moments pour discuter comme lorsque vous vous croisez à la machine à café dans vos bureaux. Certaines entreprises programment régulièrement de réunions à distance aléatoires entre les membres de l’équipe pour simplement papoter et préserver les liens sociaux.

Notre dernier conseil : Essayez de percevoir ces changements comme une belle opportunité pour faire le point sur vos processus et structurer les méthodes de travail de l’équipe !

Vous voulez plus d’infos sur les outils collaboratifs du marché et les bonnes pratiques à mettre en place ? Découvrez notre dernière étude ici

L’entreprise est face à une crise sanitaire à laquelle s’ajoute une crise opérationnelle et économique. En réponse, le monde de la collaboration promeut massivement les outils de visioconférence. Ce focus sur la visio traduit un monde du travail obnubilé par la réunion. Les équipes cherchent à prolonger les routines existantes au bureau, depuis chez elles…

C’est pourtant la capacité à mobiliser, à communiquer avec tous rapidement, à s’adapter vite, à s’entraider, à partager ses pratiques qui est important durant ces périodes d’incertitude et de changement brutal. Chacun est également impacté sur le plan personnel, à minima par le confinement, souvent à devoir gérer ses enfants, parfois subir un stress économique ou la peur d’être soi-même malade ou de voir l’un de ses proches touché.

Développer de la solidarité et de la résilience ne se fera pas non plus en visio conférence mais en renforçant nos liens.

Forte augmentation de l’engagement sur le réseau social d’un client depuis le début du confinement

Le réseau social d’entreprise sert de support à cette mise en réseau et facilite la circulation de l’information au-delà des liens hiérarchiques et de la structure organisationnelle.

Réseau social d’équipe et Messagerie d’équipe sont complémentaires

Pour les entreprises qui en ont un, c’est le moment de le mettre au service de votre communication de crise, d’aider les équipes à s’entraider et encourager les initiatives solidaires. Ce besoin de lien est à la fois une opportunité et aussi une raison majeure pour l’entreprise de le mettre au centre de nouvelles pratiques de travail.

Pour les entreprises qui n’en ont pas, souscrire à une offre Saas permet de le déployer en quelques jours. Les exemples récents de IKKS (https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:6646085988869378048/) ou du Syndicat de la Mécatronique Artema (https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:6646325484751736832?commentUrn=urn%3Ali%3Acomment%3A%28activity%3A6646325484751736832%2C6646338037804486656%29) en témoignent.

Vous pouvez retrouver toutes les clefs dans l’état de l’art de la transformation interne publié par Lecko fin janvier.

C’est assez étonnant que l’ensemble des interlocuteurs étant en congés en même temps, il n’y ait pas un simple décalage des activités sans phénomène de rattrapage. Comme un WE.

Evolution du nombre de mails envoyés durant une semaine de 4 jours

Aurait-il un “effet venturi” du travail ?

L’organisation du travail s’est assouplie, mais la plupart des activités ne sont pas replanifiées en fonction des jours ouvrés effectifs en cas d’absences ponctuelles. Il y aurait donc un effet Venturi du travail, vous savez c’est le phénomène qui accélère le vent lors d’un rétrécissement entre 2 immeubles ou un tunnel dans une montagne.

A l’ère de la collaboration la charge de travail semble de plus en plus dictée par le rythme collectif : lorsqu’on s’absente, les autres continuent d’avancer. Mais lorsque tout le monde profite de jours fériés, l’inertie du rythme collectif s’imposerait-il à chacun malgré tout ?

Un phénomène identique est perçu par les personnes à temps partiel. Notre charge de travail est pour partie directement liée aux sollicitations externes. Et lorsque nous diminuons notre temps de travail cette sollicitation s’accumule et on se doit de la traiter ensuite. Lorsque ces réductions sont ponctuelles et occasionnelles, elles sont absorbables.

Cette élasticité montre un potentiel d’efficacité à aller chercher, mais cette propension à créer collectivement des situations qui tendent à déborder chacun m’interpelle. Rappelons que, si on a réussi à envoyer autant de mails, on en a traiter également autant.

Pour mieux comprendre l’évolution du travail à l’ère du “tous connectés”, nous avons du développer un outil de mesure spécifique. Notre plateforme d’Analytics permet d’abord de collecter l’ensemble des données secondaires. A ce stade, il apporte une souplesse d’usage et une capacité d’analyse supérieure à celles des Analytics natifs de Microsoft PowerBI pour Office 365 ou Google Data Studio pour G Suite.

Depuis peu les environnements de travail génèrent une Data exploitable qui permet de mieux analyser le fonctionnement de l’entreprise. Vous pouvez télécharger notre étude « la Data au cœur de la transformation » pour prendre connaissance des premiers résultats.