Le management visuel vient du lean manufacturing, où il répondait à un besoin de rendre visible une situation, un état, pour aligner l’ensemble des acteurs d’un processus sur les actions à engager et les mobiliser dans la réussite de l’objectif. Avec le temps il est sorti des usines pour exister dans tous les domaines, notamment ceux de la connaissance.

Qu’est ce que le management visuel ?

Comme souvent avec le Lean, l’enjeu est de maximiser le bénéfice pour une équipe, ici nous parlerons d’efficacité, tout en minimisant l’effort nécessaire, il s’agit de rendre l’information utile, simple et accessible à tous, en s’appuyant sur le langage visuel.

Si dans une usine, le management visuel se traduit par des éléments visuels donnant par exemple l’état d’un stock, dans les domaines de la connaissance nous pouvons citer également un tableau de bord avec des indicateurs de suivi, un flux de kanban voire même un support d’atelier de brainstorming comme le business model canvas. 

Avec le recul, le terme en lui-même peut prêter à confusion. Nous y voyons tout autant un outil de collaboration efficace qu’un outil de management. Ces outils permettent aisément au sein d’une équipe de gagner en créativité, de garantir l’inclusion, de développer l’agilité, en un mot de maintenir l’engagement.

Les outils de Management Visuel

Deux critères principaux permettent d’analyser et de comprendre les bénéfices apportés par les différents outils présents sur le marché :

Le niveau de structuration 

La capacité des outils à visualiser et représenter une information ou un processus est un élément fondamental dans le choix d’un outil. Le niveau de structuration pour modéliser un processus ou des informations en fonction du besoin et de la méthode va donc différencier les outils de management visuel. Cela va d’une variété de templates ou de vues proposés par l’outil, jusqu’à la possibilité d’automatiser des workflows, cette richesse fonctionnelle mesure son niveau d’adaptabilité à un besoin donné.

Le niveau de collaboration

Dans un premier temps, la représentation d’une information ou d’un processus est utile pour communiquer et informer sur son avancement. Elle donne un rendu concret et compréhensible pour faciliter la prise de décision et la gestion. Certains outils vont au delà, et permettent à l’équipe de coconstruire et d’organiser leur travail voire de collaborer en mode asynchrone. Des usages de collaboration prennent alors place dans l’outil, notamment dans sa capacité à échanger sur le contenu produit via des commentaires ou des sondages, ou dans l’intégration offerte avec les outils de travail des utilisateurs.

Ces deux axes laissent apparaître quatre catégories d’outils qui proposent en fait chacune une orientation spécifique pour le management visuel

L’orientation Data visualisation 

Les outils orientés data visualisation proposent une communication visuelle et pertinente des informations utiles (data brute ou travaillée) pour donner de la visibilité sur des indicateurs aidant à comprendre le fonctionnement ou la situation d’un processus, d’un projet, d’une organisation, etc. L’information y est donc structurée pour être lisible et compréhensible rapidement.

L’orientation Processus 

Les outils orientés Processus facilitent la coordination des parties prenantes d’un projet autour des différentes tâches/étapes.  Ils permettent aux équipes de s’organiser librement, de modéliser leur flux d’activité, de rendre visible les règles de fonctionnement, priorisation de tâches, le découpage de projets en micro-projets avec des mécanismes de synchro, la gestion de statuts d’avancement, etc.

L’orientation Board

Les tableaux blancs numériques remplacent les murs du bureau et se mettent au service des équipes distribuées. Les possibilités offertes par un tableau numérique vont même au delà en enrichissant la collaboration d’équipe en présentiel ou à distance : animation via des outils dédiés (sondages, votes, templates…), ajout de contenus pertinents (documents, médias…), archivage et l’enregistrement des contenus (collaboration libre).

L’orientation Animation de réunion 

Les outils pensés pour les réunions ou les ateliers permettent à l’animateur d’enrichir le contenu partagé et de le rendre plus interactif. Moins portés sur la collaboration que les outils orientés Board, la notion d’animateur / participants y est essentielle, l’un étant en charge du partage de l’information, les autres étant souvent invités à réagir à des moments bien identifiés. Les usages concernés peuvent être variés : des formations à distance, des ateliers de brainstorming à distance, des réunions de prise de décision, etc.

Choisir le bon outil de Management Visuel

A chaque équipe et à chaque usage peut correspondre un outil particulier. Voici les éléments de réflexion à avoir avec votre équipe avant choisir la solution de Management Visuel à mettre en place dans votre cas.

1 – L’usage cible prioritaire

Pour choisir le bon outil, le premier élément différenciant à étudier est le type d’usage à couvrir par l’outil. Le traitement des datas, la gestion de projet, la collaboration autour de documents, l’expression d’idées ou l’animation de réunions sont autant d’usages couverts par des outils souvent spécifiques.

Il existe aussi des suites généralistes, notamment iObeya, agrégeant tous les usages, elles se positionnent toutefois plutôt comme plateforme d’entreprise que comme outil collaboratif pour une équipe.

2 – Les niveaux de structuration et de collaboration souhaités

La question du niveau d’implication de l’équipe et des parties prenantes doit être posée afin d’apporter un outil pertinent, permettant d’enrichir une information descendante ou d’outiller des interactions entre utilisateurs.

Par exemple, concernant l’animation d’un événement, un outil de formation ou d’animation d’événements (Wisembly, Beekast, etc.) ne proposera pas le même niveau de collaboration et de droits que les tableaux blancs collaboratifs (Miro, Mural, Klaxoon) qui permettent d’impliquer tous les participants.

De la même façon, la liberté laissée aux utilisateurs dans la création et la gestion de leur espace sur un outil de management visuel peut être discriminante dans le choix des outils. Un tableau blanc numérique, comme Yellow ou Miro, permettra par exemple de dessiner et modéliser son processus, aussi spécifique soit il. Des outils plus structurés comme Kantree ou Jira demanderont plus d’efforts pour modéliser un processus atypique, mais gagneront en efficacité de traitement de l’information produite, par exemple grâce à des workflows automatisés.

3 – La fréquence de consultation

La fréquence de consultation des informations est également un critère important dans le choix du meilleur outil pour les besoins des équipes, certaines y collaboreront tous les jours d’autres s’en serviront ponctuellement. Il s’agit là d’une différence semblable à celle entre un support de présentation PowerPoint, à l’utilisation unique, et un tableau de bord de suivi d’indicateurs qui évoluent dans le temps.

Pour aller plus loin

Pour télécharger gratuitement notre étude complète, visionner le replay, consulter des fiches outils complètes… Une seule adresse : referentiel.lecko.fr

Dans cet article, nous discutons du statut de la Digital Workplace (DWP), vis à vis du mail qui semble souvent l’outil n°1 du collaborateur. Nous proposons une DWP qui soit une réelle alternative au mail, permettant au collaborateur de reprendre le contrôle sur son flux de travail !

Nous avons parfois tendance à changer les dénominations afin de donner une impression de nouveauté, pour finalement désigner des choses qui, elles, ne changent pas fondamentalement. “Intranet, portail intranet, portail collaboratif, environnement numérique de travail, digital workplace” : est-ce la même chose ?

Comme le soulignait à l’époque Dion Hinchcliffe dans cet article, on observe différentes approches vers la Digital Workplace. Chacune a sa logique mais chacune est partielle.

Chez Lecko, nous travaillons avec nos clients sur différents types de projets ou d’outils, chacun pouvant être vu comme une composante de la digital workplace :

• Intranets collaboratifs et Intranets de communication
• Messageries d’équipe (ex : Teams ou Slack comme pierre angulaire intégrants différents outils de travail)
• Suites collaboratives
• Développement rapide de services (approches low code), 
• urbanisation Intranet et services Intranets mobiles

Comment combiner et unifier ces approches afin d’en faire un réel projet de Digital Workplace ? Et surtout, quelle est la vraie DWP si l’on considère que beaucoup d’entre nous passons 95% du temps entre mails et réunions en visio ?

Tout d’abord qu’entend t’on réellement par Digital Workplace (DWP) ? Une définition & un schéma !

La Digital Workplace offre une vision unifiée de l’environnement numérique de travail d’aujourd’hui et de demain pour le collaborateur d’une organisation.

L’environnement numérique de travail est l’ensemble des informations, applications, outils, espaces de travail, projets, communautés nécessaires à mon travail quotidien. Il est personnalisé, adapté à mes missions, sécurisé, et facilement accessible où que je sois.

Ce schéma tente de mettre en scène non pas la DWP elle-même mais l’objectif poursuivi : la qualité et la continuité de l’expérience utilisateur.

Quid de l’omniprésence du mail ?

La DWP est donc l’endroit où l’on travaille.  Pour beaucoup, d’entre nous, l’outil de travail principal reste le mail, la DWP c’est donc outlook !

Le problème de cette situation tient aux limites du mail. Avec la généralisation du mail et l’effet rebond (cf étude Lecko 2020), ce qui était un avantage (un moyen universel de communiquer avec un boite mail unique) devient un inconvénient majeur : un flux unique, incontrôlable, qui ne s’arrête jamais et qui mélange tout, quelque soit le sujet, le projet, l’interlocuteur, le niveau d’importance et d’urgence. On a beau mettre des règles et de l’intelligence artificielle, la boite mail n’est pas faite pour être mon DWP !

Ce qui doit changer : reprendre la main sur mon flux de travail

En tant que “knowledge worker” il n’est pas souhaitable que mon flux de travail soit dicté par l’arbitraire de l’arrivée des mails. Je dois donc reprendre la main, redevenir maître de mon flux de travail. Mieux hiérarchiser l’information et juger des sollicitations.

Comment faire ? Une DWP qui devient le réel pivot de mon activité

A moi de décider sur quoi je vais travailler et quand.

La DWP doit donc me fournir une aide à la décision, une sorte de dashboard décisionnel de ma propre activité qui me permette de juger des urgences et de statuer sur l’allocation de mon temps. Le DWP me donne une vision 360 de mes projets, mon équipe, mes processus, mes documents, mes tâches, mes sollicitations. En privilégiant une organisation par thématique, par équipe, ou par projet, avec lorsque c’est approprié des flux de kanban adaptés, je me repérerai mieux dans mes travaux en cours et la manière dont ils s’insèrent dans un flux de collaboration collectif.

La fin du DWP unique pour toute l’organisation ?

En conséquence, le DWP est très spécifique à l’individu et au métier. Personnaliser les contenus n’est pas suffisant.

Entre un acheteur, un juriste, un employé dans un call center, dans un entrepôt, un monteur sur chaîne de production, un chargé de communication et un chef de projet informatique, le DWP peut être complètement différent ! 

Pourquoi donc ne pas concevoir des mini-projets de DWP pour chaque métier en lieu et place d’une approche monolithique pour toute l’organisation ?

Suite collab, messagerie d’équipe, orchestrateurs, approche low code : les ingrédients sont là, à nous d’inventer la recette !

En ce temps de confinement, le travail à distance est devenu la norme. Les messageries d’équipe sont là pour accompagner ce mode de travail, qui requiert plus d’agilité. Comment cela se traduit-il face aux différents environnements existants ?

Philippe est chef de projet, et, comme 3 Milliards de personnes, est aussi confiné et se doit de travailler de manière distribuée avec son équipe. Avant la pandémie COVID-19, son équipe et lui étaient sur le point de lancer un nouveau projet : préparer un événement annuel dans leur entreprise afin de présenter un nouveau produit. Philippe souhaite poursuivre son objectif en s’appuyant sur deux environnements de travail différents : Slack d’un côté et Teams de l’autre.

Le contexte actuel renforce son besoin de proposer un environnement collaboratif efficace à ses collègues et il hésite entre l’articulation de produits spécialisés (Slack, Trello, Evernote, Gsuite, Zapier) et la suite Office 365 (Teams, Planner, OneNote, Excel, Power Automate). Son objectif est de vérifier que l’ensemble de l’activité pourra être fédérée à un seul endroit pour faciliter le travail de son équipe. Nous avons alors comparé ces deux environnements pour Philippe.

Découvrons à travers l’analyse de 5 situations, comment, pour des mêmes usages, l’expérience de collaboration peut-être vécue différemment selon l’environnement de travail choisi, en mettant le doigt sur le potentiel et les limites des deux outils de collaboration : Slack & Teams.

Pour en savoir plus sur la Digital Workplace et les messageries d’équipe, télécharger notre état de l’art sur la transformation digitale interne, gratuitement sur : www.Lecko.fr

#1- PRÉPARER ET ANIMER LA RÉUNION DE LANCEMENT

Afin de bien démarrer son projet, Philippe programme une réunion de lancement avec son équipe pour une mise en route officielle du projet : cette réunion a pour but de communiquer sur l’organisation future du projet.

• Option Slack et Google Calendar

Réception d’une notification dans l’espace de travail

Possibilité de lancer la visioconférence Hangout Meets depuis Slack

L’intégration entre Google Calendar et Slack ne permet pas de créer des réunions depuis l’environnement Slack

• Option Teams et Outlook

Possibilité de lancer la visioconférence depuis Teams

Possibilité de créer un événement Outlook depuis Teams

L’intégration entre Teams et Outlook ne déclenche pas (à ce jour) des notifications dans l’espace de travail

#2- PRÉPARER ET PARTAGER SES NOTES

En amont de la réunion de lancement, Philippe renseigne l’ensemble de ses idées sur son bloc-note en ligne : Ordre du jour, différents chantiers associés au projet… Ces idées sont amenées à être discutées et enrichies. Il souhaite aussi partager ses notes à tous les membres de son équipe pour pouvoir interagir à l’issue de la réunion.

• Option Slack et Evernote

Accès et partage de ses notes sans avoir à quitter la Workspace Slack

Intégration avancée entre Evernote et Slack à travers un bot prêt à l’emploi

Enregistrement de messages Slack vers Evernote simplifié

• Option Teams et OneNote

Possibilité d’ajouter un carnet de notes OneNote accessible depuis la Workspace via un onglet

Intégration inexistante entre Teams et OneNote au-delà d’un accès « rapide», l’onglet OneNote étant hermétique au flux de conversations Teams

#3- PILOTAGE DE PROJET

Arrivé à cette étape, Philippe s’organise avec son équipe de manière agile pour le pilotage et le suivi du projet en s’appuyant sur la méthode KANBAN afin de suivre : le planning, la gestion des tâches, les priorisations et fixer des jalons.

• Option Slack et Trello

Intégration forte et simple entre Slack et Trello

Notifications « enrichies » disponibles avec la possibilité de déclencher des actions sur Trello depuis Slack (déplacer une carte, ajouter un commentaire, etc.)

Pilotage de projet centralisé au sein de la workspace

• Option Teams et Planner

Impossibilité d’avoir des notifications « enrichies » entre Planner et Teams. L’onglet Planner étant hermétique au flux de conversations Teams

L’absence de notification automatisée dans le flux de conversations Teams rend le suivi des tâches difficile. Nécessité de se rendre régulièrement sur l’onglet Planner pour observer d’éventuelles modifications

#4- GESTION DOCUMENTAIRE ET CO-ÉDITION

Philippe souhaite centraliser l’avancée de certains chantiers logistiques associés à son événement. Il demande alors à toute son équipe de compléter un seul et même fichier au fur et à mesure que les actions sont réalisées.

• Option Slack et GoogleSheet

Possibilité de créer un tableur GoogleSheet depuis Slack

Réception de notifications « enrichies » dans l’espace de travail centralisant les échanges associés au document

Possibilité de répondre à un commentaire associé au document depuis la Workspace

• Option Teams et Excel :

Possibilité de créer des documents nativement depuis Teams

Co-édition documentaire complexifiée du fait de l’impossibilité de mentionner un collègue à travers les commentaires au sein du document, édité depuis Teams

#5- SUIVI DES INSCRIPTIONS EN TEMPS RÉEL

Philippe gère les invitations à son événement à l’aide d’Eventbrite et souhaite dans un premier temps suivre en temps réel les inscriptions. Dans un second temps, il voudrait que les informations renseignées par les participants (nom, prénom, adresse mail) soient automatiquement consolidées dans un fichier Excel, ce qui lui permettrait un gain de temps considérable. Il utilise alors des services web permettant d’interconnecter différentes applications entre elles afin d’automatiser certains processus. Il s’agit des orchestrateurs.

• Illustration avec Teams, Power Automate, Eventbrite et Excel

Automatisation de certains processus possible avec Power automate

De nombreux connecteurs avec la suite O365

Il est également possible de créer simplement cette interconnexion entre Zapier, leader sur le marché des orchestrateurs, Slack, Eventbrite et GSheet. De plus, Slack permet de créer des workflows nativement avec l’outil workflow builder.

EN CONCLUSION

Trois grandes constatations ressortent de cette étude de cas :

1. Les API des Best Players apportent plus que les suites intégrées. Contrairement aux idées reçues, l’intégration des solutions n’est pas la garantie d’une suite dite “intégrée” comme Office 365. Une stratégie d’ouverture des APIs et d’animation d’un écosystème est plus forte à l’instar de Slack, Trello, Google.
2. Une messagerie d’équipe est bien plus qu’un espace de Chat, c’est une façon de construire sa Digital Workplace.
3. Indépendamment de la solution technologique retenue, les Best Players avec leurs APIs et les suites intégrées offrent tous les deux de nombreuses possibilitées à ceux qui veulent se transformer. Il s’agit là d’un réel potentiel à aller chercher !

Ce sujet vous intéresse? nous l’avons développé dans notre étude téléchargeable gratuitement sur notre site Lecko.fr

L’agilité au quotidien se distingue sur différents aspects organisationnels et méthodologiques :

• La démarche pour atteindre l’objectif ne va pas être prédéfinie. Les étapes orchestrées sont remplacées par des itérations. À chaque itération, les enseignements des actions réalisées permettent d’ajuster le contenu de l’itération suivante.
• Les points d’équipes ne visent pas à suivre l’avancement, gérer les retards ou les dérives par rapport au plan initial, mais à évaluer l’impact du résultat obtenu avec l’itération, et à préparer la suivante. C’est aussi l’occasion de questionner la manière de travailler ensemble pour améliorer la collaboration.
• Le « Faire » prend le dessus sur le « Définir ». Les échanges continus entre les acteurs permettent de faire progresser l’objectif commun sans recourir à un niveau de formalisation qui tend vers la contractualisation et le contrôle.
• L’organisation divisée entre ceux qui font la « demande » et ceux qui « réalisent » est remplacée par une équipe pluridisciplinaire engagée sur un objectif commun. La connaissance du champ des possibles par ceux qui explorent de nouvelles pistes éclairent les orientations à donner à la solution pour atteindre l’objectif. Les solutions proviennent de la combinaison de savoir-faire existants et de l’exploration des situations méconnues.

Approche conventionnelle versus Agile

Cette distinction avec les approches conventionnelles orchestrées se traduit directement dans la manière d’interagir dans un espace de travail :

• Les temps d’échanges sont continus, spontanés et se déroulent dans un climat de confiance. Tout le monde est dans le même bateau. Le message instantané au sein de l’équipe remplace les mails. La co-edition et la conversation au sein du document remplacent la transmission de fichiers et la gestion documentaire.
• Le CR et le planning sont remplacés par un flux de kanban (par exemple en répartissant les tâches selon le principe « A faire, En cours, Terminé »)

La messagerie d’équipe est taillée pour les approches Agiles ; elle facilite son apprentissage par la mise en pratique. À contrario, l’utiliser avec l’orthodoxie de la gestion en cycle V dont nous sommes imprégnés, conduit à reproduire les limitations rencontrées avec les espaces de partage classiques et l’email.

Mieux travailler avec le digital implique de questionner ses pratiques de travail et d’explorer de nouvelles approches. Un sujet largement développé dans notre état de l’art de la transformation interne, 240 pages, partagé gratuitement : www.lecko.fr.

La messagerie d’équipe permet de contextualiser les conversations

Utiliser ces messageries d’équipes (Slack, Teams ou d’autres) pour réduire les emails et gagner en efficacité révèlent parfois quelques déceptions :

• la multiplication des messages peut aggraver un sentiment de saturation
• l’espace ne joue parfois pas son rôle de lieu unique d’échange et accentue à l’inverse l’éparpillement de l’information.

Le miracle technologique n’existe pas, la promesse de gain d’efficacité nécessite d’évoluer dans ses pratiques collectives.

Commençons par clarifier la finalité et l’usage des messageries d’équipe : Elles visent à contextualiser nos conversations.

Le principe est simple et puissant. il s’agit par exemple d’éviter à avoir à expliquer dans un mail qu’on souhaite modifier le paragraphe au milieu de la page 7 du document joint, ou de situer son propos sur le rejet de la facture n* xxx de tel client, etc.

Toutes les applications que nous utilisons deviennent conversationnelles : elles permettent de converser directement autour des contenus qu’elles gèrent (des factures, des inscriptions, des leads commerciaux, des demandes d’interventions, etc). Le rôle de la messagerie d’équipe est de faire remonter ces conversations dans un canal et de permettre d’y répondre directement sans avoir besoin d’aller dans l’application Source. Les messageries d’équipes ont été créées par des équipes baignant dans une culture Agile et cela est venu marquer l’ADN de ces outils. L’équipe pluridisciplinaire s’attache à communiquer autant que nécessaire pour « faire » plutôt que pour « définir » ; c’est le passage d’une culture de l’écrit à une culture orale, privilégiant la confiance et l’engagement solidaire à la contractualisation des attentes et engagements des parties.

La messagerie d’équipe propose une conversation informelle et engagée : pas d’objet ou de distinction entre destinataire principal et en copie (ni copie cachée), la possibilité de partager son humeur comme si on travaillait face à face.

Pour tirer profit de votre messagerie d’équipe, essayez autant que possible de respecter ces 3 clefs :

• Créer des espaces d’échange en suivant des cercles de confiance : On doit pouvoir s’exprimer librement sans que sa parole soit reprise contre soi parce que le propos est mal dit, la pensée trop réductrice ou simplement parce qu’on dit une bêtise. Chacun doit respecter ce principe. Réunir des personnes dans une messagerie d’équipe ne suffit pas à générer la confiance et la bienveillance, l’évolution doit se produire dans l’ordre l’inverse.
• Intégrer les flux d’activité au sein des canaux pour converser autour. Il est recommandé de configurer dans vos espaces les flux kanban (grâce à Planner ou Trello) et converser autour des tâches. Pour cela, il faut utiliser les connecteurs ou les orchestrateurs disponibles comme nous le présentons dans cet exemple : https://www.youtube.com/watch?v=WP4i8uBHhS4. Ceci permettra à chacun de gagner en lisibilité sur l’activité de l’équipe, les actions attendues et les points de discussion du moment.
• Maîtriser sa surface d’interaction. Éviter la tentation d’être membre de toutes les équipes pour « suivre ». Dans la pratique, vous vous retrouvez noyé de notifications, vous ne pouvez pas tout suivre et vous n’êtes pas mieux informé. Choisissez d’être membres dans les équipes dont vous êtes une partie prenante active et mettez en place d’autres mécanismes de remontée d’information adaptés à votre rôle de décideur ou expert intervenant ponctuellement.

Inspirez vos démarches de transformation avec notre Etat de l’art de la transformation interne (Edition 2020) : 240 pages à télécharger sur www.lecko.fr

Ce règne (presque) sans partage laisse tout de même des opportunités aux éditeurs français. On observe ainsi différents positionnements.

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La réponse frontale : nous vs les G(A)F(A)M

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Certains éditeurs prennent le parti de se positionner comme alternative directe aux éditeurs américains, que ce soit fonctionnellement ou dans la communication.

C’est notamment le cas de Whaller et Talkspirit avec Workplace. Ce positionnement n’est pas sans risque, car il est difficile de lutter à armes égales avec Microsoft, Google et Facebook sur leur terrain de prédilection, en proposant une offre fonctionnellement aussi complète, avec un service de qualité similaire, et des coûts non prohibitifs.

Il est donc capital de se distinguer en apportant une réponse différente aux mêmes besoins émis par les utilisateurs, que ce soit par l’expérience utilisateur ou par l’accompagnement et l’écoute de ses clients.

La diversification

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D’autres cherchent à se distinguer en proposant des fonctionnalités alternatives : par exemple Jamespot qui continue d’enrichir sa marketplace d’applications “maison” disponibles dans le réseau social métier, ou encore eXo Platform qui s’attaque à la gamification avec l’intégration d’une crypto monnaie.

Diversifier les usages permet de répondre à des besoins spécifiques et ainsi d’attirer un public plus exigeant. À condition de fournir un service et une expérience répondant aux standards du marché, qui ne cessent de s’élever à mesure que nos habitudes de la vie personnelle prennent le dessus sur certains automatismes professionnels.

Un positionnement clair à trouver

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En France, c’est Jalios qui illustre bien cette idée. Acteur sérieux et de confiance jusqu’en Europe, l’éditeur tient à consolider son positionnement de Digital Workplace complète.

Pour cela, l’objectif consiste à s’intégrer intelligemment à Office 365 sans proposer de doublons fonctionnels, tout en gardant une proposition de valeur qui fait que les clients «conservent Jalios».

C’est difficile à faire, car on se situe à la frontière entre un positionnement totalement frontal au niveau des usages, avec une offre qui semble pourtant complémentaire.

Le marché français foisonne de pépites

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Enfin, certains l’ont bien compris, il est plus simple d’éviter l’affrontement direct en proposant des usages et une approche totalement en rupture avec ce que proposent les géants.

On pourra ainsi citer Stample, Curebot, Slite, Station, Cowork.id, Klaxoon, ou encore Yellow. Ces récents acteurs de l’écosystème collaboratif français se distinguent avec une offre de service et des fonctionnalités innovantes, profitant de leur agilité pour ajuster leur positionnement au fil des itérations produit.

Pour eux, la difficulté principale réside dans la démonstration de la valeur ajoutée et de la cohérence d’une approche différente, à l’échelle d’une grande entreprise.

Bien évidemment, et heureusement, le marché français ne se résume pas à ces quelques éditeurs cités plus haut, et peut d’ailleurs se targuer d’offrir un panel de solution très variées dans leur positionnement ou leur approche de la collaboration.

Pour les découvrir, consultez notre dernier état de l’art de la transformation interne des organisations !

Téléchargez notre état de l’art sur lecko.fr

L’étude complète est téléchargeable gratuitement ici : http://referentiel.lecko.fr/etatdelart-tome11/

#1 — Le marché privilégie la modernisation du paysage numérique

Les grandes entreprises se concentrent sur les offres de Microsoft (Office 365) et Google (G Suite) pour structurer leur environnement de travail numérique. Après une période de recherche de nouveaux usages (avec les réseaux sociaux d’entreprises ou outils spécialisés), les entreprises ont pour sujet principal de moderniser le poste de travail et la bureautique, en mettant en place des plateformes permettant d’outiller des cas d’usages basiques.

A ce jeu-là, c’est Microsoft qui gagne : en sept ans, l’éditeur aura réussi le pari d’emmener ses clients (et plus encore) dans le cloud, en phagocytant le marché. Microsoft n’a d’yeux que pour Teams (fusion de Skype for Business dans Teams, intégration des fonctionnalités de StaffHub, enrichissement fonctionnel massif…). Yammer est en perte de vitesse, malgré une roadmap intéressante mais qui ne se concrétise pas (ex : le Live Event dans Yammer, annoncé depuis de longs mois, tarde à arriver). Google apparaît comme seul réel challenger (fonctionnel et économique) de Microsoft sur le marché des suites collaboratives généralistes, avec une philosophie complètement différente :

#2 — G Suite pour transformer, Office 365 pour moderniser

Matrice du potentiel transformant

Cette matrice a été construite en évaluant chaque solution sur un panel
d’usages que Lecko juge “transformants”. C’est à dire des usages à haute valeur ajoutée, parfois complexes à mettre en oeuvre, et qui nécessitent une certaine maturité pour en tirer tout le potentiel : des usages qui stimulent le changement de pratiques pour gagner en efficacité. On y retrouve certains usages déjà bien connus comme la co-édition en temps réel, et d’autres qui commencent à émerger comme le fait de partager du contenu accessible sans authentification, pour les profils terrain.

Google en leader, mais des faiblesses persistent

Avec G Suite, Google est incontestablement l’éditeur permettant d’adresser convenablement une majorité des usages transformants, en particulier grâce à sa suite bureautique en ligne G Docs. Il embarque ainsi avec lui les surcouches Happeo et Lumapps, qui permettent de couvrir en partie les quelques lacunes communautaires dont souffre encore Google. Les annonces récentes concernant Google+ ne présagent rien de positif sur ce sujet dans les mois à venir. Enfin, si la promesse Hangouts Chat paraissait belle à la genèse du projet, c’est toujours une grande déception, pas à la hauteur de ce qu’on attend d’un géant du cloud.

Les spécialistes ne font pas encore l’unanimité

Workplace by Facebook tire son épingle du lot des spécialistes grâce à ses capacités sur le domaine de la mise en réseau. De même, Slack reste un incontournable, bien que ses concurrents rattrapent peu à peu l’écart. En revanche, certains outils comme Evernote et Trello, ne se démarquent plus autant. L’évolution de la collaboration se devrait se jouer sur des fondamentaux (organiser son espace de travail, lutter contre l’infobésité, transformer la réunion, réinventer l’espace physique) que les spécialistes d’aujourd’hui ne permettent pas encore totalement.

Microsoft peut presque tout faire…

… à défaut de transformer en profondeur. Bien que l’éditeur bénéficie de la plus grande richesse d’usages transformant, ces usages ne concernent bien souvent qu’un seul produit de la suite Office 365, à savoir Teams. Microsoft tend à alourdir de jour en jour son produit phare au détriment des autres. La qualité d’expérience reste trop disparate d’une application à l’autre pour réellement prétendre à séduire toute une entreprise et transformer en profondeur. Les surcouches permettent de corriger ceci dans une certaine mesure, mais montrent rapidement leur limites.

#3 — Un marché de plus en plus pointu pour la productivité des équipes

La spécialisation des éditeurs continue d’avancer cette année sur l’axe de la productivité. La spécialisation est la clé trouvée par de nombreux éditeurs pour survivre dans un marché devenu ultra concurrentiel. Les généralistes sont de moins en moins nombreux. On y retrouve le dominant Office 365, G Suite et quelques autres acteurs qui adressent le marché de la collaboration d’une manière large.

Pour aller plus loin …

… téléchargez notre étude complète : http://referentiel.lecko.fr/etatdelart-tome11/

A little bit of history

Officially released in March 2017, Teams is the productivity application that allows users from the same team (project, entity) to share information, communicate and collaborate through a flow of conversation (teams and channels), around clearly defined topics. Teams integrate content (documents, notes), conversations, contacts, schedules, tasks and tools into a single interface, all while benefiting from strong integration with the rest of the Office 365 suite: OneNote tab, SharePoint, OneDrive, etc.

In a few words

Among all the changes made this year, Lecko has identified five main ones for Microsoft Teams: opening up to external users (in two stages: for users with a Microsoft account and then others), developing interoperability (via the connector catalogue, in particular), integration with Office 365 (redesign of Skype for Business in Teams), event management (with the arrival of Stream), and the implementation of a free version of Teams.

Microsoft aims at targetting small businesses with its free version of Teams

The opening of Teams to external users is now operational, including those without a Microsoft account. In addition to functionality, this raises the problem of governance around Teams: when can I give access to an external? How should I avoid the risk of data intrusion/leakage? Do I have to close external access once my project is finished? These questions are challenging for the teams governing Office 365 in companies. Interoperability in Teams is still only a gadget, for connectors and bots. Microsoft announced progress on this subject in 2019. Skype for Business and Teams still coexist, even if the merger continues on its way. Microsoft said it migrated its telephony from Skype to Teams to set an example. The advent of Stream to replace Office Video brings enriched functions around event management (live broadcasting, meeting recording, speech to text, etc.). Interoperability will be a topic to follow in 2019 regarding Teams. The vendor is pleased with its integration with Klaxoon: users can now integrate Brainstorm, Quiz, Surveys and Challenges into Teams to connect the two environments. Encouraging news to change the way we manage our meetings (sometimes boring and unproductive).

Microsoft and Klaxoon connect their collaborative tools

What’s next?

In 2019, Teams should continue its momentum of functional evolutions (with a rich roadmap), open up to field employees (with the redesign of StaffHub in Teams), open up more to the rest of Office 365 and others (including Klaxoon!). Synchronous collaboration (meetings, telephony…) will be done through Teams. Access management can be done through channels (functionality as requested as well as questionable). However, the product is moving towards a functional “catch-all”, which adds to the experience. Not sure that users will find it beneficial….

What to do about it?

The adoption of Teams changes phase: the period of discovery, where the product has seduced a large audience by obviously addressing a productivity issue, is over, and the period when it is a question of really changing the way we work by taking advantage of the platform. In your support system, no longer try to explain how the tool works (users must now take charge of themselves) but try to demonstrate the value of certain use cases (e.g. meeting in one click, talking about a document under construction, broadcasting an event to a large audience with Stream, etc.).

Lecko provides efficient approaches and tools to develop new usages with Teams, Yammer or any other social collaborative platform on the market (Workplace by Facebook, G Suite, etc.). Reach out to us if you want to learn more!

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