Prenons Buffer, Hubstaff ou Exo Plateform, ces entreprises “sans bureau” ont fait le choix de constituer des équipes uniquement à distance partout dans le monde et limitent les rencontres physiques lors d’évènements exceptionnels de team building. Quels sont leurs secrets pour travailler efficacement sans se rencontrer?

Bonne pratique #1: Faire simple et s’entraider

Est-ce que ces sociétés forment leurs collaborateurs aux outils de travail à distance ? Non.

Ils choisissent des outils simples et répondant parfaitement à leurs besoins

• Ils mettent en place des communautés d’entraide
• Ils s’appuient sur les supports d’aide des éditeurs.

Bonne pratique #2 : Fixer des conventions d’usage

Avec 0365 ou Gsuite, il est notamment possible de travailler à plusieurs sur un document comme si chacun était cote à cote. Avant de vous lancer, veillez à vous mettre d’accord à l’oral et/ou à l’écrit sur la façon de vous organiser pour travailler au même moment sur un même document. Par exemple : répartition des pages, code de couleur, ajout de commentaires par les contributeurs…

Bonne pratique n°3: Créer un Flux Kanban

Vous aurez besoin de visualiser l’action collective de l’équipe afin de maintenir un travail en flux tendu et rendre chacun autonome. Chacun doit avoir des objectifs et des missions à plus ou moins long terme avec des points de vérification réguliers sur l’avancée des travaux. Appuyez-vous sur une feuille de route sous forme de kanban comme proposé par Trello ou Planner par exemple.

Bonne pratique n°4 : Renforcer la communication dans la transparence

Adoptez le principe du “Working out loud“ (dire ce que l’on fait). Pour fluidifier le travail à distance, l’ensemble des membres de l‘équipe doit prendre le réflexe d’informer sur ses activités en cours dans un climat de confiance.

Bonne pratique n°5 : Organiser un Daily

Pour imprimer un rythme de travail efficace, instaurez un rituel avec une réunion à distance tous les jours pour faire état des actions en cours et des difficultés rencontrées.

Bonne pratique n°6: Se rendre disponible sur un Chat d’équipe

La messagerie instantanée doit permettre de recréer les conversations physiques informelles pour permettre à vos équipes de réagir de façon spontanée à n’importe quel moment de la journée. Chacun doit être réactif sur cet espace contrairement au mail qui ne doit pas être considéré comme un moyen de communication synchrone.

Bonne pratique n°7 : Laisser libre court aux échanges informels

Pour maintenir un esprit d’équipe positif, prenez des moments pour discuter comme lorsque vous vous croisez à la machine à café dans vos bureaux. Certaines entreprises programment régulièrement de réunions à distance aléatoires entre les membres de l’équipe pour simplement papoter et préserver les liens sociaux.

Notre dernier conseil : Essayez de percevoir ces changements comme une belle opportunité pour faire le point sur vos processus et structurer les méthodes de travail de l’équipe !

Vous voulez plus d’infos sur les outils collaboratifs du marché et les bonnes pratiques à mettre en place ? Découvrez notre dernière étude ici

Mais d’abord… C’est quoi une entreprise responsable ?

Et si finalement, une entreprise responsable était avant tout une entreprise qui met l’épanouissement de ses collaborateurs au cœur de ses préoccupations ?

ISO 2600 est la norme internationale de référence en matière de RSE. Selon ce texte, les conditions et relations de travail sont une question centrale. Plus précisément, l’entreprise doit permettre à ses collaborateurs “d’être créatif et productif et de jouir du respect de soi-même et du sentiment d’appartenir à une communauté et d’apporter sa contribution à la société”.

La transformation digitale interne favorise les bonnes conditions et relations de travail sur de nombreux aspects. Nous avons organisé une interview croisée de trois chargés de projets Lecko à ce sujet et nous souhaitons partager avec vous quelques pépites en se basant sur 5 critères :

Critère 1. L’Implication au travail

Selon Marlène “Un des leviers de motivation est de mettre un peu de soi dans son travail. En boostant les initiatives au travail avec nos méthodologies Lecko, nous favorisons ces démarches. Par exemple, lorsque nos clients créent des communautés sur les réseaux sociaux d’entreprise, cela crée une émulation qui booste l’implication.Chez l’un de nos clients, nous avons par exemple accompagné un réseau pour les femmes de cette entreprise et ce fut une grande réussite valorisante pour cette communauté”.

…c’est mener des initiatives personnelles qui nous tiennent à cœur !

Critère 2. Le bien-être au travail

Comme le souligne Stéphane, le terme “bien-être” est ambigu “il peut s’agir de plaisir, de confort ou de challenge lorsque l’on souhaite sortir de sa zone de confort”. Pour Laure, les nouvelles méthodes de collaboration augmentent la qualité de vie professionnelle et c’est en cela qu’elles favorisent le bien être. “J’ai eu une discussion intéressante avec un de mes clients sur les craintes de sur-sollicitation que ces nouveaux outils peuvent impliquer. Grâce aux bonnes pratiques adoptées avec Lecko sur son espace collaboratif d’équipe, il a pu voir une nette amélioration dans la gestion de ses notifications (moins d’e-mail, notification uniquement des personnes concernées..). Il faut donc comprendre la logique des usages et éduquer à l’hygiène numérique et en cela, je pense que nous apportons du bien être au travail à nos clients.”

…C’est gérer les sollicitations sans stress grâce aux bonnes pratiques sur les espaces collaboratifs !

Critère 3. Donner du sens

La question du sens au travail est complexe. Si Lecko n’a pas le pouvoir de répondre à la problématique dans son ensemble, la culture collaborative peut contribuer à révéler au moins en partie cette direction. D’après Marlène, “Il est difficile d’avoir une vision de où tu vas et pourquoi tu le fais : quand il n’y a pas de transparence ou de communication, on peut ne pas trouver de sens. Lecko peut permettre aux gens de communiquer, d’avoir plus de transparence, plus d’ouverture, de pousser les grandes instances à participer aux réseaux sociaux d’entreprise”.

….ou plutôt révéler le sens grâce aux réseaux sociaux d’entreprise !

Critère 4. Le sentiment d’appartenance

Selon Stéphane “Le sentiment d’appartenance est un des plus forts enjeux pour la stratégie de transformation interne. Chez nos clients, nous construisons une stratégie de communication pour le groupe en entier mais il n’y a rien de pire qu’un projet perçu comme venant uniquement du siège parisien. Nous avons besoin de l’adhésion des collaborateurs par ce sentiment d’appartenance”. Plus concrètement, Laure nous explique que la méthodologie Lecko vise tout particulièrement cet objectif “lors d’accompagnements de nos clients, nous poussons le développement de communautés pour créer une certaine cohésion.”

…C’est permettre plus de transversalité au niveau d’un groupe grâce à des communautés !

Critère 5. La contribution à la société

“Une grande contribution que l’on peut apporter, c’est de prouver aux gens qu’il est possible de changer les choses sur des projets qui ne sont pas forcément gagnés d’avance : en menant des projets basés sur les initiatives, la prise de leadership, la liberté d’entreprendre. Notre contribution, c’est leur donner une certaine forme d’espoir. Sur un projet novateur, avec nos méthodologies, il est possible de transformer son entreprise et pourquoi pas de se mettre au service de la société dans son ensemble !” conclut Stéphane.

…C’est apporter la preuve que la transformation s’opère tous les jours, grâce à des individus particuliers !

Pensez-vous que le collaboratif a le pouvoir de résoudre nos problèmes de société ? Nous oui. Ne manquez pas notre prochain article sur le sujet.

Un pour tous, tous pour un !

Lecko est un cabinet spécialisé dans l’accompagnement de la transformation numérique interne des organisations. Notre mission consiste à aider nos clients à mieux collaborer en s’appuyant sur des outils digitaux (comme les réseaux sociaux d’entreprise, les espaces collaboratifs d’équipe ou encore la gestion documentaire en ligne).

Nous sommes une équipe de 40 consultants, analystes, développeurs et graphistes, tous engagés à faire évoluer la façon de travailler de milliers de collaborateurs au sein de grandes entreprises clientes. Les bénéfices de cette transformation sont nombreux: agilité, productivité ou encore créativité.

Chez Lecko, on est cool. On boit du Coca zéro, on pose nos pieds sur les tables en bossant sur nos laptop dans nos canapés. On mange des chouquettes, on joue au ping pong et on se tire dessus avec des pistolets en plastique. Mais nous avons surtout bien compris que la culture collaborative ne se limite pas à cela.

Au-delà de ces clichés sur la coolitude, nous nous appliquons à nous-mêmes les pratiques collaboratives que nous recommandons à nos clients (eh oui, nous testons nos recettes avant de les proposer aux autres) et nous réfléchissons à notre responsabilité sociétale. Pour le prouver, avec une équipe de 7 explorateurs, nous lançons une nouvelle piste de réflexion sur le sujet suivant :

Comment la transformation digitale interne peut rendre l’entreprise plus responsable ?

Pour répondre à cette question, nous avons préparé une série de 4 articles :

1. Le digital rend-il plus heureux au travail ?
2. La culture collaborative va-t-elle sauver le monde ?
3. Les porteurs d’initiatives sociétales sont-ils des antihéros?
4. Sommes-nous assez intelligents pour résoudre nos propres problèmes?

Découvrez, avec nous, comment collaboratif et responsabilité se renvoient la balle pour assurer l’engagement de vos meilleurs joueurs : vos employés !

Les 7 explorateurs