Construire son RSE avec SharePoint 2013 – le moteur de recherche

Ce billet inaugure une série d’articles sur les nouveautés apportées par SharePoint 2013 dans le cadre de la construction d’un RSE.

Le thème de ce premier article concerne le moteur de recherche. Un élément incontournable du RSE qui suscite toujours beaucoup d’attentes chez le client. Des attentes qui parfois ne sont pas toujours satisfaites en dépit des promesses faites par les intégrateurs et les éditeurs. Les technologies des produits ne sont pas à remettre en cause, ce défaut de performance s’explique souvent par un manque d’expertise au niveau du paramétrage du moteur de recherche. Un paramétrage intelligent permettra de tirer le meilleur du moteur de recherche alors qu’au contraire un moteur de recherche installé “out of the box” risquera d’être en décalage avec les besoins de ses utilisateurs.

Vous trouverez donc ci-dessous quelques nouveautés et astuces pour que votre moteur de recherche SharePoint 2013 devienne digne de votre RSE.

Première nouveauté : une expérience utilisateur améliorée par l’interface de recherche

La nouvelle interface est plus ergonomique et permet à l’utilisateur de gagner du temps.

Directement à partir de l’interface de recherche il est désormais possible de pré visualiser les documents, de les feuilleter et de les partager. Il n’est même plus nécessaire d’accéder à une communauté pour consulter le contenu des documents qui y sont stockés.

Résultats de recherche sur SharePoint 2010

Résultats de recherche SharePoint 2013

Deuxième nouveauté : une mise en forme différenciée des résultats en fonction des contenus

Au niveau de la présentation des résultats de recherche, il est désormais possible de choisir la mise en forme à associer à un type de contenu. Pour prendre un exemple simple, on peut faire en sorte que les images remontent dans les résultats de recherche sous forme de miniatures, mais qu’en même temps les documents Word soient présentés avec un logo Word sur le côté.

Un type de contenu ne se résume pas forcément à un format de fichier. Un type de contenu peut être par exemple un document Word taggé avec le mot clé “Référence”, si l’on souhaite par exemple différencier dans les résultats du moteur de recherche des documents jugés incontournables par l’entreprise.

La différenciation du type de contenu peut aussi se faire par rapport à son auteur. Sur un RSE, où des utilisateurs peuvent être identifiés comme experts, on peut imaginer une mise en forme différente des contenus en fonction de la qualité de l’auteur (expert ou non).

Dans le cas où l’on se servirait par exemple de SharePoint pour stocker des contrats de ventes, on peut imaginer une restitution de ce type de document avec un format mettant en valeur le nom des signataires ainsi que le montant de la transaction.

Les fichiers PowerPoint et les fichiers Word ne sont pas restitués de la même façon dans les résultats du moteur de recherche.

Dans les paramètres du site, on peut déterminer les différents types de résultats et leur associer une mise en forme particulière.

Troisième nouveauté : une identification automatique des métadonnées

Saisir des métadonnées pour un document, c’est long, tout le monde ne sait pas faire correctement et l’information n’est pas systématiquement ré exploitée.

Sur SharePoint ajouter des métadonnées peut parfois être fastidieux car l’opération entraine l’affichage d’une interface d’édition des propriétés qui n’est pas toujours évidente à comprendre pour les utilisateurs.

SharePoint 2013 permet via le moteur de recherche une identification immédiate de métadonnées. Il faut en amont définir un dictionnaire de termes sur lequel le moteur de recherche va venir s’appuyer pour réaliser un travail d’identification de métadonnées.

Prenons l’exemple des sociétés. Je peux implémenter dans mon moteur de recherche un dictionnaire de sociétés, par exemple la liste des sociétés du CAC 40. A chaque recherche, le moteur va s’aider de ce dictionnaire pour reconnaître à l’intérieur du document les sociétés du CAC 40. A partir de cette analyse, un panneau d’affinement va permettre de filtrer mes résultats en fonction des sociétés qui auront été identifiées. Si j’affine en sélectionnant la société “BNP Paribas”, dans les résultats, je ne verrais plus que les documents dans lesquels la société “BNP Paribas” aura été citée.

En contrepartie, il est nécessaire de maintenir régulièrement un catalogue de termes ou bien de restreindre cette fonctionnalité uniquement à des référentiels non susceptibles d’évoluer.

Quatrième nouveauté : Prise en compte de l’historique utilisateur dans les résultats de recherche

SharePoint prend désormais en compte les précédentes recherches des utilisateurs et affiche via l’auto complétion des suggestions de requêtes.

Cinquième nouveauté : Blocs de résultats contextuels

L’administrateur peut paramétrer des règles pour afficher dans certains cas des blocs de résultats avec des éléments de type similaires. Admettons que la requête de l’utilisateur contienne le mot “contrat”, le moteur de recherche va pouvoir afficher un bloc de résultat contenant exclusivement des contrats (à la condition au préalable que ces derniers soient référencés comme tels dans SharePoint).

De la même façon on peut très bien créer une règle pour le terme “présentation” et donc faire en sorte qu’un bloc de documents PowerPoint apparaisse lorsqu’un un utilisateur tape “présentation” dans sa requête.

La fonctionnalité “top” : La content search WebPart

De mon point de vue, la nouveauté SharePoint 2013 la plus intéressante sur ce thème est la mise à disposition d’une WebPart de recherche (content search WebPart).

Il est désormais possible d’afficher sur la page d’une communauté les résultats d’une requête paramétrée à l’avance. Cette requête peut concerner tous les types de contenus SharePoint et peut prendre en compte des règles de filtrage et de tri.

Ainsi vous pouvez désormais afficher simplement sur une page d’accueil de communauté : les documents les plus consultés, les documents les mieux notés, les derniers documents, etc.

On peut aussi se servir de cette WebPart pour afficher les communautés dont l’utilisateur est membre, les communautés avec le plus d’activité, etc.

La liste des possibilités est infinie est soulagera beaucoup d’habitués de SharePoint 2010, qui pour réaliser ce type de besoin était obligé de passer par du développement spécifique.

L’administrateur a la possibilité de paramétrer une requête de A à Z et dont les résultats pourront s’afficher sur la page d’une communauté.

Enfin je profite aussi de cet article pour rappeler qu’il est possible aussi bien sur SharePoint 2010 que sur SharePoint 2013 d’ajouter un dictionnaire des synonymes. Une fonctionnalité souvent méconnue mais qui améliore considérablement la pertinence du moteur de recherche SharePoint.

Conclusion

De SharePoint 2010 à SharePoint 2013 les évolutions sur l’aspect recherche sont réellement importantes et ne manqueront pas de satisfaire les habitués du produit. Ces évolutions permettent à l’outil de se rapprocher de ce que l’on est en doit d’attendre d’un véritable RSE (différenciation des contenus en fonction des auteurs, classement des contenus par évaluation, etc.). Un résultat possible qu’à partir d’un long travail d’analyse de la solution et une réflexion en termes d’usages. L’outil n’est pas livré avec un moteur de recherche RSE c’est encore à la MOA et aux intégrateurs de le construire (mais la matière est là). Un travail loin d’être aisé étant donné l’étendue des possibilités et la technicité du sujet. Encore une fois, la réflexion doit s’articuler en termes d’usages (que cherche-t-on sur le moteur de recherche d’un RSE, comment aboutir au résultat le plus pertinent, qu’est-ce que la pertinence aux yeux d’un utilisateur ? etc.). En fait tout l’enjeu consiste à adapter le moteur de recherche au contexte de l’entreprise. Cela parait évident mais ce travail est parfois négligé.