Les entreprises qui vont participer à cet évènement majeur sur le thème de l’entreprise 2.0 sonr nombreuses comme le montre ce nuage de tag

Le contexte international vous parle et vous souhaitez échanger sur ces thématiques pas uniquement qu’avec des français, cela va être aussi possible, les participants (speakers et public) viennent de toute l’europe et des Etats-Unis.

Mais plutôt que quelques schémas, donnons la parole à des intervenants du E2.0 summit qui vont vous expliquer en anglais (et oui on vous l’a dit, parties prenantes internationales) pourquoi il faut venir.

On espère vous voir là bas pour échanger…

Durant ces deux jours de conférence, des experts partageront leur vision et analyse ainsi que de nombreuses entreprises qui vous feront part de leur retour d’expérience sur ces « projets 2.0″. Voici les principaux thèmes qui vont être abordés :

• Communication interne et collaboratif
• Gestion des connaissances et partage d’informations
• Réseaux sociaux d’entreprise
• Community management et engagement
• Adoption de l’entreprise 2.0
• Transformation du social business
• Ressources humaines et évolution des organisations
• Social CRM
• Innovation participative
• Gestion des talents

Avec notamment comme entreprises :

• Allianz
• BASF
• Danone
• Deutsche Bank
• Deutsche Lufthansa
• JCDecaux
• Lafarge
• Lagardère Publicité
• Lyonnaise des Eaux
• Saint-Gobain
• Swiss Re
• Ubisoft
• Unicredit
• WWF

Parmis les experts ceux qui vont présenter des keynotes :

• Yves Caseau de Bouygues Telecom
• Jean Christophe Kugler de Renault
• Dion Hinchcliffe du Dachis group
• Rawn Shah d’IBM
• Richar Collin de l’école de Management de Grenoble

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On espère vous voir là bas

Ecueil n°1 – Construire des barricades

Dans certains des accompagnements que je mène, je regrette parfois que SharePoint permette autant de possibilités, surtout en termes de gestion des habilitations. Vous n’imaginez pas le nombre d’idées farfelues que peuvent avoir certains utilisateurs dès qu’il s’agit de toucher à ce domaine.

Ainsi j’ai déjà pu avoir des situations où une première communauté privée et restreinte pouvait elle-même contenir des sous-communautés elles aussi restreintes par rapport à la première communauté. Un jeu de poupées russes pouvant atteindre dans certains cas 3 ou 4 niveaux, et cela y compris avec un nombre de membres assez faible et pouvant parfois faire partie de la même équipe.

Cette architecture est souvent justifiée par des craintes parfois discutables, surtout lorsqu’on sait que la plupart du temps les informations stockées ne sont pas critiques :

• « N’importe quel membre pourra modifier un document sur lequel il n’est pas censé travailler ! »
• « Cette information ne leur est pas destinée, pourquoi devraient-ils la voir ? »
• « Je ne veux pas que la communauté soit utilisée de façon détournée ! »

Les managers oublient trop vite que les collaborateurs vont rarement s’amuser à ouvrir un document qui ne les concernent pas, et encore moins à le modifier. Ils ont déjà un travail qui les occupe. Et même si la situation devait se présenter, SharePoint propose des garde-fous (notamment grâce à la gestion des versions).

On retrouve également cette obsession de la gestion des habilitations pour les espaces de discussion. Certains managers voudront par exemple que les forums soient réservés à une population très restreinte (toujours la peur du dérapage !) ou bien que les membres demandent l’autorisation avant de poster. Dans ce genre de configuration la participation sur le forum est souvent nulle.

Avec SharePoint, les utilisateurs vont même réussir à créer un cloisonnement encore plus rigide que celui défini par l’organisation de l’entreprise. Ainsi, SharePoint un outil qui a davantage vocation à décentraliser les échanges va au contraire contribuer à créer davantage de frontières entre les équipes et voire entre certains membres d’une même équipe.

Ecueil n°2 – Construire une usine à gaz

La palette très large de fonctionnalités proposées par SharePoint amène les managers à devenir très exigeant vis-à-vis de l’outil et à imaginer des développements de leur communauté auxquels ils n’auraient pas pensé auparavant.

Des communautés initialement destinées à du partage de documents vont pouvoir se complexifier en combinant des fonctionnalités de type liste (sorte de fichier Excel partagé) avec des fonctionnalités destinées au partage de documents ou à la conversation.

Pour donner un exemple : on peut avoir un document dont les propriétés vont pouvoir s’alimenter de listes elles-mêmes alimentées d’autres listes.

En terme d’adoption, cela revient tout simplement à doubler la marche à franchir pour les collaborateurs. Au final le résultat ne sera jamais aussi bon que celui obtenu par une application développée sur mesure.

Les possibilités offertes par SharePoint vont également amener certains managers à tenter de transformer leur communauté en intranet. Une telle orientation crée davantage d’incompréhension, aussi bien pour les managers qui se voient limités dans les possibilités d’édition de leurs pages, que pour les utilisateurs qui ne savent plus où il se trouvent et ce que l’on attend d’eux.

Un « sur-mesure » attractif mais synonyme d’explosion des charges

Une complexification des communautés aussi bien sur le plan des habilitations que sur le plan des fonctionnalités se traduit immédiatement par une explosion des charges de gestion.

Le manager va perdre du temps dès qu’il souhaitera faire évoluer sa communauté. Il devra repenser l’architecture des habilitations, tordre le coup aux fonctionnalités par défaut pour cadrer avec son besoin et imaginer des solutions pour égayer sa communauté au cas où il voudrait qu’elle devienne un intranet.

L’utilisateur va perdre du temps pour s’approprier la communauté, ce temps sera d’autant plus long si les fonctionnalités par défaut sont détournées.

Initier un travail de réflexion en amont

Pour éviter aux managers de tomber dans les écueils mentionnés précédemment, il est nécessaire d’initier au préalable un travail de réflexion sur le positionnement de SharePoint au sein du SI.

Ce premier travail doit permettre de dégager une liste de recommandations à adresser aux managers lorsqu’un besoin en terme de partage émerge. Ces recommandations devraient les aider à choisir le bon outil.

Un deuxième travail peut être initié pour définir des modèles de communautés. Plusieurs modèles pourront être imaginés en fonction des différentes typologies d’utilisation de SharePoint rencontrées au sein de l’entreprise.

Ces modèles doivent être conçus pour faciliter l’adoption des usages, mais aussi pour proposer des pistes d’évolution de communauté sans que ces dernières ne visent à les complexifier et à surcharger le travail futur des managers.

Sensibiliser et informer les managers

Sur le plan opérationnel, un accompagnement peut également être mis en place pour les communautés importantes ou complexes.

Dans ce cas, le rôle de l’accompagnateur ne doit pas se limiter à aider le manager à paramétrer sa communauté de manière qu’elle cadre précisément au besoin (y compris si ce dernier est tordu). Il doit veiller à ce que les personnalisations demandées par le manager ne visent pas à menacer l’adoption des usages et ne se traduisent par une explosion des charges par la suite.

Conclusion

Si SharePoint 2010 peut ouvrir la voie à un Réseau Social d’Entreprise, il peut surtout la fermer avec ces possibilités de paramétrage. Non accompagnées, les communautés SharePoint donnent la possibilité aux utilisateurs de s’abandonner aux instincts primitifs de « contrôle » de l’information et par la même d’aller à contre-courant d’une approche collective plus mature en management de l’information.

Cette application mesure l’évolution des pratiques engendrées par les nouvelles plateformes et accompagnement associé et compare l’activité des communautés. Un service à destination des cellules de gouvernance des projets 2.0. Pour chaque communauté il est possible de diagnostiquer :

• le niveau de maturité des utilisateurs
• le dynamisme relatif de la communauté en fonction de sa typologie
• l’alignement entre l’objet de la communauté et l’intérêt des utilisateurs

La solution est un service en ligne compatible avec toutes les solutions de RSE. Si aujourd’hui les données (logs d’activité) sont à exporter, puis importer manuellement, des connecteurs seront rapidement proposés. L’utilisation de la plateforme sera gratuite pour les plateformes de taille raisonnable, payante à prix coûtant pour les autres du fait du besoin de ressources de calcul important et des coûts d’exploitation associés. Lecko fournira des prestations de conseil autour.

Lecko est une des entreprises de conseil précurseur dans l’accompagnement au développement des usages autour des plateformes de RSE. Cette offre est née de cette expérience. Elle était notamment devenue une nécessité pour mesurer le résultat de nos interventions auprès de nos clients.

Lecko RSE Analytics s’inscrit dans la lignée de la plateforme de Serious Games SENA et du Référentiel. Notre approche du métier de conseil est d’associer Expertises, Services et Méthodologies. Les méthodologies outillées renforcent nos prestations.

N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus.

Aujourd’hui pour partager des documents, tâches, environ 53% des collaborateurs utilisent le mail à cet effet. Si le mail est moins utilisé en 2010, c’est surtout au profit du chat pour 60% des employés, d’outils de gestion de contenu ou d’outil de conférence en ligne pour 1/3 d’entre eux. Quand on voit que Google + bien sûr intègre gmail mais aussi des outils de chat, de conférence en ligne, on se dit que si ce n’est pas encore l’outil parfait de RSE fasse à des éditeurs professionnels, au niveau des usages, il accompagne les collaborateurs dans leur démarche à minima de communication et permet une ouverture vers de la collaboration.

Quand une entreprise possède un RSE, il sert fréquement au partage de contenu (64%), messagerie instantanée (59%), on peut voir d’ailleurs à ce sujet que certains éditeurs de RSE ont ajouté cette fonctionnalité dernièrement. Faire des recherches pour 52% et consulter le tableau de bord statistiques dans la même proportion; je pense que le tableau statistique doit inclure le « wall ». Quoiqu’il en soit la encore Google + répond à ces usages ayant même ajouté dernièrement les fonctions  »Echo » pour mieux comprendre la diffusion de ces publications et en plus parlant « plus d’actu » sur les publications les plus populaires. Pour le mur rien de nouveau, cela était déjà présent sur la première version de G+, le « wall » étant une fonction de base d’un RSE. Là encore G+ épouse les usages des utilisateurs en entreprise et va plus loin.

Par contre il est suprenant de voir que l’annuaire enrichie (pilier du RSE), n’est fréquement utilisé que pour 44% des entreprises interrogées. D’ailleurs quand on parle de recherche d’expertise, l’annuaire de l’entreprise est deux fois plus utilisé (et encore pas trop souvent) que celui du RSE. La notion de réseau doit encore faire son chemin.

Pour les collaborateurs, ces outils servent avant tout à coordonner/gérer un projet (82%). C’est un peu floue, cela peut aller du mail à du gantt ou aux outils métiers. Mais sinon :

• Créer un contenu à plusieurs 63%
• Se réunir à distance 57%
• Echanger des idées 54%
• Obtenir une information rapidement 46%

Là encore sur la création de contenu à plusieurs, les RSE sont un peu en retrait, par rapport à Google +, et la réunion à distance est aussi moins efficace que Google + qui a mis en place tout un ecosystème de communication (notamment de la videoconférence).

Par rapport à ces outils collaboratifs, les attentes sont avant tout sur l’ergonomie et la facilité (61%), l’accès en situation de nomadisme (42%) et de nombreuses fonctionnalités. Je ne reviens pas sur ce dernier point, les fonctionnalités n’étant pas décrites et cela allant souvent à l’opposé de l’ergonomie et de la facilité. Concernant le nomadisme, de plus en plus de solution ont/vont avoir un application iphone/ipad/android/BB comme c’est déjà le cas pour G+. Concernant l’ergonomie, il y a encore du boulot chez Google +, notamment pour les « Apps ». C’est loin d’être gagné, même si on sent que Google se penche sur la question, la mise à plat de l’ensemble des fonctionnalités de son ecosystème au regard de G+, comme Reader dernièrement, est aussi l’occasion d’harmoniser l’ergonomie des différentes parties.

Au final, on peut voir que Google + se fond bien avec les usages collaboratifs développés par les utilisateurs dans les entreprises. Cela en fait-il le principal concurrent des RSE ? Quand on discute avec des clients, beaucoup confondent communication, collaboration et mise en réseau. Il est vrai que Google + surfe sur ces 3 piliers, même si sur les fonctionnalités « pures » RSE il y a encore du boulot, notamment sur la gestion des communautés. Mais quand on voit à quelle vitesse il évolue, il est possible que G+ rattrapent rapidement ce retard. Mais pour le moment, c’est beaucoup plus un outil de communication, développant un vrai potentiel collaboratif lorgnant vers les RSE.

Mais au-delà des fonctionnalités, c’est surtout une question d’image et de confiance qui pour le moment va faire défaut à G+ dans les entreprises. Comment sur une plateforme qui souhaite adresser un public corporate, je peux proposer des jeux, comme sur Facebook, dans le même temps. Cela brouille le message. Sur la confiance, je ne suis pas sûr que beaucoup d’entreprises acceptent de voir l’ensemble de leurs données chez Google. Même si le rapport au Cloud ou SaaS évolue, Google souffre encore d’un déficit d’image sur ce terrain, notamment sur la confidentialité vis à vis des Etats-Unis.

En tout cas je suis impatient de voir la suite, on est encore en beta, et pour moi rien n’est joué. Sans parler d’acteurs comme Cisco qui eux aussi permettent une véritable intégration de leur écosystème de communication, maintenant complété par leur solution RSE Quad. Si Google + n’est pas encore un « danger » pour les éditeurs de RSE, il va en tout cas faire réfléchir à leur fonctionnalité et leur place dans la communication interne.

A suivre…