C’est tout d’abord l’aspect juridique qui entre en compte. En effet, les récentes évolutions du code des marchés publics, notamment depuis 2004, ont contribué à complexifier le travail des acheteurs publics. Les procédures, de plus en plus lourdes, sont dorénavant sources d’appréhension : de plus en plus d’entreprises n’hésitent plus à traquer la « coquille » qui leur permettra d’initier un recours devant le juge. Face à ces risques d’annulation de marchés, on comprend que l’acheteur se méfie de tout élément qui viendrait complexifier davantage une procédure. Or, il faut bien l’admettre, la dématérialisation est vécue comme tel. Elle représente un facteur de risque supplémentaire. Ce sentiment est bien sûr renforcé quand des enjeux politiques sont liés aux marchés publics. Ces dernières années, un certain nombre d’affaires largement médiatisées ont eu pour effet d’ancrer dans l’inconscient collectif une certaine crainte quant au mauvais usage qui pourrait être fait de l’argent public. On comprend alors que la tendance est moins à l’innovation qu’à la sécurisation… La tendance se vérifie d’autant plus dans les petites structures qui n’ont pas forcément les moyens de « professionnaliser » la fonction d’achat.

Au-delà des craintes d’ordre juridique, c’est un manque de formation et d’information qui freine la dématérialisation. Beaucoup d’acheteurs ont du apprendre à utiliser une plate-forme « sur le tas » lorsqu’il a fallu, pour le 1er janvier 2005, être en mesure d’accepter les réponses dématérialisées. Les formations, quand il y en a eu, sont souvent venues après… Face à ces outils parfois difficiles d’accès, une certaine frustration a pu émerger. Comment maîtriser une nouvelle interface parfois compliquée, seul devant son ordinateur ? Comment connaître le fonctionnement d’un certificat électronique quand on n’a pas été sensibilisé aux enjeux qui en découlent ? Comment être certain que la procédure ne sera pas annulée à cause d’un bug ou d’une mauvaise manipulation quand on n’a pas conscience de tous les systèmes de sécurité mis en place ?

Autre problème de l’acheteur : les entreprises, elles aussi, sont bien loin de maîtriser les tenants et les aboutissants de la dématérialisation… Résultat ? Un nombre extrêmement faible de réponses via les plates-formes (en moyenne 2%). Ce qui engendre un cercle vicieux : l’acheteur, rarement confronté à un pli électronique, doit presque à chaque fois « réapprendre » à se servir de l’outil. Il n’a donc pas vraiment envie d’en faire la promotion… ce qui n’incite pas les entreprises à franchir le pas. C’est le chien qui se mord la queue !

Alors, existe-t-il encore des motifs d’espoir quant au futur de cette nébuleuse que peut représenter la dématérialisation ? Et bien oui. Car malgré tout, elle est vécue comme quelque chose de positif sur certains aspects. Elle représente notamment un réel gain de temps pour la publication des avis d’appel à la concurrence et pour la mise à disposition des DCE.

Le chemin vers une totale appropriation de la dématérialisation s’apparente donc plus à un marathon qu’à une simple promenade de santé. Il faut espérer que les coureurs auront sur leur parcours de quoi se ravitailler en formation et en information. Sinon attention aux crampes avant la ligne d’arrivée !

Il convient dès lors de mettre en avant les bénéfices escomptés (diminution des coûts, gains de temps, simplification des processus) et d’identifier les axes de communication pour rassurer les acteurs sur leurs appréhensions respectives : notamment les craintes d’ordre juridique pour l’acheteur, les interrogations sur la fiabilité et la sécurité du processus pour le vendeur. La peur du « bug », quant à elle, semble être un leitmotiv, que ce soit pour l’utilisation d’un certificat pour signer ou chiffrer un document, pour la transmission de l’offre via une plate-forme ou l’ouverture des plis en CAO.

Pour tenter de répondre aux principales craintes des entreprises, la Mission pour les Echanges Dématérialisés (MEDE), en collaboration avec le Conseil Régional d’Ile de France, a réalisé un film en 6 épisodes sur le parcours d’un pli électronique, de l’envoi de la réponse par le fournisseur jusqu’à l’ouverture des plis en Commission d’Appel d’Offre. Objectif affiché : faire tomber les a priori, en particulier sur les craintes liées à la sécurité du pli.

On peut noter également le travail d’Edibuild France, dont l’objectif est de labelliser les plates-formes de dématérialisation pour les faire progresser et ainsi faire grandir la confiance des entreprises quant à la sécurité et la confidentialité des offres. L’enjeu est important car il existe pléthore d’outils sur le marché avec des niveaux d’exigence hétérogènes en termes d’interopérabilité, de sécurité et d’accessibilité.

Toujours est-il que le travail de sensibilisation et d’accompagnement des acheteurs publics et des entreprises se fera sur la durée, avec l’implication des éditeurs de plates-formes. Il reste maintenant un peu moins de deux ans pour y parvenir.