Depuis le 1er janvier 2005, les acheteurs publics sont tenus d’accepter les offres électroniques pour les marchés formalisés. Au 1er janvier 2010, une nouvelle étape sera franchie dans le processus de dématérialisation puisque l’acheteur pourra imposer aux candidats de répondre de façon dématérialisée. L’objectif est ambitieux car force est de constater qu’au jour d’aujourd’hui, ni les acheteurs publics ni les entreprises n’ont réellement franchi le pas de la dématérialisation. En effet, même si le téléchargement de Dossiers de Consultation sur les plates-formes en ligne remporte un réel succès, le taux de réponses au format électronique, lui, ne décolle pas. Le chiffre qui ressort généralement est de 2% : la statistique parle d’elle-même. Pour préparer cette échéance de 2010, un certain nombre de groupes de travail se sont mis en place au fil du temps. Leurs objectifs communs : identifier les freins et les leviers de la dématérialisation.

Ainsi, l’Observatoire Economique de l’Achat Public (OEAP) a constitué, entre autre, un atelier de réflexion sur la dématérialisation de l’achat public. Dans le cadre des travaux effectués au sein de cet atelier, une étude menée par la TNS-Sofres sur la perception de la dématérialisation a été présentée aux membres du groupe de travail au mois d’octobre 2007. Cette analyse, réalisée pour le compte du MINEFI, a pu dégager des pistes de réflexion très intéressantes. Un premier constat, a priori évident, montre que les acteurs ne dématérialisent que si cela leur fait gagner du temps, sans surcoût ni risque juridique. Il faut alors rappeler les 2% de réponses dématérialisées et essayer de comprendre, à partir de ce constat, quels sont les freins qui s’opposent à une démocratisation large de la réponse électronique. Un second constat vient compléter le précédent : l’acheteur public est à la fois le principal frein à la dématérialisation mais aussi son principal levier.

Il convient dès lors de mettre en avant les bénéfices escomptés (diminution des coûts, gains de temps, simplification des processus) et d’identifier les axes de communication pour rassurer les acteurs sur leurs appréhensions respectives : notamment les craintes d’ordre juridique pour l’acheteur, les interrogations sur la fiabilité et la sécurité du processus pour le vendeur. La peur du « bug », quant à elle, semble être un leitmotiv, que ce soit pour l’utilisation d’un certificat pour signer ou chiffrer un document, pour la transmission de l’offre via une plate-forme ou l’ouverture des plis en CAO.

Pour tenter de répondre aux principales craintes des entreprises, la Mission pour les Echanges Dématérialisés (MEDE), en collaboration avec le Conseil Régional d’Ile de France, a réalisé un film en 6 épisodes sur le parcours d’un pli électronique, de l’envoi de la réponse par le fournisseur jusqu’à l’ouverture des plis en Commission d’Appel d’Offre. Objectif affiché : faire tomber les a priori, en particulier sur les craintes liées à la sécurité du pli.

On peut noter également le travail d’Edibuild France, dont l’objectif est de labelliser les plates-formes de dématérialisation pour les faire progresser et ainsi faire grandir la confiance des entreprises quant à la sécurité et la confidentialité des offres. L’enjeu est important car il existe pléthore d’outils sur le marché avec des niveaux d’exigence hétérogènes en termes d’interopérabilité, de sécurité et d’accessibilité.

Toujours est-il que le travail de sensibilisation et d’accompagnement des acheteurs publics et des entreprises se fera sur la durée, avec l’implication des éditeurs de plates-formes. Il reste maintenant un peu moins de deux ans pour y parvenir.